25
Na
temelju članka 88. Ustava Republike Hrvatske, donosim
Proglašavam
Zakon o potvrđivanju Memoranduma o financiranju usuglašenog između Europske
komisije i Vlade Republike Hrvatske o dodjeli pomoći iz Instrumenta za
pretpristupnu strukturnu politiku za sljedeću mjeru Priprema liste projekata za
Instrument za pretpristupnu pomoć (IPA) u sektoru zaštite okoliša, u Zagrebu,
Hrvatska, kojega je Hrvatski sabor donio na sjednici 9. veljače 2007. godine.
Klasa:
011-01/07-01/15
Urbroj:
71-05-03/1-07-2
Zagreb,
15. veljače 2007.
Predsjednik
Republike Hrvatske
Stjepan Mesić, v. r.
Članak
1.
Potvrđuje
se Memorandum o financiranju usuglašen između Europske komisije i Vlade
Republike Hrvatske o dodjeli pomoći iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu
politiku za sljedeću mjeru Priprema liste projekata za Instrument za
pretpristupnu pomoć (IPA) u sektoru zaštite okoliša, u Zagrebu, Hrvatska,
potpisan 27. rujna 2006. godine u Bruxellesu i 26. listopada 2006. godine u
Šibeniku u izvorniku na engleskom jeziku.
Članak
2.
Tekst
Memoranduma o financiranju iz članka 1. ovoga Zakona, u izvorniku na engleskom
jeziku i u prijevodu na hrvatski jezik, glasi:
ISPA
mjera br.:
2005
HR 16 P PA 003
MEMORANDUM O FINANCIRANJU USUGLAŠEN IZMEĐU EUROPSKE KOMISIJE
I VLADE REPUBLIKE HRVATSKE O DODJELI POMOĆI IZ INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU
STRUKTURNU POLITIKU ZA SLJEDEĆU MJERU PRIPREMA LISTE PROJEKATA ZA INSTRUMENT ZA
PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA) U SEKTORU ZAŠTITE OKOLIŠA, U ZAGREBU, HRVATSKA
MEMORANDUM O
FINANCIRANJU
Europska
komisija, u daljnjem tekstu: »Komisija«, djelujući za i u ime Europske
zajednice, u daljnjem tekstu: »Zajednica« koju predstavlja glavni direktor za
regionalnu politiku, gosp. Graham Meadows, za Komisiju
s
jedne strane, i
Vlada
Republike Hrvatske, u daljnjem tekstu: »Korisnik«
s
druge strane,
SPORAZUMJELE SU SE KAKO
SLIJEDI:
Članak
1.
Mjera
iz donjeg članka 2. provodit će se i financirati iz proračunskih sredstava
Zajednice u skladu s odredbama utvrđenima u ovom Memorandumu. Mjera iz donjeg
članka 2. provodit će se u skladu s Općim uvjetima priloženima uz Okvirni
ugovor, koji je potpisan između Komisije i Korisnika i dopunjen uvjetima ovog
Memoranduma i njemu priloženim odredbama.
Članak
2.
IDENTIFIKACIJA
MJERE
Instrument
za pretpristupnu strukturnu politiku, putem bespovratne pomoći, pridonosi
financiranju sljedeće mjere opisane u Prilogu I.:
Broj mjere: |
2005/HR/16/P/PA/003 |
Naziv: |
Priprema liste
projekata za Instrument za pretpristupnu pomoć u sektoru zaštite okoliša |
Trajanje: |
Datum početka: Datum
potpisivanja Memoranduma o financiranju od strane Komisije |
|
Datum završetka: 31.
prosinca 2010. |
Lokacija: |
Zagreb |
Skupina |
- |
Članak 3.
OBVEZA
1.
Najviši javni ili ekvivalentni izdatak koji se može uzeti u obzir radi
izračunavanja pomoći iznosi € 1.464.100.
2.
Stopa pomoći Zajednice odobrene za mjeru utvrđena je na 66% ukupnoga javnog ili
ekvivalentnog izdatka navedenog u planu financiranja u Prilogu II.;
3.
Maksimalni iznos pomoći iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu politiku
utvrđen je na € 966.306;
4.
Iznos od € 966.306 izdvojen je iz proračuna za 2006. prema proračunskoj stavci
13.050101. Obveze u pogledu naknadnih obroka temeljit će se na početnom ili
revidiranom planu financiranja za mjeru, ovisno o stanju provedbe mjere i
proračunskoj dostupnosti.
Članak
4.
ISPLATE
1.
Pomoć Zajednice obuhvaćat će isplate za mjeru za koju se Korisnik pravno
obvezao i za koju je potrebno financiranje izričito dodijeljeno. Te se isplate
moraju odnositi na usluge opisane u Prilogu I.
2.
Isplate izvršene prije datuma potpisivanja Memoranduma o financiranju od strane
Komisije neće biti prihvatljive za pomoć iz Instrumenta za pretpristupnu strukturnu
politiku.
3.
Mjera navedena u Prilogu I. i isplate tijela odgovornog za provedbu mjere
moraju se završiti najkasnije do datuma završetka navedenog u gornjem članku 2.
4.
Izvješće potrebno za isplatu zaključne bilance potrebno je podnijeti najkasnije
6 mjeseci nakon ovog datuma.
5.
Plaćanje predujma utvrđeno je na iznos od € 386.5221 i bit će uplaćeno na
sljedeći način:
–
iznos od € 193.261 isplaćuje se nakon što Korisnik potpiše ovaj Memorandum,
–
ostatak se isplaćuje nakon potpisivanja prvog znatnog ugovora o tehničkoj
pomoći.
Članak
5.
POŠTIVANJE
ZAKONA I POLITIKA ZAJEDNICE
Mjera
se izvršava u skladu s mjerodavnim odredbama utvrđenima Sporazumom o
stabilizaciji i pridruživanju2 i pridonosi ostvarenju politika Zajednice,
posebice onih koje se tiču poboljšanja i zaštite okoliša.
Članak
6.
INTELEKTUALNO
VLASNIŠTVO
Korisnik
i tijelo odgovorno za provedbu navedeni u Prilogu I., točke 3. osigurat će
ishođenje svih potrebnih prava intelektualnog vlasništva za studije, nacrte,
planove, reklame i ostale materijale u vezi s planiranjem, provedbom,
nadgledanjem i ocjenom projekta. Oni jamče da Komisija ili bilo koje tijelo ili
osoba koju imenuje Komisija ima pristup i pravo koristiti spomenute materijale.
Komisija će koristiti te materijale samo u svoje vlastite svrhe.
Članak
7.
DOZVOLE
I ODOBRENJA
Bilo
koje vrste dozvola i/ili odobrenja potrebnih za provedbu mjere moraju pribaviti
nadležne vlasti Korisnika na vrijeme i u skladu s nacionalnim zakonima.
Članak
8.
POSEBNI
UVJETI POVEZANI S MJEROM
Prisutnost
projekta u indikativnom popisu iz Priloga I. ne predstavlja ni na koji način
obvezu Komisije da dodijeli financijsku potporu za građevinsku fazu projekta.
Članak
9.
Provedbene
odredbe navedene u prilozima ovog Memoranduma o financiranju tvore njegov
sastavni dio.
U
slučaju nepridržavanja uvjeta i provedbenih odredaba Komisija će postupati
sukladno postupku određenom u Prilogu III.1. Odjeljka VIII.
Članak
10.
Vjerodostojan
tekst ovog Memoranduma o financiranju je postojeći dokument koji je dolje
potpisan.
Sastavljeno
u Šibeniku 26. listopada 2006. Sastavljeno
u Bruxellesu 26. rujna 2006.
Za
Primatelja Za Zajednicu
Martina
Dalić
Nacionalni
koordinator za G. Meadows
program
ISPA Glavni
direktor
PRILOG 1.
OPIS MJERE
Priprema
liste projekata za Instrument za pretpristupnu pomoć u sektoru zaštite
okolišaBroj šifre Zajednice: 2005/HR/16/P/PA/003
1.
NAZIV MJERE
Priprema
liste projekata u sektoru zaštite okoliša koji se planiraju kandidirati za
provedbu unutar IPA programa.
2.
TIJELO KOJE PODNOSI ZAHTJEV (Nacionalni Koordinator za program ISPA)
2.1. Naziv: Ministarstvo
vanjskih poslova i europskih
integracija,
2.2. Adresa: Petretićev
trg 2, 10 000 Zagreb (Hrvatska)
3.
TIJELO NADLEŽNO ZA PROVEDBU (kako je definirano u odjeljku II. (2) Priloga
III.2)
3.1. Naziv: Ministarstvo
financija, Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje,
3.2. Adresa: Katančićeva
5, 10 000 Zagreb (Hrvatska)
4.
KRAJNJI KORISNIK (u slučaju da se radi o tijelu različitom od vlasti navedene
pod točkom 3.)
4.1. Naziv: Ministarstvo
zaštite okoliša, prostornog uređenja i graditeljstva (ovaj Korisnik će također
predstavljati i Ministarstvo poljoprivrede, šumarstva i vodnoga gospodarstva
ovisno o ministarstvu odgovornom za projekt u pripremi).
4.2. Adresa: Ulica
Republike Austrije 20, 10 000 Zagreb (Hrvatska)
5.
LOKACIJA
5.1. Zemlja korisnica: Republika Hrvatska
5.2. Regija: na
području Republike Hrvatske prema lokacijama budućeg krajnjeg korisnika mjere.
6.
OPIS
Glavni
cilj IPA programa (Instrumenta za pretpristupnu pomoć), koji će biti Instrument
za pretpristupnu pomoć u razdoblju 2007. – 2013., je pružanje pomoći za mjere
kojima se omogućava državi kandidatkinji da udovolji zahtjevima pravne
stečevine u području zaštite okoliša i ciljevima europskog/pristupnog
partnerstva. Kako bi se zajamčilo učinkovito korištenje tih sredstava,
mjerodavna ministarstva i druga upravna tijela u Hrvatskoj trebat će provesti
određeni broj zakonskih, strateških i institucionalnih aktivnosti.
Dvije
glavne aktivnosti predviđene su ovom mjerom.
Zadaća
1. – Prva zadaća je pružanje pomoći državnim tijelima u Hrvatskoj u pripremi
liste projekata za IPA program u sektoru zaštite okoliša (u sektoru otpadnih
voda/voda i otpada) odnosno pružanje pomoći u pripremi liste projekata koja će
se temeljiti na indikativnom popisu prioritetnih projekata navedenih u
Nacionalnoj ISPA strategiji zaštite okoliša Republike Hrvatske i koji će biti
spreman za provedbu između 2007. i 2012. Radi postizanja tog cilja, potrebno je
pružiti tehničku pomoć potencijalnim budućim IPA korisnicima u pripremi/kompletiranju
cjelokupne dokumentacije potrebne za zahtjeve za bespovratnu IPA potporu. Uz
pretpostavku da će spomenuti IPA zahtjevi biti prihvaćene, gore navedeni
projekti pridonijet će da se Republika Hrvatska uskladi sa zahtjevima pravne
stečevine u pogledu zaštite okoliša i ciljeva europskog/pristupnog partnerstva
kao i da se omogući učinkovito korištenje IPA sredstava namijenjenih Hrvatskoj.
Aktivnosti su usmjerene na projekte komunalnog otpada, otpadnih voda i sektora
vodoopskrbe prema indikativnom popisu dolje navedenih projekata.
Zadaća
2. – Druga zadaća ove mjere je dorada IPA strategije zaštite okoliša, koju
pripremaju Ministarstvo zaštite okoliša, prostornog uređenja i graditeljstva i
Ministarstvo poljoprivrede, šumarstva i vodnoga gospodarstva.
7.
CILJEVI
Sveobuhvatni
cilj pomoći je omogućavanje učinkovitog korištenja sredstava koja će biti na
raspolaganju u IPA programu za Hrvatsku za sektor zaštite okoliša. Pored toga,
pomoć je namijenjena osiguravanju nastavka aktivnosti u sektoru zaštite okoliša,
koje su započete u okviru ISPA programa, i koje će se nastaviti u okviru IPA
programa, pri čemu se osigurava dosljednost mjera pomoći Europske unije u
sektoru zaštite okoliša.
Konkretni
ciljevi pomoći su:
–
pomoć u pripremi liste projekata za IPA program u sektoru zaštite okoliša
uključujući punu pripremu zahtjeva za IPA potporu sa svim potrebnim popratnim
dokumentima usklađenima s mjerodavnim direktivama Europske unije i prema
potrebama s odgovarajućim IPA uredbama,
–
dorada IPA strategije zaštite okoliša sukladno odgovarajućim IPA uredbama, koje
utvrđuju okvir i smjernice za učinkovito korištenje raspoloživih sredstava za
Hrvatsku iz IPA programa u sektoru zaštite okoliša. Strategija će biti slična
te će nastavljati ISPA strategiju zaštite okoliša kako bi se osigurala
maksimalna dosljednost pristupa i nastavljanje provedbe projekta.
Općenito
uzevši, priprema projekta koji će se financirati putem IPA zahtijeva dovršetak:
•
glavnog plana,
•
studija o izvedivosti (uključujući institucionalne analize),
•
financijskih i ekonomskih analiza,
•
procjene utjecaja na okoliš (uključujući javne rasprave),
•
idejnih rješenja,
•
procjene troškova,
•
programa ulaganja,
•
natječajne dokumentacije (prema potrebi),
•
kompletiranja formalnog zahtjeva za IPA financiranjem.
Međutim,
neki od projekata uključenih u indikativni popis potencijalnih projekata već su
dali obaviti različitim sredstvima određene pripremne poslove radi njihove
pripreme za financiranje iz Europske unije. Drugi projekti su u naprednoj fazi
pripreme. Stoga će Ugovaratelj utvrditi točan opseg rada za svaki zahtjev za
projekt u trenutku sastavljanja podrobnih Općih uvjeta za pojedine ugovore o
pružanju usluga. Spomenuti Opći uvjeti bit će predmetom prethodnog odobrenja
Delegacije Europske komisije u Zagrebu. Projektima će se dati prednost prema
kriterijima navedenima u IPA Strategiji zaštite okoliša i prema predviđenom IPA
programskom proračunu.
Važno
je napomenuti da s predviđenim iznosom pomoći neće biti moguće pripremiti sve
mjere navedene u Indikativnoj listi. Stoga će konzultanti odabrati one mjere
koje su na najvišem stupnju pripremljenosti za dovršetak projektne prijave za
IPA program. Prioritetnost pojedinih projekata naznačena je u Indikativnoj
listi a krajnji je cilj da se, u skladu s raspoloživim financijskim sredstvima,
pripremi što je moguće više kvalitetnih projektnih prijava za IPA program s
Indikativne liste.
Zbog
ograničenog iznosa financiranja raspoloživog za ovu mjeru, tehnička pomoć treba
se podijeliti prema odgovarajućem sektoru zaštite okoliša odnosno komunalnom
otpadu, otpadnim vodama i vodoopskrbi kako bi se ekipe stručnjaka mogle
angažirati na najisplativiji mogući način radi osiguravanja pripreme
maksimalnog broja i najviše kvalitete zahtjeva za IPA projekt.
Dorada
IPA strategije zaštite okoliša koju pripremaju Ministarstvo zaštite okoliša,
prostornog uređenja i graditeljstva i Ministarstvo poljoprivrede, šumarstva i
vodnoga gospodarstva obavit će zasebna ekipa konzultanata savjetnika od onih
koji rade na pripremi zahtjeva za IPA projekte. Rad ove ekipe sastojat će se od
toga da se strategija pripremi u skladu s uvjetima pravne stečevine,
odgovarajućih direktiva Europske unije, pretpristupnog ekonomskog programa za
Hrvatsku u razdoblju 2005. – 2007. i nacionalne strategije zaštite okoliša u
Hrvatskoj te Nacionalnoga akcijskog plana zaštite okoliša.
Strategija
treba biti u skladu s pristupom poduzetim u prijašnjoj ISPA strategiji zaštite
okoliša. Ona bi trebala biti logična, jasna te predstavljati argumentiran,
izgrađen i dosljedan pristup svim aspektima zaštite okoliša u Republici
Hrvatskoj. Podrobni uvjeti za ovu mjeru bit će navedeni u Općim uvjetima koji
će biti predmetom prethodne kontrole Delegacije Europske komisije u Zagrebu.
Indikativni
popis projekata u pripremi za IPA financiranjeRedoslijed prioriteta za projekte
naveden je u [ ]
Komunalni otpad
Nacionalna ISPA Strategija Projekt |
Naziv projekta |
Procjena vrijednosti projekta M€ |
W 2 [1] |
Bikarac Regionalni
centar za gospodarenje otpadom, faza II |
8.58 |
W 4 [4] |
Integracija i
modernizacija sustava gospodarenja otpadom u Istarskoj županiji |
28.35 |
W 6 [2] |
Sanacija i zatvaranje
odlagališta Sovjak u Primorsko-goranskoj županiji |
25 |
W 3 [3] |
Regionalni centar za
gospodarenje otpadom Mariscina |
34.82 |
W 1 |
Regionalni centar za
gospodarenje otpadom u Splitsko-dalmatinskoj županiji |
35 |
W 5 |
Regionalni centar za
gospodarenje otpadom u sjeverno-zapadnoj Hrvatskoj |
33.50 |
W 10 |
Regionalni centar za
gospodarenje otpadom u istočnoj Slavoniji |
8.50 |
W 11 |
Regionalni centar za
gospodarenje otpadom u Zadarskoj županiji (faza I) |
15 |
W 12 |
Regionalni centar za
gospodarenje otpadom u Dubrovačko-neretvanskoj županiji |
15 |
Sektor
Zaštite zraka i klimatske promjene
Nacionalna ISPA Strategija Projekt |
Naziv projekta |
Procjena vrijednosti projekta M€ |
A1 |
Procjena područnih
sustava grijanja koji se napajaju obnovljivim izvorima energije (voda, otpad
iz hrvatske šumarske tvrtke), uključujući pripremu projekta. |
15 |
Vodoopskrba
Nacionalna ISPA Strategija Projekt |
Naziv projekta |
Procjena vrijednosti projekta M€ |
WS 1 [1] |
Regionalno crpilište
Babina Greda – Gudinci (sada Sikirevci) – Projekt regionalne vodoopskrbe u
istočnoj Slavoniji – Gradnja crpilišta,
središnjeg postrojenja za obradu i sustava distribucije vodoopskrbe. |
50 |
WS 3 [2] |
Izgradnja regionalnog sustava
vodoopskrbe u Bjelovarsko-bilogorskoj županiji – Izgradnja regionalnog
crpilišta i ostalih objekata vodoopskrbe (cjevovod, spremište za vodu...) |
25 |
WS 4 [3] |
Izgradnja regionalnog
sustava vodoopskrbe u Koprivničko-križevačkoj županiji – Izgradnja regionalnog
crpilišta i ostalih objekata vodoopskrbe (cjevovod, spremište za vodu...) |
25 |
WS 5 [4] |
Izgradnja regionalnog
sustava vodoopskrbe u Sisačko-moslavačkoj županiji - Izgradnja regionalnog
crpilišta i ostalih objekata vodoopskrbe (cjevovod, spremište za vodu...) |
21 |
WS 6 [5] |
Regionalni sustav
vodoopskrbe Nova Gradiška - izgradnja, utvrđivanje i zaštita crpilišta
»Davor« i zaštita jedinog izvora vode u zapadnom području Slavonsko-brodske
županije pogodnog za korištenje u sustavima javne vodoopskrbe. Izgradnja
glavnih objekata vodoopskrbe u sustavu. |
48.5 |
Otpadne
vode
Nacionalna ISPA Strategija Projekt |
Naziv projekta |
Procjena vrijednosti projekta M€ |
WW 5 [1] |
Postrojenje za obradu otpadnih voda u Osijeku – Izgradnja središnjeg
postrojenja za obradu otpadnih voda za 250.000 PE, jedinica za mehaničku i
biološku tehnologiju obrade i rješenje za zbrinjavanje mulja za općinske
otpadne vode. Proširenje kanalizacijske mreže i izgradnja novih cijevi. |
23 |
WW 1 [6] |
Sustav zbrinjavanja otpadnih voda i postrojenje za obradu otpadnih voda
u Đakovu – Izgradnja središnjeg postrojenja za obradu otpadnih voda za 30.000
PE, jedinica za mehaničku i biološku tehnologiju obrade i rješenje za
zbrinjavanje mulja za općinske otpadne vode. Proširenje kanalizacijske mreže i izgradnja novih cijevi (90%
kanalizacijske mreže već je izgrađeno). |
8.0 |
WW 6 [2] |
Sustav zbrinjavanja otpadnih voda i postrojenje za obradu otpadnih voda
u Sisku– Izgradnja središnjeg postrojenja za obradu otpadnih voda za 61.000
PE, jedinica za mehaničku i biološku tehnologiju obrade i rješenje za
zbrinjavanje mulja za općinske otpadne vode. Proširenje kanalizacijske mreže i izgradnja novih cijevi. |
31.0 |
WW 8 [4] |
Sustav zbrinjavanja otpadnih voda i postrojenje za obradu otpadnih voda
u Novoj Gradiški – Izgradnja središnjeg postrojenja za obradu otpadnih voda
za 50.000 PE, jedinica za mehaničku i biološku tehnologiju obrade i rješenje
za zbrinjavanje mulja za općinske otpadne vode. Proširenje kanalizacijske mreže i izgradnja novih cijevi u Novoj
Gradišci i prigradskim općinama Cernik i Rešetari (manje od 60% od otprilike
21.000 stanovnika uključeno je u sadašnju mrežu). |
13.2 |
WW 7 [7] |
Sustav zbrinjavanja otpadnih voda i postrojenje za obradu otpadnih voda
u Vrbovcu – Izgradnja središnjeg postrojenja za obradu otpadnih voda za 20.400 PE,
jedinica za mehaničku i biološku tehnologiju obrade i rješenje za
zbrinjavanje mulja za općinske otpadne vode. Proširenje kanalizacijske mreže i izgradnja novih cijevi. |
6.0 |
WW 4 [8] |
Sustav zbrinjavanja otpadnih voda i postrojenje za obradu otpadnih voda
u Krapini – Izgradnja središnjeg postrojenja za obradu otpadnih voda za
14.200 PE, jedinica za mehaničku i biološku tehnologiju obrade i rješenje za
zbrinjavanje mulja za općinske otpadne vode. Proširenje kanalizacijske mreže i izgradnja novih cijevi. |
5.8 |
WW 9 [3] |
Postrojenje za obradu otpadnih voda u Slavonskom Brodu – Izgradnja
središnjeg postrojenja za obradu otpadnih voda za 100.000 PE, jedinica za
mehaničku i biološku tehnologiju obrade i rješenje za zbrinjavanje mulja za
općinske otpadne vode. |
37.0 |
WW 10 [5] |
Postrojenje za obradu otpadnih voda u Vukovaru – Izgradnja središnjeg
postrojenja za obradu otpadnih voda za 36.000 PE, jedinica za mehaničku i
biološku tehnologiju obrade i rješenje za zbrinjavanje mulja za općinske
otpadne vode. |
12.5 |
8.
INDIKATIVNI PLAN RADA
Kategorija
posla |
Početak |
Završetak |
Pomoć u pripremi
projekata zaštite okoliša (otpadne vode/vode/otpad) u Hrvatskoj |
listopad 2006. |
ožujak 2007. |
Dorada IPA strategije
zaštite okoliša za Hrvatsku i sveukupne liste projekta |
travanj 2006. |
listopad 2006. |
9.
TROŠAK I POMOĆ (u €)
Stavka |
Ukupno |
Procjena priznatih troškova 100% |
Dorada IPA strategije o
zaštiti okoliša i sveukupne liste projekata |
20.000 |
20.000 |
Priprema projektne
dokumentacije i IPA zahtjeva za projekte otpadnih voda (uključujući pripremnu
studiju i studiju o izvedivosti, analizu troška i koristi, financijsku
analizu, procjenu utjecaja na okoliš, tehničke studije, itd.) |
557.209 |
557.209 |
Priprema projektne
dokumentacije i IPA zahtjeva za projekte vodoopskrbe (uključujući pripremnu
studiju i studiju o izvedivosti, analizu troška i koristi, financijsku
analizu, procjenu utjecaja na okoliš, tehničke studije, itd.) |
408.858 |
408.858 |
Priprema projektne
dokumentacije i IPA zahtjeva za projekte gospodarenja otpadom (uključujući
pripremnu studiju i studiju o izvedivosti, analizu troška i koristi,
financijsku analizu, procjenu utjecaja na okoliš, tehničke studije, itd.) |
478.033 |
478.033 |
Indikativni
priznati trošak
Ukupan trošak |
Doprinos privatnog sektora |
Nepriznati trošak |
Ukupno priznati trošak |
ISPA potpora |
Stopa potpore |
€1.464.100 |
- |
- |
€ 1.464.100 |
€ 966.306 |
66.0 |
10.
UKLJUČIVANJE MEĐUNARODNIH FINANCIJSKIH INSTITUCIJA
Niti
jedna međunarodna financijska institucija nije uključena u ovu mjeru.
11.
POSEBNI UVJETI POVEZANI S OVOM MJEROM
Pogledati
članak 8. Memoranduma o financiranju
12.
PLAN NABAVE
Radovi
će se provoditi prema indikativnom planu nabave priloženom kao Prilog I.a
PRILOG I.a
INDIKATIVNI PLAN NABAVE
Broj ponude |
Opis usluga koje se nude natječajem |
Vrsta ugovora (radovi, nabava ili
usluge) |
Predviđeni mjesec početka natječaja
|
1 |
Ugovor o pružanju usluga za doradu IPA strategije
zaštite okoliša uključujući pripremu liste projekata |
Ugovor o pružanju
usluga |
travanj 2006. |
2 |
Ugovori o pružanju usluga za
pripremu projekata otpadnih voda (otpadne vode/voda) |
Ugovor o pružanju
usluga |
svibanj 2006. |
3 |
Ugovori o pružanju usluga za
pripremu projekata otpadnih voda (otpadne vode/voda) |
Ugovor o pružanju
usluga |
svibanj 2006. |
4 |
Ugovor o pružanju usluga za pripremu projekta
otpada |
Ugovor o pružanju
usluga |
svibanj 2006. |
Konkretni
uvjeti za dodjelu ugovora bit će na raspolaganju u Službenom listu Europskih
zajednica i/ili na Internetu.
PRILOG II
FINANCIJSKI PLAN (na
temelju izdvajanja iz proračuna EU)
Naziv
mjere: Priprema liste projekata za
Instrument za pretpristupnu pomoć u sektoru zaštite okoliša
ISPA
Br.: 205/HR/16/P/PA/003 Euro
*
za specificiranje
PRILOG III.1
PROVEDBENI FINANCIJSKI
PROPISI ZA PROGRAM ISPA
Odjeljak
IOblici i postotak pomoći
(1)
Pomoć Zajednice kroz program ISPA može biti u obliku nepovratne direktne
pomoći, povratne pomoći ili bilo kojem drugom obliku pomoći.
Pomoć
koja je vraćena upravnom tijelu ili drugom javnom tijelu ponovo se primjenjuje
u istu svrhu.
(2)
Postotak pomoći Zajednice dodijeljen kroz program ISPA može biti do 75% javnog
ili ekvivalentnog izdatka, što uključuje izdatke od strane tijela čije su
aktivnosti poduzete u sklopu upravnog ili pravnog okvira, a čime ih se smatra
ekvivalentnim javnim tijelima. Komisija može predložiti povećanje ovog postotka
do 85%, osobito tamo gdje smatra da je postotak viši od 75% potreban za
ostvarivanje mjera ključnih za postizanje općih ciljeva programa ISPA.
Postotak
pomoći i maksimalan iznos pomoći iz programa ISPA utvrđuje se Memorandumom o
financiranju određene mjere.
Osim
u slučaju povratne pomoći ili kada postoji osobiti interes Zajednice, postotak
pomoći se smanjuje kako bi uzeo u obzir:
(a)
raspoloživost sredstava za sufinanciranje,
(b)
sposobnost mjere da stvara prihode, i
(c)
odgovarajuću primjenu načela onečišćivač plaća.
(3)
Mjere koje stvaraju prihode sukladno stavku 2(b) su one koje se odnose na:
(a)
infrastrukturu čije korištenje uključuje naknadu na teret korisnika,
(b)
proizvodna ulaganja u sektor zaštite okoliša.
Komisija
je pripremila smjernice za primjenu načela onečišćivač plaća.
(4) Preliminarne studije i mjere tehničke podrške
mogu se izuzetno financirati u iznosu od
100% ukupnih troškova.
(5)
Mjere pokrivene Memorandumom financiranju provodi država korisnica u uskoj
suradnji s Komisijom koja zadržava odgovornost za korištenje sredstava.
Odjeljak
II.Izdvajanja
(1)
Komisija u sklopu programa ISPA vrši izdatak sukladno Financijskoj uredbi
primjenjivoj na opći proračun Europskih zajednica, a na temelju Memoranduma o
financiranju između Komisije i države korisnice.
Međutim,
godišnja proračunska izdvajanja pomoći dodijeljene mjerama izvršavaju se na
jedan od sljedeća dva načina:
(a)
Izdvajanja za mjere koje financira ISPA, a provode se tijekom razdoblja od
dvije ili više godina, se u pravilu i podložno točki (b) vrše u godišnjim
ratama.
Komisija
će izvršiti izdvajanje za prvu godišnju ratu kada potpiše Memorandum o financiranju
mjere.
To
izdvajanje će odgovarati iznosu pomoći navedenom u financijskom planu za prvu
godinu. Tijekom razdoblja koje vodi prema potpunoj decentralizaciji, ono bi
trebalo biti dostatno za pokrivanje radova koji će se ugovarati prvih godina.
Izdvajanja
za sljedeće godišnje rate temelje se na početnom ili izmijenjenom financijskom
planu za mjeru. Ona će u načelu biti vršena na početku svake financijske
godine, a najkasnije do 1. travnja predmetne godine, pod uvjetom da ih
predviđeni izdatak za nadolazeću godinu opravdava i da napredak radova pokazuje
kako projekt zadovoljavajuće i u skladu s raspoloživim proračunom napreduje
prema završetku.
(b)
Za mjere čije je trajanje kraće od dvije godine i za koje pomoć Zajednice ne
prelazi 20 milijuna eura, prvo izdvajanje do 80% može biti izvršeno kada
Komisija potpiše Memorandum o financiranju mjere.
Ostatak
će se izdvojiti pod uvjetom da napredak radova pokaže kako projekt
zadovoljavajuće i u skladu s raspoloživim proračunom napreduje prema završetku.
(2)
Osim u propisno opravdanim slučajevima, pomoć izdvojena za mjeru na kojoj
unutar dvije godine od datuma potpisivanja Memoranduma o financiranju mjere od
strane Komisije nije započeo značajan rad bit će ukinuta.
Komisija
u svakom slučaju pravodobno obavještava državu korisnicu i imenovano tijelo
kada god postoji rizik ukidanja pomoći.
Odjeljak
III.Plaćanja
(1)
Plaćanja mogu biti u obliku avansnih plaćanja, plaćanja tijekom provedbe ili
konačnih isplata.
Plaćanja
tijekom provedbe i konačne isplate odnose se na stvarno potvrđen i plaćen
izdatak koji mora biti potkrijepljen računima s potvrdom uplate ili
računovodstvenim dokumentima jednake dokazne vrijednosti.
(2)
Avansna plaćanja
Opće
je pravilo da se avansno plaćanje do 20% ukupne pomoći iz programa ISPA, sukladno
prvobitnoj odluci, vrši prema imenovanom tijelu kako je određeno točkom (9).
Avansno
plaćanje se u pravilu vrši na dva načina:
–
prva rata u iznosu do polovice avansa plaća se kada država korisnica potpiše
Memorandum o financiranju,
–
ostatak se plaća nakon potpisivanja prvog ugovora, obično prvog ugovora za
izvođenje radova.
Odstupanja
od općeg pravila treba odobriti odlukom Komisije u Memorandumu o financiranju
mjere.
Imenovano
tijelo na koje se odnosi stavak (2) treba vratiti potpunu ili djelomičnu
avansnu uplatu ukoliko Komisiji u roku od 12 mjeseci od datuma kada je izvršeno
avansno plaćanje nije dostavljen zahtjev za plaćanjem. Komisija će odrediti
iznos avansa koji treba vratiti na temelju stvarno plaćenoga prihvatljivog
izdatka. Vraćanje plaćenog avansa ne vodi prema otkazivanju pomoći Zajednice.
(3)
Plaćanja tijekom provedbe
Komisija
vrši plaćanja tijekom provedbe prema imenovanom tijelu na njegov zahtjev i pod
uvjetom da mjera zadovoljavajuće napreduje prema završetku; isplata se vrši
radi refundiranja potvrđenog i stvarno plaćenog izdatka te podliježe sljedećim
uvjetima:
–
Da je država korisnica podnijela izvješće koje opisuje napredak mjere u obliku
fizičkih i financijskih indikatora te njezinu sukladnost s Memorandumom o
financiranju, uključujući gdje je to primjereno bilo kakve posebne uvjete
pridružene dodjeli pomoći,
–
Da su bile poduzete aktivnosti slijedom zapažanja i preporuka nacionalnih
inspekcijskih tijela ili onih iz Zajednice,
–
Da su navedeni svi nastali tehnički, financijski i pravni problemi te mjere
poduzete radi njihova ispravljanja,
–
Da su analizirana sva odstupanja od prvobitnoga financijskog plana,
–
Da su opisani koraci poduzeti u svrhu promidžbe mjere.
Komisija
izvještava državu korisnicu ukoliko nije ispunjen jedan od gore navedenih
uvjeta.
Potrebno
je koristiti standardni model koji je Komisija dostavila za zahtjeve za
plaćanja, te za izvješća o financijskom i fizičkom napretku.
(4)
Države korisnice osiguravaju da se zahtjevi za plaćanjem u pravilu dostavljaju
Komisiji tri puta godišnje, najkasnije do 1. ožujka, 1. srpnja i 1. studenoga.
(5)
Ukupan iznos plaćanja iz točke (2) i (3) ne prelazi 80% ukupno dodijeljene
pomoći. U opravdanim slučajevima Komisija može povećati taj postotak do 90%.
(6)
Konačna isplata pomoći Zajednice
Konačna
isplata pomoći Zajednice izračunata na temelju potvrđenog i stvarno plaćenog
izdatka izvršit će se pod uvjetom:
–
Da je mjera provedena sukladno ciljevima,
–
Da je mjera ispunila određene uvjete navedene u Memorandumu o financiranju,
–
Da je završno izvješće iz Odjeljka V dostavljeno Komisiji,
–
Da imenovano tijelo ili tijelo na koje se odnosi stavak 2 Komisiji dostavi
zahtjev za plaćanjem u roku od šest mjeseci od roka za završetak radova, a za
izdatak naveden u Memorandumu o financiranju,
–
Da država korisnica Komisiji potvrdi kako je informacija navedena u zahtjevu za
plaćanje i izvješću točna,
–
Da je država korisnica Komisiji poslala izjavu navedenu u Prilogu III.4.C,
–
Da su provedene sve mjere informiranja i promidžbe koje je Komisija sastavila
kao Prilog III.6,
–
Kada je upravljanje pomoći pod određenom mjerom na decentraliziranoj osnovi
dodijeljeno provedbenim agencijama u državi aplikantu, država korisnica
Komisiji dostavlja sve informacije koje su potrebne kako bi se potvrdilo da su
poštovana pravila Zajednice o javnim nabavama, osobito u svezi s objavom
obavijesti o natječajima, kao i dostavom izvješća o evaluaciji ponuda i dodjeli
ugovora, te da su poštovani svi uvjeti određeni Memorandumom o financiranju.
(7)
Ukoliko gore navedeno završno izvješće nije upućeno Komisiji u roku od 6
mjeseci od konačnog datuma za završetak radova i izvršenje plaćanja, kako je
određeno Memorandumom o financiranju, ukida se dio pomoći koji predstavlja
preostalu isplatu.
(8)
Zahtjeve za plaćanja tijekom provedbe, kao i zahtjeve za konačne isplate koje
podnese država korisnica, prati izjava nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje o
tome da se prijavljena plaćanja odnose samo na izdatke koje prati račun s
potvrdom uplate ili računovodstveni dokumenti dokazne vrijednosti, a koji su u
skladu s odredbama o prihvatljivosti izdataka za projekte koje financira ISPA,
kako je navedeno u Prilogu III.2.
(9)
Sve isplate pomoći koju je Komisija dodijelila pod ovim Memorandumom o
financiranju vrše se prema središnjem tijelu, Nacionalnom fondu, koji je država
korisnica odredila za primanje takvih plaćanja. Opće je pravilo da Komisija
plaćanja vrši na jedinstven bankovni račun određen od strane države korisnice,
najkasnije dva mjeseca nakon zaprimanja važećeg i potpunog zahtjeva za
plaćanjem. Nacionalni fond što brže šalje potpuni doprinos iz programa ISPA
prema tijelu koje je odgovorno za provedbu.
(10)
Nacionalni fond, na čelu kojeg je nacionalni dužnosnik za ovjeravanje, ima
sveukupnu odgovornost za upravljanje sredstvima unutar određene države
korisnice. Navedeni dužnosnik je također odgovoran za vraćanje preplaćenih ili
nedopušteno plaćenih iznosa prema Komisiji.
Odgovornosti
nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje navedene su u Memorandumu o razumijevanju
sklopljenom između Komisije i države korisnice.
Odjeljak
IV.Korištenje eura
(1)
Iznosi u zahtjevu za financiranjem, kao i u relevantnom financijskom planu,
izražavaju se u eurima.
(2)
Iznosi pomoći i financijski planovi koje odobri Komisija izražavaju se u
eurima.
(3)
Izjave o izdacima koje podupiru odgovarajuće zahtjeve za plaćanjima izražavaju
se u eurima.
Potrebno
je koristiti tečajnu ratu koju Komisija primjenjuje u financijskom
računovodstvu za mjesec u kojem su izdaci upisani u računovodstvene knjige
mjerodavnog tijela zaduženog za financijsko upravljanje projektom. Mjesečna
tečajna rata utvrđena je sukladno odredbi iz članka 7. (2) Uredbe Komisije (EZ,
Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. koja uređuje pravila o provedbi
Opće uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 na Financijsku uredbu primjenjivu na
opći proračun Europskih zajednica. Tečajna rata je rata na pretposljednji
radni dan mjeseca koji prethodi onome za koji je utvrđen tečaj. Komisija će o
tom tečaju obavijestiti mjerodavna tijela.3
(4)
Isplate financijske pomoći od strane Komisije vrše se u eurima prema tijelu
koje je država korisnica odredila kao tijelo za primitak plaćanja.
Odjeljak
V.Završno izvješće
Institucija
ili tijelo odgovorno za mjeru Komisiji treba podnijeti završno izvješće u roku
od 6 mjeseci od završetka mjere. Završno izvješće sadržavat će sljedeće:
(a)
opis obavljenog posla, uz fizičke indikatora, količinski razdjel izdataka prema
kategoriji poslova i mjera poduzetih u odnosu na posebne klauzule koje sadržava
odluka o dodjeli pomoći,
(b)
potvrdu o sukladnosti poslova s odlukom o dodjeli pomoći,
(c)
prvu procjenu razine do koje su ostvareni očekivani rezultati, uključujući
osobito:
–
stvaran datum provedbe mjere,
–
indikaciju o tome na koji će se način upravljati mjerom nakon što je završena,
–
potvrdu, ukoliko je to prikladno, financijskih prognoza, osobito onih koje se
odnose na operativne troškove i očekivane prihode,
–
potvrdu socioekonomskih prognoza, osobito očekivanih troškova i koristi,
–
indikaciju aktivnosti koje su poduzete kako bi se osigurala zaštita okoliša i
njima pridruženi troškovi, uključujući poštivanje načela onečišćivač plača,
–
datum na koji je financirana mjera postala operativna,
(d)
informaciju o promidžbenim aktivnostima.
Odjeljak
VI.Izmjene i dopune Memoranduma o financiranju
(1)
Ukoliko se stvarno učinjen javni ili ekvivalentni izdatak razlikuje od
prvobitno planiranog izdatka, dodijeljena pomoć Zajednice će se mijenjati kako
bi to uzela u obzir, no neće nužno prijeći maksimalan iznos naveden u
Memorandumu o financiranju.
Promjena
u postotku pomoći Zajednice u odnosu na prvobitno dodijeljen postotak, ili
izmjena maksimalnog iznosa potpore, zahtijevat će izmjenu Memoranduma o
financiranju sukladno postupku opisanom u stavku (3).
(2)
Ukoliko pri izmjenama i dopunama financijskog plana za određeni projekt
izdvajanja Zajednice i/ili već izvršena plaćanja prelaze iznose iz izmijenjenog
i dopunjenog financijskog plana, Komisija će prilikom odobravanja prve
financijske operacije (izdvajanje ili plaćanje) nakon učinjenih izmjena i
dopuna, uskladiti plan kako bi uzela u obzir prekomjerno izdvojene ili
preplaćene iznose.
(3)
Izmjene i dopune Memoranduma o financiranju vrše se sukladno sljedećim
postupcima:
(a)
Izmjene i dopune koje vode do značajnih izmjena u ciljevima ili karakteristikama
projekta, ili značajnih izmjena u financijskom planu ili vremenskom rasporedu
izdataka, vrše se putem Memoranduma o financiranju kojim se odgovara na zahtjev
države korisnice, ili na inicijativu Komisije nakon konzultacija s državom
korisnicom. Definicija »značajne« izmjene dana je u sklopu odredbi koje uređuju
prihvatljivost izdataka.
(b)
U slučaju drugih izmjena i dopuna, država korisnica Komisiji šalje prijedlog
izmjena i dopuna. Komisija daje komentare ili suglasnost u roku od dvadeset
radnih dana od primitka prijedloga. Izmjene i dopune se usvajaju nakon što je
Komisija dala suglasnost. Upravni odbor za program ISPA prima obavijest o
takvim izmjenama i dopunama.
(c)
Bilo koja izmjena godišnjeg izdatka manja od 25% ukupnog izdatka planiranog za
projekt ne smatra se značajnom izmjenom financijskog plana i vremenskog
rasporeda izdataka.
Odjeljak
VII.Upravljanje financijama i kontrola
(1)
Države korisnice:
(a)
Uspostavljaju sustave upravljanja i kontrole koji osiguravaju:
–
Ispravnu provedbu pomoći koja je dodijeljena ovim Memorandumom o financiranju,
sukladno načelima pravilnog financijskog upravljanja,
–
Razdvajanje funkcija upravljanja i kontrole,
–
Da su izjave o izdacima dostavljene Komisiji točne te da proizlaze iz
računovodstvenih podataka koji se temelje na dokaznim dokumentima podložnim
provjeri.
(b)
redovito provjeravaju da li su mjere koje financira Zajednica ispravno
provedene;
(c)
suzbijaju nepravilnosti i protiv njih poduzimaju radnje,
(d)
vraćaju bilo koji iznos izgubljen kao rezultat nepravilnosti ili nesavjesnosti.
(2)
Mjerodavna nacionalna tijela trebaju provoditi odgovarajuću unutarnju i vanjsku
reviziju sukladno međunarodno priznatim revizijskim standardima; ona za
obavljanje ove funkcije trebaju biti nezavisna. Komisiji svake godine treba
proslijediti plan revizije i sažetak nalaza provedenih revizija. Izvješća o
reviziji bit će na raspolaganju Komisiji.
(3)
Ne dovodeći u pitanje provjere koje vrše države korisnice, službe Komisije i
Revizorski sud mogu putem vlastitog osoblja ili propisno ovlaštenih
predstavnika vršiti tehničke ili financijske revizije na licu mjesta,
uključujući provjere uzorka i završne revizije.
(4)
Kada osoblje Komisije ili njezini propisno ovlašteni predstavnici i/ili
Revizorski sud vrše provjere, država korisnica treba osigurati da te osobe
imaju pravo na licu mjesta pregledati svu relevantnu dokumentaciju i račune
koji se odnose na predmete financirane sukladno Memorandumu o financiranju.
Država korisnica treba službama Komisije i Revizorskom sudu pomoći pri provedbi
revizija koje se odnose na korištenje sredstava dodijeljenih iz programa ISPA.
Odredbe Priloga III.5 primjenjive su na provjere koje Komisija vrši na licu
mjesta.
(5)
Detaljne odredbe o financijskom upravljanju i kontroli navedene su u Prilogu
III.4.
Odjeljak
VIII.Praćenje
Država
korisnica i Komisija osiguravaju da se provedba mjere prati i evaluira sukladno
sljedećim odredbama:
(1)
Dotična država korisnica i Komisija sporazumno uspostavljaju odbore za
praćenje. Vlasti ili tijela koje imenuju država korisnica, Komisija i, tamo
gdje je to prikladno, EIB i/ili druge institucije sufinancijeri bit će
zastupljene u odborima. Tamo gdje su regionalne i lokalne vlasti, ili privatna
poduzeća, mjerodavna za provedbu projekta, i gdje se projekt na njih direktno
odnosi, ona će također biti zastupljene u takvim odborima.
(2)
Praćenje treba provoditi primjenom zajednički dogovorenih postupaka za
praćenje, provjerom uzorka i, ukoliko je to prikladno, uspostavljanjem ad-hoc
odbora. Potrebno ga je vršiti kroz fizičke i financijske indikatore. Indikatori
će se odnositi na specifičnu prirodu projekta i njegove ciljeve. Oni će biti
sastavljeni na takav način da pokazuju stupanj dostignut u provedbi mjere u
odnosu na prvobitno postavljen plan i ciljeve, kao i napredak postignut u svezi
s upravljanjem ili bilo kakve s time povezane probleme.
(3)
(a) Za svaku mjeru, nacionalni ISPA koordinator treba Komisiji dostaviti
izvješća o napretku u roku od tri mjeseca od završetka svake pune godine
provedbe.
(b)
Za sastanke Odbora za praćenje, nacionalni ISPA koordinator treba podnijeti
izvješća o napretku prema standardnom uzorku koji daje Komisija. Izvješće treba
Komisiji dati u ruke 15 radnih dana prije planiranog sastanka.
(4)
Na temelju rezultata praćenja i uzimajući u obzir komentare Odbora za praćenje,
Komisija će, ukoliko je to potrebno, na prijedlog država korisnica prilagoditi
prvobitno odobrene iznose i uvjete za dodjelu pomoći, kao i predviđeni
financijski plan.
Komisija
će odrediti odgovarajuće uvjete za takve prilagodbe te ih razlikovati sukladno
njihovoj prirodi i važnosti.
Odjeljak
IX.Transparentnost pri dodjeli ugovora, ispunjavanje uvjeta, pravila nabave,
pravila o podrijetlu
Članak
1.
U
postupku koji se treba primjenjivati pri dodjeli ugovora o radovima, robi i
uslugama potrebno je pridržavati se ključnih načela obuhvaćenih u Drugom
dijelu, Naslov IV. Uredbe o financiranju4 (vanjske aktivnosti) koja se
primjenjuje na opći proračun Europske zajednice.
Članak
2.
Ispunjavanje
uvjeta
(1)
Sudjelovanje u dodjeli ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici iz sredstava
ISPA-e otvoreno je za sve državljane i pravne osobe s poslovnim nastanom u
nekoj državi članici Europske zajednice, sve pravne osobe s poslovnim nastanom
u nekoj državi članici Europskoga gospodarskog područja, sve državljane i
pravne osobe s poslovnim nastanom u bilo kojoj državi koja je korisnik Uredbe
Vijeća kojom se utemeljuje Instrument za pretpristupnu strukturnu politiku
(Uredba ISPA-e), kao i sve državljane i pravne osobe s poslovnim nastanom u
Albaniji, Bosni i Hercegovini, Turskoj, Srbiji, uključujući i Kosovo prema
Rezoluciji Vijeća sigurnosti Ujedinjenih naroda (UNSCR) br. 1244, Crnoj Gori te
Bivšoj jugoslavenskoj republici Makedoniji.
(2)
Sudjelovanje u dodjeli ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici iz sredstava
ISPA-e otvoreno je i za sve pravne osobe s poslovnim nastanom u bilo kojoj
zemlji osim zemalja navedenih u prethodnom stavku, u kojoj je uspostavljen
uzajaman pristup njihovoj vanjskoj pomoći u skladu s člankom 6. Uredbe Vijeća
(EC) br. 2112/2005 od 21. studenoga 2005. o pristupu vanjskoj pomoći Zajednice.
(3)
Zbog toga će se u specifikacijama natječaja zatražiti od ponuditelja da navedu
svoje državljanstvo ili mjesto poslovnog nastana te da za to predoče dokaze
koji su obično prihvatljivi prema njihovom vlastitom zakonu.
(4)
Sudjelovanje u dodjeli ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici koji se
financiraju pomoću instrumenta Zajednice otvoreno je za međunarodne
organizacije.
(5)
U propisno opravdanim slučajevima, kao što je financiranje sredstvima
međunarodnih financijskih institucija i nakon što Upravni odbor ISPA-e obavi
rani pregled, Europska komisija može dopustiti i državljanima trećih zemalja i
pravnim osobama s poslovnim nastanom u trećim zemljama da se natječu za
ugovore.
Članak
3.
Transparentnost
pri dodjeli ugovora
(1)
Zemlje korisnice poduzet će potrebne mjere kako bi zajamčile što je moguće šire
sudjelovanje. U tu svrhu one će se, kao minimalni zahtjev, pridržavati zahtjeva
vezanih za objavu natječaja koji su propisani u postojećim pravilima o nabavi
navedenim u članku 4.
(2)
Također će ukloniti svaku diskriminaciju ili tehničke specifikacije koje bi
mogle ugroziti sudjelovanje, pod jednakim uvjetima, većeg broja ponuditelja –
fizičkih ili pravnih osoba koje ispunjavaju uvjete za sudjelovanje u dodjeli
ugovora o nabavi ili ugovora o darovnici.
Članak
4.
Pravila
nabave
(1)
Detaljni postupci natječaja i dodjele ugovora kojih se treba pridržavati kao
općeg pravila navedeni su u Praktičnom vodiču za postupke pri ugovaranju za
vanjske aktivnosti Europske zajednice5 koji objavljuje Europska komisija.
(2)
Međutim, pravila o nabavi koja se odnose na Europsku banku za obnovu i razvoj
(EBRD) mogu se koristiti za ugovore koji se provode u sklopu mjera ISPA-e koje
sufinancira EBRD, prema ovlaštenju u njihovim Memorandumima o financiranju
ISPA-e.
Članak
5.
Stručnjaci
Svi
stručnjaci koje angažiraju ponuditelji kao što je određeno u člancima 2. i 8.
mogu biti bilo kojeg državljanstva. Ovaj članak ne dovodi u pitanje zahtjeve
vezane uz kvalitetu i financijska sredstva navedene u pravilima o nabavi
Zajednice.
Članak
6.
Pravila
o podrijetlu
Sva
roba i materijali koji se kupuju na temelju ugovora koji se financira u sklopu
Memoranduma o financiranju ISPA-e moraju imati podrijetlo u Zajednici ili u
zemlji koja ispunjava uvjete kao što je definirano u člancima 2., 7. i 8. Izraz
‘podrijetlo’ za svrhe ovog članka definiran je u odnosnom zakonodavstvu
Zajednice o pravilima o podrijetlu u carinske svrhe.
Članak
7.
Izuzeća
od pravila o ispunjavanju uvjeta i podrijetlu
(1)
U propisno argumentiranim iznimnim slučajevima Europska komisija može proširiti
prihvaćanje ispunjavanja uvjeta na pravne osobe iz zemlje koja ne ispunjava
uvjete prema članku 2.
(2)
U propisno argumentiranim iznimnim slučajevima Europska komisija može dopustiti
kupnju robe i materijala podrijetlom iz zemlje koja ne ispunjava uvjete prema
članku 2.
(3)
Izuzeća kako su predviđena u stavcima (1) i (2) mogu se pravdati na temelju
činjenice da proizvodi i usluge nisu raspoloživi na tržištima zemalja o kojima
se radi, razlozima izuzetne hitnosti, ili u slučaju kada bi pravila o
ispunjavaju uvjeta onemogućila ili izuzetno otežala realizaciju projekta,
programa ili aktivnosti.
Članak
8.
Akcije
koje uključuju međunarodne organizacije ili sufinanciranje
(1)
Kad god se financijskim sredstvima ISPA-e financira neka akcija koja se provodi
posredstvom neke međunarodne organizacije, sudjelovanje u odgovarajućim
postupcima ugovaranja otvoreno je za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete
prema članku 2., kao i za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete prema
pravilima te organizacije, s tim da se vodi računa o tome da se osigura jednako
postupanje prema svim donatorima. Ista pravila primjenjivat će se u vezi s
robom, materijalima i stručnjacima.
(2)
Svaki put kada ISPA sudjeluje u akciji koju sufinancira zajedno s trećom
zemljom, što podliježe uzajamnosti na način definiran u članku 2. (2), ili s
regionalnom organizacijom, ili s državom članicom, sudjelovanje u odgovarajućim
postupcima ugovaranja otvoreno je za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete
prema članku 2., kao i za sve pravne osobe koje ispunjavaju uvjete prema
pravilima takve treće zemlje, regionalne organizacije ili države članice. Ista
pravila primjenjivat će se u odnosu na robu, materijale i stručnjake.
(3)
Kada se radi o ugovorima za koje se predviđa sufinanciranje Europske banke za
obnovu i razvoj (EBRD) prema Memorandumu o financiranju u sklopu ISPA-e,
Memorandumom o financiranju u sklopu ISPA-e može se dozvoliti upotreba Pravila
i postupaka nabave EBRD-a.
Odjeljak
X.Transparentnost u računovodstvu i izvješća o projektima
Država
korisnica osigurava da sva javna ili privatna tijela uključena u upravljanje i
provedbu aktivnosti za mjeru na koju se odnosi Memorandum o financiranju
održavaju odvojen računovodstveni sustav, ili koriste odgovarajuće
računovodstvene šifre za sve relevantne transakcije, kako bi se olakšala
provjera izdataka od strane Komisije i nacionalnih kontrolnih tijela. Ona
također moraju osigurati da su svi izdaci pravilno pridruženi relevantnom
projektu.
Odgovorna
tijela trebaju raspolagati svom dodatnom dokumentacijom koja se odnosi na
izdatke svakog projekta tijekom razdoblja od pet godina nakon zadnjeg plaćanja
vezanog uz projekt.
Odjeljak
XI.Ex-post evaluacija
Ex-post
evaluacija pokriva korištenje resursa, uspješnost i učinkovitost pomoći, te
njezin učinak. Ona pokriva čimbenike koji pridonose uspjehu ili neuspjehu
provedbe mjere i ostvarivanju rezultata.
Nakon
završetka mjera, Komisija i države korisnice će stoga evaluirati način, uključujući
učinkovitost i uspješnost pri korištenju resursa, na koji su one provedene.
Evaluacija će također pokriti stvaran učinak njihove provedbe kako bi ocijenilo
da li su ostvareni prvobitni ciljevi. Ta evaluacija će se, inter alia, baviti
doprinosom koji su mjere imale u smislu provedbe politika Zajednice o zaštiti
okoliša, njihov doprinos proširenim Trans-europskim mrežama ili zajedničkim
prometnim politikama. Također će se ocijeniti učinak mjera na okoliš.
Prilog
III.2
ODREDBE
O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA ZA MJERE KOJE PODUPIRE ISPA
Odjeljak
I.Područje izdataka
ISPA
podupire sljedeće mjere:
(1)
Projekte zaštite okoliša koji omogućavaju državama korisnicama da udovolje
zahtjevima zakona Zajednice o zaštiti okoliša i da postignu ciljeve Pristupnih
partnerstva;
(2)
Projekte prometne infrastrukture koji promiču održivu mobilnost, posebno one
koji predstavljaju projekte od zajedničkog interesa na temelju kriterija Odluke
br. 1692/96/EZ6 te one koji omogućuju državama korisnicama da postignu ciljeve
Pristupnih partnerstva; to uključuje međupovezivanje i interoperabilnost
nacionalnih mreža kao i Trans-europskih mreža zajedno s pristupima tim mrežama;
(3)
Preliminarne studije, procjene i mjere tehničke podrške, uključujući aktivnosti
informiranja i promidžbe povezane s prihvatljivim projektima. To uključuje
tehničku i administrativnu pomoć od zajedničke koristi Komisiji i državama
korisnicama koja ne spada u standardni djelokrug državne javne uprave, a
pokriva identifikaciju, pripremu, upravljanje, praćenje, reviziju i nadzor
projekata.
Pravila
opisana u odjeljcima II. i XII. odnose se na projekte nabrojane u gore
navedenim točkama 1. i 2. Ona se, međutim, analogijom primjenjuju na odluke o
projektima nabrojanim u točki 3.
Odjeljak
II.Osnovne definicije i koncepti
(1)
Koncept projekta, stadija projekta i grupe projekata
Za
potrebe ovog dokumenta primjenjivat će se sljedeće definicije:
a)
»projekt« je ekonomski nedjeljiv niz radova koji ispunjavaju točno određenu
tehničku funkciju, te imaju jasno definirane ciljeve.
b)
»tehnički i financijski nezavisna faza« je faza koja se može identificirati kao
operativna u svoje ime.
Faza
također može uključivati preliminarne studije, studije izvedivosti i tehničke
studije potrebne za realizaciju projekta.
1.
projekti koji zadovoljavaju sljedeće uvjete mogu se grupirati:
–
moraju biti locirani na istom toku ili slivu, ili na istom prometnom koridoru,
–
moraju se provoditi prema ukupnom planu za tok ili sliv ili koridor, s jasno
identificiranim ciljevima,
–
mora ih nadgledati tijelo odgovorno za koordinaciju i praćenje grupe projekata
u slučajevima kad projekte provode različita nadležna tijela.
(2)
»Tijelo odgovorno za provedbu«
(a)
Za projekte koje podržava program ISPA »tijelo odgovorno za provedbu« je tijelo
odgovorno za natječaje i ugovaranje. To tijelo je navedeno u Prilogu I, točka
3. Memoranduma o financiranju.
Prema
tome, Komisija mora odobriti svaku promjenu »tijela odgovornog za provedbu«
nekog projekta u Memorandumu o financiranju.
Ovo
se tijelo obično naziva konačnim korisnikom financijske pomoći iz programa
ISPA. Samo ono realizira prihvatljive izdatke.
(b)
Međutim ovo tijelo može delegirati provedbu drugom tijelu koje također može
realizirati prihvatljive izdatke. U takvim slučajevima Komisija mora biti
obaviještena o načinu predloženog delegiranja i mora primiti primjerak
relevantnih dokumenata.
(3)
Koncept »javne uprave«
Javna
uprava podrazumijeva sljedeće razine vlasti:
–
središnja državna uprava (nacionalna razina),
–
tijela regionalne vlasti,
–
tijela lokalne vlasti.
Osim
toga ovaj koncept može uključivati tijela čije su aktivnosti u sklopu
administrativnog i pravnog okvira na osnovu čega se smatraju ekvivalentima
javnih tijela.
(4)
Provedba i razdoblje provedbe projekta
(a)
Provedba nekog projekta uključuje sve faze, od preliminarnog planiranja
(uključujući ispitivanje alternativa) do završetka odobrenog projekta i mjera
promidžbe u sklopu financiranog projekta.
(b)
Memorandum o financiranju može se odnositi na jednu ili više gore navedenih
faza.
(c)
Razdoblje provedbe projekta u pravilu se odnosi na razdoblje potrebno za
završetak gore navedenih faza do vremenske točke u kojoj projekt postaje
postupno operativan i u kojoj je fizički objekt opisan u Memorandumu o
financiranju završen.
(5)
Transparentnost i evidencija
Svi
izdaci koji se prijavljuju Komisiji moraju biti temeljeni na pravnoobvezujućim
sporazumima i/ili dokumentima. Nužno je u evidenciji držati sve odgovarajuće
dokumente.
Kako
bi se maksimalno povećala transparentnost i omogućila revizija izdataka od
strane Komisije i/ili nadležnoga nacionalnog tijela financijske kontrole,
država korisnica mora osigurati da svako tijelo koje je uključeno u upravljanje
i provedbu projekata uspostavi posebnu računovodstvenu evidenciju koja pokriva
projekt opisan Memorandumom o financiranju.
(6)
Izdaci
Izdaci
moraju biti povezani s plaćanjima koje je ovjerilo i zaista izvršilo tijelo
odgovorno za provedbu, te moraju biti dokazani računima s potvrdom uplate ili
računovodstvenim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti.
»Računovodstveni
dokument ekvivalentne dokazne vrijednosti« odnosi se na svaki dokument koji
podnosi tijelo definirano u točki 2. ovog odjeljka radi dokazivanja da
knjigovodstveni unos daje pravu i poštenu sliku stvarno izvršenih transakcija u
skladu sa standardnom računovodstvenom praksom. Kada se koriste računovodstveni
dokumenti ekvivalentne dokazne vrijednosti potrebna je prethodna suglasnost
Komisije.
Odjeljak
III.Glavne kategorije prihvatljivih izdataka
U
pravilu, izdaci povezani sa
–
studijama izvedivosti,
–
planiranjem, pripremom tehničkih nacrta i dokumenata, uključujući procjenu
učinka na okoliš,
–
pripremom gradilišta,
–
izgradnjom,
–
pogonom i strojevima koji se trajno instaliraju u sklopu projekta,
–
testiranjem i osposobljavanjem,
–
upravljanjem projektom,
–
kompenzacijskim mjerama ili mjerama ublažavanja učinka na okoliš,
–
drugim vrstama izdataka navedenim u Memorandumu o financiranju,
–
mjerama poduzetim na temelju odredbi Priloga III. 6 o informiranju i promidžbi
prihvatljiv su predmet dolje navedenih kvalifikacija.
Odjeljak
IV.Studije izvedivosti, planiranje projekta i priprema tehničkih nacrta i
dokumenata
(1)
Izdaci povezani sa studijama izvedivosti, planiranjem i pripremom tehničkih
nacrta i dokumenata za projekte
(a)
Izdaci povezani sa studijama izvedivosti, planiranjem, uključujući studije
učinka na okoliš, ekspertizama potrebnim na projektu i definiranjem projekta,
su u pravilu prihvatljivi, pod uvjetom da su takvi izdaci izravno povezani s
jednim ili više projekata i posebno odobreni Memorandumom o financiranju.
(b)
U slučajevima kada je nekoliko projekata pokriveno ugovorom ili kada tijelo
odgovorno za provedbu vrši gore navedene funkcije u svoje ime, troškovi se
moraju bilježiti kroz transparentan i zaseban računovodstveni sustav za projekt
na temelju računovodstvenih dokumenata ili dokumenata ekvivalentne dokazne
vrijednosti (npr. na temelju sustava alokacije vremena).
(2)
Uključenost javne uprave
U
slučajevima kada su službenici javne uprave uključeni u aktivnosti iz točke 1.
(a) ovog odjeljka, Komisija izdatke može smatrati prihvatljivima u uredno
obrazloženim slučajevima prema svim sljedećim kriterijima:
–
djelatnik mora privremeno napustiti svoje pravomoćno zaposlenje u javnoj
upravi,
–
izdaci se moraju temeljiti na ugovoru povezanim s jednim ili nekoliko navedenih
projekata; u slučaju kada se ugovor odnosi na nekoliko projekata, troškovi se
moraju alocirati na transparentan način (npr. na temelju evidencije o radnim
danima),
–
izdaci moraju biti izravno povezani s jednim ili više individualnih projekata,
–
ugovor mora biti vremenski ograničen i ne smije prekoračiti vremenski rok
određen za završetak projekta,
–
zadaci koje treba izvršiti prema ugovoru ne smiju pokrivati opće
administrativne funkcije prema definiciji iz Odjeljka VIII. točke 1.,
–
ova se odredba ne smije koristiti u svrhu zaobilaženja procedura Zajednice za
javne nabave.
Odjeljak
V.Priprema gradilišta i gradnja
(1)
U slučajevima kada tijelo odgovorno za provedbu pripreme gradilište ili provodi
građevinske radove, ili jedan njihov dio, u svoje ime, troškovi se moraju
bilježiti kroz transparentan i zaseban računovodstveni sustav za projekt na
temelju računovodstvenih dokumenata ili dokumenata ekvivalentne dokazne
vrijednosti.
U
slučajevima kada su djelatnici javne uprave uključeni primjenjuju se odredbe iz
Odjeljka IV. točka 2.
(2)
Prihvatljivi troškovi uključivat će samo stvarne troškove koji su nastali nakon
datuma naznačenih u Odjeljku X. točki 1., i koji su izravno povezani s
projektom. Prihvatljivi troškovi mogu uključivati sve ili bilo koju od
sljedećih kategorija:
–
troškove rada (bruto plaće),
–
naknade za korištenje trajne opreme tijekom gradnje,
–
troškove proizvoda korištenih za provedbu projekta,
–
režijske i druge troškove, ako su posebno obrazloženi; njih treba alocirati na
korektan način u sladu s općeprihvaćenim računovodstvenim standardima,
–
nastali režijski troškovi nisu prihvatljivi u slučaju kada je tijelo navedeno u
točki (a) tijelo javne uprave.
(3)
U pravilu, troškovi moraju biti izračunati prema tržišnim cijenama.
Odjeljak
VI.Kupovina, najam opreme i nematerijalne imovine
(1)
Trajna oprema koja je dio kapitalnih izdataka na projektu
(a)
Izdaci za kupovinu ili proizvodnju pogona ili opreme koja se trajno instalira i
ugrađuje u projekt su prihvatljivi pod uvjetom da se unesu u inventar trajne
opreme tijela navedenog u Odjeljku II. (2) i da se tretiraju kao kapitalni
izdaci u skladu sa standardnim računovodstvenim konvencijama.
(b)
Ne dovodeći u pitanje Odjeljak IX. (3), najam takve opreme se smatra dijelom operativnih
troškova i nije prihvatljiv.
(2)
Kupovina nematerijalne imovine
Kupovina
i korištenje nematerijalne imovine, kao na primjer patenata, su prihvatljive
ako je ta imovina nužna za provedbu projekta.
(3)
Trajna oprema koja se koristi za provedbu projekta
(a)
U slučajevima kada tijelo odgovorno za provedbu vrši pripremu gradilišta ili
građevinskih radova, ili jednoga njihovog dijela u svoje ime, izdaci za
kupovinu ili proizvodnju trajne opreme koja se koristi tijekom faze provedbe
projekta nisu prihvatljivi. To se odnosi na teške građevinske strojeve kao i na
uredsku i druge tipove opreme.
(b)
Trajna oprema koja se izričito kupuje ili proizvodi za provedbu projekta može
se smatrati prihvatljivom, ako nema ekonomske vrijednosti ili se otpisuje nakon
korištenja, i ako je to naznačeno u Memorandumu o financiranju.
(4)
Trajna oprema koju koristi javna uprava
(a)
Izdaci za kupovinu i najam trajne opreme koju koristi javna uprava nisu
prihvatljivi.
(b)
Ne dovodeći u pitanje Odjeljak VIII. (2) i (3), izdaci za opremu i troškovi
najma opreme koju koristi javna uprava prilikom provođenja svoje zadaće
praćenja i nadzora mogu biti prihvatljivi uz suglasnost Komisije.
Odjeljak
VII.Kupovina zemljišta i porez na dodanu vrijednost
Kupovina
zemljišta i porez na dodanu vrijednost (PDV) nisu prihvatljivi.
Odjeljak
VIII.Administrativni izdaci
(1)
Opće načelo
U
pravilu, izdaci nastali u javnoj upravi, uključujući plaće zaposlenih u
središnjoj državnoj, regionalnoj i lokalnoj upravi nisu prihvatljivi za pomoć
(uključujući tehničku pomoć), osim propisno dokumentiranih izdataka koji
proizlaze iz obveze za provođenjem financijskih kontrola, financijskog i
fizičkog praćenja, evaluacije i sprječavanja nepravilnosti, te izdataka
registriranih pod stavkom obveza za nadoknadom izgubljenih sredstava.
Uz
iznimku Nacionalnog fonda, troškovi uključujući plaće vezani za privremeno
zapošljavanje osoblja na inicijativu Komisije, bilo državnih službenika na
privremenom radu ili djelatnika u privatnom sektoru, za posao koji uključuje
upravljanje, praćenje, evaluaciju i kontrolu prihvatljivi su pod mjerom
tehničke podrške kako je definirano u Odjeljku I (3).
Oprema
u svrhu praćenja može biti prihvatljiva ako je izričito odobrena mjerom
tehničke pomoći navedenom u Memorandumu o financiranju.
(2)
Organizacija Odbora za praćenje
(a)
Ne dovodeći u pitanje gore navedenu točku 1., izdaci nastali vezano na
organizaciju propisanog praćenja prihvatljivi su nakon predočenja potrebnih
dokumenata.
(b)
Dopustivi troškovi mogu u pravilu uključivati jednu ili više sljedećih
kategorija:
–
usluge prevoditelja,
–
iznajmljivanje soba za sastanke i logistiku,
–
osiguravanje dokumentacije i s njome povezanih sredstava,
–
naknade za sudjelovanje stručnjaka,
–
putne troškove.
(c)
Plaće i ostali troškovi zaposlenih u javnoj upravi koji nastanu u ovom
kontekstu nisu prihvatljivi.
(3)
Sastanci na traženje Komisije
Pravila
navedena u točki 2. mogu se analogijom primijeniti na organizaciju ad hoc
sastanaka na traženje Komisije.
Odjeljak
IX.Druge vrste izdataka
(1)
Upravljanje i nadzor nad projektom
Izdaci
povezani s upravljanjem i nadzorom nad projektom su u pravilu prihvatljivi.
Primjenjuju se odredbe Odjeljka IV. (1) i (2).
(2)
Financijske naknade
Nikakve
vrste financijskih naknada povezanih s realizacijom projekta nisu prihvatljive;
to se prije svega odnosi na kamate na sredstva za premošćivanje, bankovne
naknadne, provizije, itd.
Bankovne
garancije povezane s kreditima koji se koriste za financiranje projekta mogu
biti prihvatljive uz suglasnost Komisije.
(3)
Tehnike financiranja koje ne podrazumijevaju trenutačni prijenos vlasništva nad
imovinom
Ne
dovodeći u pitanje točku 2., tehnike financiranja, koji ne podrazumijevaju
nužno trenutačni prijenos vlasništva nad imovinom, mogu se smatrati
prihvatljivima, ako su opravdane i odobrene Memorandumom o financiranju.
Država
korisnica analizom rizika mora pokazati da je korištena tehnika ekonomski
povoljnija nego obična kupovina imovine.
(4)
Operativni izdaci, troškovi pogona projekta
(a)
Nije prihvatljiva nikakva vrsta operativnog troška nastalog nakon završetka
projekta.
(b)
Neovisno od točki (a), osposobljavanje operativnog osoblja i testiranje
projekta i njegove opreme može se uzeti u obzir kao prihvatljivi izdatak nakon
nužnog razdoblja definiranog u Memorandumu o financiranju.
(c)
Načela definirana u točkama (a) i (b) odnose se također na završeni pojedini
dio projekta ili projekta u grupi, iako cijeli projekt još nije završen.
(5)
Mjere promidžbe i informiranja
Izdaci
za mjere koje se poduzimaju prema odredbama Priloga III.6 o informiranju i
promidžbi su prihvatljivi.
Odjeljak
X.Razdoblje prihvatljivosti
(1)
Inicijalna vremenska granica prihvatljivosti
Inicijalna
vremenska granica prihvatljivosti se različito procjenjuje s obzirom na
sljedeće dvije situacije:
(a)
kad su odabir projekta, natječaj i ugovaranje od strane države korisnice
podložni ex-ante odobrenju od strane Komisije7, izdaci su prihvatljivi za pomoć
od dana kada je Memorandum o financiranju relevantan za projekt potpisan od
strane Komisije.
U
iznimnim slučajevima, kada su financijska sredstva za projekt sastavljena od
kombinacije zajma EIB-a ili neke druge financijske institucije i nepovratnih
sredstava programa ISPA, izdaci su prihvatljivi za financiranje od dana
sporazuma s EIB-om ili nekom drugom financijskom institucijom o predmetnom
projektu. U pravilu taj datum ne smije biti ranije od 6 mjeseci od dana
spomenutog u prvom pododlomku. Traže se sljedeći preduvjeti:
–
Radovi i ugovori na koje će se primjenjivati odredba moraju biti identificirani
u Memorandumu o financiranju,
–
EIB ili neka druga financijska institucija potvrđuju da se poštuju odredbe
članaka 167. i 168. (1) Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 i odredbe
članaka 239. i 240. Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002.
U
gore navedenim slučajevima Komisija je u pravilu nakon pregleda od strane
Upravnog odbora za program ISPA sklona primijeniti odredbu članka 168. (2)
Financijske uredbe primjenjive na proračun Europskih zajednica.
(b)
Nakon odluke Komisije da dodijeli upravljanje pomoći na decentraliziranoj
osnovi8 provedbenim agencijama u državama aplikantima, izdaci su prihvatljivi
za financiranje od datuma kada zahtjev dođe do Komisije (službe za program
ISPA), pod uvjetom da se zahtjev može smatrati potpunim.
Isplate
izvršene prije datuma navedenih pod (a) i (b) nisu prihvatljive.
(2)
Izmjene projekata
(a)
Svaka izmjena odobrenog projekta, koja je jednaka ili iznad 5 milijuna eura ili
20% od njegove ukupne vrijednosti, pri čemu se u obzir uzima niža vrijednost,
smatra se »značajnom« izmjenom projekta. Velike izmjene fizičkih objekata u
sklopu projekta čija priroda mijenja projekt također se tretiraju kao
»značajne«.
Pravila
iz odlomka 1. primjenjuju se na izdatke povezane s gore definiranim izmjenama.
(b)
Pri svakoj izmjeni projekta izdaci povezani s novim ili proširenim fizičkim
elementima prihvatljivi su od vremena kada zahtjev za izmjenom dođe do Komisije
(službe za program ISPA).
(c)
Zahtjev za izmjenama i relevantne informacije u prilogu mogu se predočiti
Upravnom odboru. Zahtjev i podnošenje dokumenata moraju biti evidentirani u
zapisniku sastanka.
(3)
Konačna vremenska granica prihvatljivosti
(a)
Konačni datum prihvatljivosti je u pravilu naveden u članku 4. odlomku 3
Memoranduma o financiranju.
(b)
Konačni datum se odnosi na isplate koje vrši tijelo odgovorno za provedbu.
(c)
Konačni datum prihvatljivosti je određen u relevantnom Memorandumu o
financiranju. Nakon što taj datum istekne država korisnica ima na raspolaganju
razdoblje od šest mjeseci da Komisiji podnese zahtjev za konačnom isplatom
zajedno sa završnim izvješćem i izjavom navedenom u Memorandumu o financiranju
Prilog III.1, Odjeljak III. (6) i Prilog III.4.C.
(d)
Komisija ne može produžiti to šestomjesečno razdoblje.
Odjeljak
XI.Zahtjevi za plaćanjem
Zahtjevi
za plaćanjem koje države korisnice podnose Komisiji temelje se na izjavama o
stvarno isplaćenim izdacima, kao što je definirano u Odjeljku II. točka 6.
U
slučaju kada radove vrši koncesionar ili ekvivalentno tijelo, odgovorno tijelo
vlasti mora ovjeriti ispravnost izdataka.
Zahtjeve
za plaćanjem mora evidentirati i ovjeriti nacionalni dužnosnik za odobravanje.
Zahtjevi se tada prosljeđuju Komisiji preko Delegacije Komisije.
Odjeljak
XII.Druge točke koje nisu posebno navedene
(1)
Kadgod se postave pitanja koja nisu posebno navedena u ovim načelima za
prihvatljivost izdataka u sklopu projekata financiranih iz programa ISPA, to će
se pitanje raspraviti s Komisijom. Komisija će nastojati otvorena pitanja
tretirati u duhu ovih načela i uz referencu na načela postavljena za Kohezijski
fond.
(2)
U slučaju konflikta ovih načela s načelima nacionalnih pravila prihvatljivosti,
gore spomenuta načela imaju prednost.
PRILOG III. 3.a
PRIMJER OBRASCA KOJI SE
DOSTAVLJA ODBORU ZA PRAĆENJE OD
1A.
IDENTIFIKACIJA MJERE |
|
|
|
Naziv mjere: |
|
Referenca Memoranduma o
financiranju iz programa N°: |
|
Provedbena agencija: |
|
Postotak pomoći iz
programa ISPA: |
|
Potpisivanje
Memoranduma o financiranju |
- Komisija |
|
- Država |
|
|
Broj izmjena i dopuna |
- Komisija |
|
- Država |
1B.
PROVEDBENA AGENCIJA (PA) |
|
|
|
Ime: |
|
Adresa: |
|
Poštanski broj: |
Mjesto |
Ime kontakt-osobe: |
|
Telefon: |
|
Elektronska pošta: |
|
2. KRATAK
KRONOLOŠKI OPIS IZVRŠENIH AKTIVNOSTI/RADOVA |
|
|
3. POSEBNI
UVJETI KOJI SE ODNOSE NA MJERU (ČLANAK 8. MEMORANDUMA O FINANCIRANJU MoF) |
|
Referirati se na posebne
uvjete, ako takvi postoje, i navesti na koji ih se način zadovoljilo, kao i
datum ispunjenja (referenca na korespondenciju Komisije koja potvrđuje
ispunjenje već zadovoljenih uvjeta). |
|
4. AŽURIRANI PLAN NABAVE |
Ugovor (N°, Vrsta i opis)* |
Datum objave najave natječaja |
Vrsta |
Datum objave obavijesti o natječaju |
Vrijednost ugovora / predviđena
vrijednost ugovora |
Vrsta sufinanciranja |
Datum potpisivanja i ime trgovačkog
društva koje je dobilo ugovor / |
||
|
Ako nije objavljena |
Ako je objavljena |
Milijuna € |
Zajedničko/ |
||||
|
Predviđeni datum |
Datum, referenca na |
|
|
||||
Potpisano |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
U pripremi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(*) Navesti glavni
ugovor.
(**)
Navesti da li će sporazum o ugovoru biti Crvena, Žuta ili Srebrna knjiga.
Navesti da li se radi o lokalnom, međunarodnom ili ograničenom natječaju i
obrazložiti proceduru u slučaju predkvalifikacije.
(***)
Za ugovore u pripremi, molimo navesti neke detalje o statusu pripreme
natječajne dokumentacije.
5. PLAN IZDATAKA (JEDINICA: €) |
Godina |
Ukupni
prihvatljivi troškovi |
Stvarno
izvršena plaćanja |
Procjena
budućih izdataka |
Ukupni
izdaci |
Divergencija/
Ukupna vrijednost% (9)=((7)-(2))/ /total
(2) |
||||
Inicijalna
procjena* |
Tekuća
prihvaćena procjena** |
(do
zaključnog datuma) |
(%)
(3)/(2) |
(od
zaključnog datuma) |
(%)
(5)/(2) |
(7)=(3)+(5) |
(%)
(7)/(2) |
|
|
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
2000. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2001. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2002. 1. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2003. 1. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. kvartal |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2004. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2005. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2006. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ukupno |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Predložena
izmjena Financijskog plana
Da £ Ne
£ Već
podnijeta EK dana: Podnijeti
EK dana: Predočiti
Upravnom odboru (priložiti plan i razloge promjena) |
*
U trenutku potpisivanja Memoranduma o financiranju
**
Posljednji Odbor za praćenje
*
*
pokrivenost 100% ukupnih prihvatljivih troškova
7. RAZLOZI
RAZLIKA (AKO POSTOJE) IZMEĐU FIZIČKE I FINANCIJSKE PROVEDBE |
|
8.
TEHNIČKI, FINANCIJSKI ILI PRAVNI PROBLEMI |
|
Referirati
se na sve probleme koji su se pojavili tijekom provedbe mjere, uključujući
odstupanja od prvotnog financijskog plana, i objasniti kakve su aktivnosti
poduzete u cilju njihovog otklanjanja. Referirati se na sve
suspenzije, financijske korekcije i/ili nepravilnosti. |
9.
PRIMJEDBE I PREPORUKE INSPEKCIJSKIM VLASTIMA DRŽAVE KORISNICE I ZAJEDNICE
(PRILOG III.1 MoF-a) |
|
Navesti sažetak
primjedbi ili preporuka, ako postoje (uz potpunu referencu izvora) te navesti
kako ih se primijenilo. |
10. MJERA USVOJENA ZA PROMIDŽBU POMOĆI ZAJEDNICE |
|
Ploče postavljene na
gradilištu? Da £ Ne £ Ploče postavljene na
gradilištu? Da £ Ne £ Ploče postavljene na
gradilištu? Da £ Ne £ Sredstva javnog
priopćavanja korištena za informiranje javnosti o predmetnoj mjeri: Tisak £ Televizija £ Radio £ Drugi audio-vizualni
mediji £ Vrsta pisanog
materijala dostupna javnosti: |
11. OČEKIVANI DATUM ZAVRŠETKA |
|
U
prvotnom MoF-u (datum završetka određen u prvotnom MoF-u) U sadašnjem MoF-u
(datum završetka u izmijenjenom MoF-u) Očekivani datum
završetka Izmjena datuma
predloženog OP-u: Da £ Ne £ |
PRILOG III.3.b
OBRAZAC ZA UNOŠENJE
IZMJENA
PRIJEDLOG
ZA IZMJENE U PROGRAMU ISPA |
Tijelo
odgovorno za provedbu:
1.
IDENTIFIKACIJA MJERE |
|
Naziv mjere: |
|
Tijelo odgovorno za
provedbu: |
|
Šifra mjere ISPA: |
|
Memorandum o
financiranju br.: |
Datum: |
Postotak pomoći iz
programa ISPA: |
2. IZMJENA
DATUMA ZAVRŠETKA |
|
Sadašnji datum
završetka: |
Predloženi datum
završetka: |
3.
PREDLOŽENE IZMJENE FINANCIJSKOG PLANA (*) |
JEDINICA: € |
||||
|
Ukupni prihvatljivi izdaci prema sadašnjem |
Potrošeni prihvatljivi izdaci ili ukupni izdaci
procjena |
|||
2000. |
|
|
|||
2001. |
|
|
|||
2002. |
|
|
|||
2003. |
|
|
|||
2004. |
|
|
|||
2005. |
|
|
|||
2006. |
|
|
|||
Nakon 2006. |
|
|
|||
Ukupno |
|
|
|||
Molba za povećanjem
pomoći |
Da
£ |
Ne £ |
|||
Iznos zatraženog
povećanja (ako je relevantno) € |
|||||
(*) priložiti
izmijenjeni financijski plan |
|||||
4. IZMJENE
TROŠKOVA PRIHVATLJIVE MJERE |
JEDINICA: € |
||||||
Kategorija izdataka (*) |
Sadašnji ukupni prihvatljivi troškovi |
Zatražena promjena |
Predloženi ukupni prihvatljivi troškovi |
||||
Naknade za planiranje/pripremu tehničkih nacrta i
dokumenata |
|
|
|
||||
Priprema gradilišta |
|
|
|
||||
Glavni radovi |
|
|
|
||||
Pogon i strojevi |
|
|
|
||||
Tehnička pomoć |
|
|
|
||||
Nadzor |
|
|
|
||||
Drugo (specificirati) |
|
|
|
||||
Ukupno |
|
|
|
||||
(*) Kategorije su primjeri koji se moraju prilagoditi kako bi odražavali stvarnost projekta. Dodatna podjela prema ugovorima može biti relevantna. |
|||||||
5. PROMJENE
FIZIČKIH INDIKATORA |
|||||||
Vrsta posla |
Jedinica |
Sadašnja procjena završetka |
Predložena |
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
6. PROMJENE
KARAKTERISTIKA MJERE |
Navesti detaljni opis |
7. RAZLOZI
PREDLOŽENIH PROMJENA |
Navesti detaljne argumente |
Prijedlog
izmjena:
Datum
podnošenja prijedloga izmjena:
Potpis
NIK-a:
PRILOG III.4
SUSTAVI UPRAVLJANJA I
KONTROLE POMOĆI DODIJELJENE IZ PROGRAMA ISPA I POSTUPCI ZA FINANCIJSKE ISPRAVKE
Odjeljak 1.
Ovaj
Prilog postavlja detaljna pravila o sustavima upravljanja i kontrole pomoći
dodijeljene iz programa ISPA, i o postupcima za vršenje financijskih ispravaka
takve pomoći.
Odjeljak
2.Sustavi upravljanja i kontrole
1.
Svaka država korisnica osigurava da:
(i)
nacionalni ISPA koordinator,
(ii)
Nacionalni fond i nacionalni dužnosnik za ovjeravanje,
(iii)
provedbene agencije i sektorski dužnosnici za ovjeravanje, i
(iv)
krajnji korisnici,
kako
su određeni ISPA Memorandumom o razumijevanju o korištenju Nacionalnog fonda za
program ISPA, dobiju primjerene upute o sustavima upravljanja i kontrole
potrebnim kako bi se osiguralo pravilno upravljanje programom ISPA, sukladno
opće prihvaćenim načelima i standardima, a osobito pružilo garancije o
ispravnosti, redovitosti i prihvatljivosti zahtjeva za pomoć iz programa ISPA,
no također osiguralo da se mjere provode sukladno uvjetima Memoranduma o
financiranju i ciljevima koji su pridruženi mjeri.
2.
U smislu ovog Priloga, »provedbene agencije« uključuju tijela koja nisu krajnji
korisnici, a na koja su provedbena agencija ili sektorski dužnosnik za
ovjeravanje prenijeli provedbu mjera koje financira ISPA (u daljnjem tekstu
»ovlaštena tijela«).
3.
U smislu ovog Priloga, osim ako nije drugačije navedeno, »mjere« znače
pojedinačne projekte, faze projekata ili grupe projekata koji pripadaju pod
Prilog III.2. Odjeljak II. (1), a predmetom su Memoranduma o financiranju.
Odjeljak
3.
1.
Sustavi upravljanja i kontrole nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog
fonda, provedbenih agencija, ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika, ovisno o
opsegu pomoći kojim upravljaju, osiguravaju
(a)
jasnu definiciju, jasnu dodjelu i, koliko je to potrebno za pravilno
upravljanje, odgovarajuće razdvajanje funkcija unutar dotične organizacije,
(b)
učinkovite sustave koji osiguravaju da se funkcije vrše na zadovoljavajući
način,
(c)
u slučaju ovlaštenih tijela i krajnjih korisnika, izvještavanje prema
odgovornom tijelu o izvršavanju svojih zadaća i korištenim sredstvima.
Odjeljak
4.
1.
Sustavi upravljanja i kontrole iz Odjeljka 3. uključuju postupke provjere
vjerodostojnosti traženih izdataka i provedbe mjere od njezine pripremne faze
do početka usluge koju financira investicija, sukladno uvjetima relevantnog
Memoranduma o financiranju, sukladno ciljevima pridruženima mjeri i uz
poštovanje primjenjivih nacionalnih i zakona Zajednice, osobito onih o
prihvatljivosti izdataka za podršku iz programa ISPA, zaštiti okoliša, prometu
(uključujući Transeuropske mreže), zaštiti tržišnog natjecanja i dodjeli javnih
ugovora.
Provjere
pokrivaju sve aspekte, bilo financijske, tehničke ili administrativne prirode,
koji uređuju učinkovito korištenje izdvojene pomoći.
2.
Postupci zahtijevaju da se provjere mjera bilježe na licu mjesta. Bilješke
trebaju prikazati obavljeni posao, rezultate provjere i mjere poduzete kako bi
se uklonila odstupanja. Kada fizičke ili administrativne provjere nisu iscrpne
već provedene na uzorku radova ili transakcija, bilješke identificiraju
odabrane radove ili transakcije i opisuju metodu uzimanja uzorka.
Odjeljak
5.
1.
Država korisnica u roku od tri mjeseca od stupanja na snagu Memoranduma o
financiranju obavještava Komisiju o organizaciji nacionalnog ISPA koordinatora,
Nacionalnog fonda, provedbenih agencija i ovlaštenih tijela odgovornih za mjere
iz programa ISPA kako je određeno Odjeljkom 2., o sustavima upravljanja i
kontrole uspostavljenim pri tim osobama ili tijelima, te o planiranim
poboljšanjima sukladno smjernicama navedenim u Odjeljku 2. (1).
2.
Priopćenje sadržava sljedeće informacije vezane uz nacionalnog ISPA
koordinatora, Nacionalni fond, provedbene agencije i ovlaštena tijela:
(a)
dodijeljene im funkcije,
(b)
funkcije raspodijeljene između ili unutar njihovih odjela,
(c)
postupke za inspekciju i prihvaćanje radova, postupke kojima se zaprimaju,
provjeravaju i odobravaju zahtjevi za povrat izdataka, te postupke kojima se
odobravaju, izvršavaju i pravdaju plaćanja prema korisniku, i
(d)
odredbe o reviziji sustava upravljanja i kontrole.
3.
Komisija u suradnji s državnom korisnicom utvrđuje da li su sustavi upravljanja
i kontrole predstavljeni u stavcima 1 i 2 sukladni standardima koje zahtijeva
taj Prilog, i objavit će ukoliko oni predstavljaju bilo kakve prepreke u smislu
transparentnosti provjera aktivnosti iz programa ISPA, i vršenja dužnosti od
strane Komisije. Pregled funkcioniranja sustava vršit se redovito.
Odjeljak
6.
1.
Sustavi upravljanja i kontrole mjera osiguravaju zadovoljavajući tijek
revizije.
2.
Tijek revizije smatra se zadovoljavajućim kada dozvoljava:
(a)
usklađivanje zbirnih računa potvrđenih Komisiji s pojedinačnim zapisima o
izdacima i popratnim dokumentima koje pohranjuju administrativna tijela na
raznim razinama, provedbene agencije i krajnji korisnici,
(b)
ovjeru alokacije i prijenos raspoloživih sredstava Zajednice i nacionalnih
sredstava,
(c)
ovjeru ispravnosti informacije dostavljene o provedbi mjere, sukladno uvjetima
Memoranduma o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć te ciljevima pridruženima
mjeri.
3.
Okvirni opis zahtjeva za dostavljanjem informacija o zadovoljavajućem tijeku
revizije naveden je u Prilogu III.4 A.
4.
Država korisnica utvrđuje sljedeće stavke:
(a)
da postoje procedure koje osiguravaju da se dokumenti relevantni za određene
stavke učinjenih izdataka, izvršena plaćanja, poduzete radove i provjeru
njihove sukladnosti s mjerom, a koji su potrebni za provjeru zadovoljavajućeg
tijeka revizije, čuvaju sukladno zahtjevima iz Odjeljka X. Priloga III.1 i iz
Priloga III.4.A,
(b)
da postoji zapis o tijelu koje ih čuva i njegovoj lokaciji,
(c)
da su dokumenti na raspolaganju za inspekciju osobama i tijelima koja
uobičajeno imaju pravo vršiti inspekciju takvih dokumenata.
5.
Osobe i tijela iz stavka 4 (c) su:
(a)
osoblje nacionalnog ISPA koordinatora, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija
i ovlaštenih tijela koje obrađuje zahtjeve za plaćanjem,
(b)
službe koje vrše reviziju sustava upravljanja i kontrole,
(c)
nacionalni dužnosnik za ovjeravanje kao osoba odgovorna za potvrđivanje
zahtjeva za plaćanje tijekom provedbe i zahtjeva za konačnim isplatama iz
Odjeljka III (8) Priloga III.1, te osoba ili odjel koji izdaje izjave o
završetku mjera sukladno dodanom Prilogu III.4.C,
(d)
opunomoćeni dužnosnici nacionalnih revizijskih institucija i onih Zajednice.
Oni
mogu zatražiti da im se dostave izvaci ili kopije dokumenata ili
računovodstvenih podataka iz stavka 4.
Odjeljak
7.
Nacionalni
fond vodi evidenciju o iznosima koji su povratno naplativi od već izvršenih
isplata pomoći iz programa ISPA, i osigurava da se iznosi povratno naplaćuju
bez neopravdanog odgađanja. Nakon povrata sredstava, on refundira vraćena
nepravilna plaćanja, zajedno s kamatom za kasno plaćanje, na način da
relevantne iznose oduzme od sljedeće izjave o izdacima i zahtjeva za plaćanjem
koje za dotičnu mjeru upućuje Komisiji. Ukoliko to nije dovoljno, Komisija može
zahtijevati da joj se refundira višak iznosa.
Nacionalni
fond jednom godišnje Komisiji, kao dodatak četvrtom kvartalnom izvješću o
povratu sredstava koji je dostavljen u Prilogu III.5, šalje izjavu o iznosima
koji s tim datumom čekaju na povrat sredstava u sklopu mjere iz programa ISPA,
a klasificirani su prema godini u kojoj je započeo postupak povrata sredstava.
Odjeljak
8.Potvrda izdataka
1.
Potvrde i izjave o izdacima tijekom provedbe i konačnim izdacima iz Priloga
III.1, Odjeljak III. (6), peta alineja, i (8) sastavlja nacionalni dužnosnik za
ovjeravanje funkcionalno nezavisan od službi koje odobravaju zahtjeve, a u
formatu propisanom Prilogom III.4.B.
2.
Prije potvrđivanja određene izjave o izdacima, nacionalni dužnosnik za
ovjeravanje utvrđuje da su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
nacionalni ISPA koordinator, provedbene agencije, ovlaštena tijela i krajnji
korisnici ispunili su zahtjeve Odjeljka III. (3) i (6), VII. Priloga III. 1 i
poštovali uvjete Memoranduma o financiranju,
(b)
izjava o izdacima uključuje samo izdatke:
(i)
koji su zaista učinjeni unutar razdoblja prihvatljivosti navedenog u
Memorandumu o financiranju kojim se dodjeljuje pomoć, i koje je moguće
poduprijeti računima s potvrdom uplate ili računovodstvenim dokumentima
ekvivalentne dokazne vrijednosti,
(ii)
koji se odnose na radove koji uglavnom nisu bili završeni u vrijeme kada je
podnesen zahtjev za financiranjem,
(iii)
koje opravdava napredak ili završetak mjere sukladno uvjetima Memoranduma o
financiranju kojim se dodjeljuje pomoć i ciljevima pridruženim mjeri.
3.
Kako bi se uvijek prije dostavljanja izjave o izdacima Komisiji mogla
razmotriti dostatnost sustava kontrole i tijeka revizije, država korisnica
osigurava da je Nacionalni fond obaviješten o postupcima koje provode
nacionalni ISPA koordinator, provedbene agencije i ovlaštena tijela u svrhu:
(a)
ovjere vjerodostojnosti podnesenih izdataka i provedbe mjere sukladno uvjetima
Memoranduma o financiranju i ciljevima pridruženima mjeri,
(b)
osiguravanja sukladnosti s primjenjivim pravilima, i
(c)
održavanja tijeka revizije.
Odjeljak
9.Provjere uzorka
1.
Država korisnica organizira provjere mjera na temelju odgovarajućeg uzorka,
sastavljenog kako bi se osobito:
(a)
provjerila učinkovitost postojećih sustava upravljanja i kontrole;
(b)
selektivno, na temelju analize rizika, provjerile izjave o izdacima
pripremljene na različitim relevantnim razinama.
2.
Provjere provedene za razdoblje koje pokriva pomoć iz programa ISPA obuhvaćaju
najmanje 15% ukupno prihvatljivih izdataka učinjenih pod mjerama odobrenim za
to razdoblje. Taj postotak se može umanjiti proporcionalno izdacima učinjenim
prije 1. siječnja 2003. Provjere se temelje na reprezentativnom uzorku
transakcija, uzimajući u obzir zahtjeve stavka 3.
Država
korisnica nastoji jednakomjerno raspodijeliti provođenje provjera tijekom
relevantnog razdoblja. Potrebno je osigurati odgovarajuće razdvajanje funkcija
provjere i postupaka provedbe ili vršenja plaćanja koji se odnose na mjere.
3.
Odabir uzorka transakcija koje će se provjeriti uzima u obzir:
(a)
potrebu da se provjera vrši na odgovarajućoj kombinaciji vrsta i veličine
mjera,
(b)
bilo kakve faktore rizika koji su identificirani tijekom nacionalne provjere
ili provjere Zajednice,
(c)
potrebu da se osigura zadovoljavajuća provjera različitih vrsta tijela
uključenih u upravljanje i provedbu mjera u dva sektora aktivnosti (promet i
okoliš).
Odjeljak
10.
Država
korisnica putem provjera nastoji provjeriti sljedeće:
(a)
praktičnu primjenu i učinkovitost sustava upravljanja i kontrole,
(b)
provedbu mjere u skladu s uvjetima Memoranduma o financiranju kojim se
dodjeljuje pomoć i ciljevima pridruženim mjeri,
(c)
za odgovarajući broj računovodstvenih podataka, podudarnost podataka s
popratnim dokumentima koje pohranjuju provedbene agencije, ovlaštena tijela i
krajnji korisnici,
(d)
postojanje zadovoljavajućeg tijeka revizije,
(e)
za odgovarajući broj izdataka, da su priroda i vrijeme relevantnog izdatka
sukladni odredbama Zajednice i odgovaraju odobrenim specifikacijama mjere i
radova koji su stvarno izvedeni,
(f)
da su odgovarajuća nacionalna sredstva za sufinanciranje stvarno stavljena na
raspolaganje,
(g)
da su sufinancirane mjere provedene u skladu s pravilima i politikama Zajednice
kako to zahtijeva članak 5. Memoranduma o financiranju.
Odjeljak
11.
Provjere
utvrđuju da li je bilo koji od problema na koji se naišlo sustavne prirode, te
da li predstavlja rizik za druge ili sve mjere koje provode iste provedbene
agencije ili dotična država korisnica. One također utvrđuju razloge za takve
situacije, bilo kakva potrebna daljnja ispitivanja i potrebne korektivne i
preventivne radnje.
Odjeljak
12.
Svaka
od država korisnica i Komisija konzultiraju se najmanje jednom godišnje kako bi
uskladile svoje programe kontrole i do najveće mjere povećale učinak sveukupnih
resursa namijenjenih kontroli na nacionalnoj razini i razini Zajednice. Te
konzultacije odnose se na tehnike analize rizika koje je potrebno primijeniti i
uzimaju u obzir nedavne kontrole, izvješća i priopćenja nacionalnih tijela,
Komisije i Europskoga revizorskog suda.
Odjeljak
13.
U
skladu s Odjeljkom 12., država korisnica do 30. lipnja svake godine, a po prvi
put do 30. lipnja 2002., obavještava Komisiju o primjeni Odjeljka 9. i 11. ovog
Priloga u prethodnoj kalendarskoj godini, i uz to kako je potrebno završava ili
ažurira opis svojih sustava upravljanja i kontrole o kojima je izvijestila
sukladno Odjeljku 5.(1).
Odjeljak
14.Izjava o završetku projekata
Osoba
ili odjel određen za izdavanje izjava o završetku mjera iz Priloga III.4.C vrši
funkciju nezavisno od nacionalnog ISPA koordinatora, nacionalnog dužnosnika za
ovjeravanje, Nacionalnog fonda, provedbenih agencija, ovlaštenih tijela i
krajnjih korisnika.
Osoba
ili odjel provodi ispitivanje sukladno međunarodno prihvaćenim revizijskim
standardima. Nacionalni ISPA koordinator, Nacionalni fond, provedbene agencije,
ovlaštena tijela i krajnji korisnici dostavljaju im sve tražene informacije, a
u svrhu sastavljanja izjave daje im se pristup potrebnim podacima i popratnim
dokazima.
Odjeljak
15.
Izjave
se temelje na ispitivanju sustava upravljanja i kontrole, nalaza već provedenih
provjera, i gdje je to potrebno, daljnjih provjera uzorka transakcija te
završnog izvješća sastavljenog sukladno Odjeljku V Priloga III.1. Osoba ili
odjel koji izdaje izjavu vrši sva potrebna ispitivanja kako bi se dostatno
uvjerio/la da je potvrđena izjava o izdacima ispravna, da su popratne
transakcije legalne i redovite i da je mjera provedena u skladu s uvjetima
Memoranduma o financiranju i ciljevima pridruženima mjeri.
Izjave
se sastavljaju na temelju okvirnog obrasca iz Priloga III.4.C i treba ih
pratiti izvješće koje uključuje sve relevantne informacije koje opravdavaju
izjavu, zajedno sa sažetkom nalaza svih provjera provedenih od strane
nacionalnih tijela i tijela Zajednice kojima osoba ili tijelo koje priprema
izjavu ima pristup.
Odjeljak
16.
Ukoliko
postojanje značajnih slabosti pri upravljanju i kontroli, ili visoka učestalost
zatečenih nepravilnosti, ili sumnje o tome da li je mjera pravilno provedena ne
dozvoljavaju da se izda ukupno pozitivno uvjerenje o valjanosti zahtjeva za
konačnom isplatom i konačne potvrde o izdacima, izjava navodi takve okolnosti
te procjenjuje opseg problema i njegov financijski učinak.
U
takvom slučaju, Komisija može zatražiti provođenje dodatne provjere u svrhu
identificiranja i ispravljanja nepravilnosti u određenom vremenskom razdoblju.
Odjeljak
17.Računovodstvene informacije koje je potrebno čuvati i priopćiti Komisiji na
njezin zahtjev
1.
Računovodstveni podaci o mjerama iz Priloga III.4.A čuvaju se koliko je to
moguće u elektronskom obliku. Takvi podaci stavljaju se na raspolaganje
Komisiji na temelju posebnog zahtjeva, a u svrhu provođenja provjere
dokumentacije i provjere na licu mjesta, ne dovodeći u pitanje zahtjeve za
dostavljanjem izvješća o napretku iz Odjeljka VIII. priloga III.1.
2.
Na pisani zahtjev Komisije, država korisnica dostavlja Komisiji podatke iz
stavka 1 u roku od 10 dana od primitka zahtjeva. Komisija i država korisnica
mogu dogovoriti drugačije razdoblje, osobito kada podaci nisu na raspolaganju u
elektronskom obliku.
3.
Komisija jamči da se informacije koje prosljeđuje država korisnica, ili koje je
prikupila tijekom inspekcija na licu mjesta, čuvaju kao povjerljive i sigurne.
4.
Podložno relevantnim nacionalnim zakonima, službenici Komisije imaju pristup
svim dokumentima pripremljenim ili u svrhu ili nakon kontrola provedenih
sukladno ovom Prilogu, te svim čuvanim podacima, uključujući one pohranjene na
računalnim sustavima.
Odjeljak
18.Financijske ispravke
1.
Ukoliko nakon završetka potrebnih provjera Komisija zaključi da:
(a)
provedba mjere ne opravdava dio ili sveukupnu pomoć dodijeljenu mjeri,
uključujući nepoštivanje jednog od uvjeta iz Memoranduma o financiranju za
dodjelu pomoći, a osobito bilo kakvu značajnu promjenu koja utječe na prirodu
ili uvjete provedbe mjere za koju nije traženo odobrenje Komisije, ili
(b)
postoji nepravilnost vezana uz pomoć iz programa ISPA i da dotična država
korisnica nije poduzela potrebne korektivne mjere,
Komisija
će obustaviti pomoć za predmetnu mjeru i, uz navođenje svojih razloga,
zahtijevati od države korisnice da u određenom vremenskom razdoblju dostavi
svoje komentare.
Ukoliko
se država korisnica ne slaže sa zapažanjima Komisije, Komisija poziva državu
korisnicu na raspravu tijekom koje obje strane poduzimaju napor da postignu
sporazum o zapažanjima te o zaključcima koji će iz njih proizaći.
2.
Na kraju razdoblja koje je odredila Komisija, a ako tijekom tri mjeseca nije
postignut dogovor, Komisija, uz poštivanje propisanih postupaka i uzimajući u
obzir komentare države korisnice, odlučuje:
(a)
smanjiti avansno plaćanje iz Odjeljka III. (2) Priloga III.1, ili
(b)
učiniti zatražene financijske ispravke. To podrazumijeva ukidanje cjelokupne
ili dijela pomoći dodijeljene mjeri.
Te
odluke poštuju načelo proporcionalnosti. Kada odlučuje o iznosu korekcije,
Komisija uzima u obzir vrstu nepravilnosti ili izmjene, te razmjer mogućega
financijskog učinka bilo kakvih nedostataka u sustavima upravljanja i kontrole.
Bilo kakvo smanjivanje ili ukidanje dovode do povrata isplaćenih iznosa.
3.
Bilo koji nepropisno primljen iznos koji treba vratiti plaća se Komisiji.
Kamata zbog kasnog povratnog plaćanja zaračunava se sukladno pravilima iz
Odjeljka 21.
Odjeljak
19.
1.
Broj financijski ispravaka koje je Komisija učinila sukladno Odjeljku 18. (2)
za pojedinačne ili sustavne nepravilnosti procjenjuje se kada god je to moguće
i izvedivo na temelju pojedinačnih dokumenata, a jednak je količini izdataka koji
su pogrešno naplaćeni pod programom ISPA, uzimajući u obzir načelo
proporcionalnosti.
2.
Kada nije moguće ili izvedivo precizno odrediti količinu nepravilnih izdataka,
ili kada bi bilo neprimjereno sasvim ukinuti predmetne izdatke, te Komisija
stoga svoje financijske ispravke temelji na projekcijama ili utvrđenoj tarifi,
postupa se na sljedeći način:
(a)
u slučaju projekcije, koristi se reprezentativan uzorak transakcija sa sličnim
karakteristikama,
(b)
u slučaju utvrđene tarife, procjenjuje se ozbiljnost kršenja pravila te opseg i
financijske implikacije bilo kakvih nedostataka u sustavima upravljanja i
kontrole koji su doveli do uočene nepravilnosti.
3.
Kada Komisija svoj stav temelji na činjenicama utvrđenim od strane revizora
koji ne pripadaju njihovim vlastitim službama, samostalno treba doći do
zaključaka o njihovim financijskim posljedicama, nakon što ispita mjere koje je
poduzela država korisnica prema Odjeljku VII. Priloga III.1, te odjeljcima 18.
(1) i (2) ovog Priloga, izvješća iz Priloga III.5 te bilo kakve odgovore države
korisnice.
Odjeljak
20.
1.
Razdoblje unutar kojeg predmetna država korisnica može odgovoriti na zahtjev iz
Odjeljka 18.(1), dostaviti komentare i, kada je to prikladno, izvršiti ispravke
je dva mjeseca, osim u propisno opravdanim slučajevima kada se s Komisijom može
dogovoriti duže razdoblje.
2.
Kada Komisija predlaže financijske ispravke na temelju projekcije ili utvrđene
tarife, državi korisnici daje se mogućnost da uvidom u relevantnu dokumentaciju
dokaže da je stvaran razmjer nepravilnosti manji od procjene Komisije. Država
korisnica može u dogovoru s Komisijom ograničiti opseg ovog ispitivanja na
odgovarajuću količinu ili uzorak relevantne dokumentacije.
Osim
u propisno opravdanim slučajevima, vrijeme dozvoljeno za ovo ispitivanje ne
prelazi daljnja dva mjeseca nakon isteka dvomjesečnog razdoblja iz stavka 1.
Rezultati takvog istraživanja ispituju se na način određen drugim podstavkom
Odjeljka 18. (1). Komisija uzima u obzir bilo kakve dokaze koje je unutar
vremenskih granica dostavila država korisnica.
3.
Kada se država korisnica ne slaže sa zapažanjima Komisije i kada se održava
rasprava iz drugog podstavka Odjeljka 18. (1), tromjesečno razdoblje unutar
kojeg Komisija može donijeti odluku počinje teći od datuma rasprave.
Odjeljak
21.
1.
Bilo kakav povrat sredstava koji treba učiniti prema Komisiji sukladno Odjeljku
18.3 izvršava se prije propisanog roka navedenog na zahtjevu koji je dostavljen
Nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje. Propisani datum je zadnji dan drugog mjeseca
nakon datuma slanja zahtjeva za povratom sredstava.
2.
Bilo kakvo kašnjenje s povratom sredstava uzrokuje kamate za kasno plaćanje,
koje počinju teći na propisan datum iz stavka 1., a završavaju na datum
stvarnog plaćanja. Kamatna rata iznosi jedan i pol posto iznad rate koju
primjenjuje Europska središnja banka pri svojim glavnim operacijama
refinanciranja prvog radnog dana mjeseca u koji pada propisani datum.
3.
Financijska ispravka iz Odjeljka 18. (2) ne dovodi u pitanje obvezu države
korisnice da traži povrat sredstava sukladno Odjeljku VII. Priloga III.1.
4.
Kada iznose treba vratiti slijedom financijskih ispravaka, nadležna služba ili
tijelo pokreće postupak povrata sredstava i o tome obavještava nacionalnog ISPA
koordinatora, Nacionalni fond i provedbene agencije.
Odjeljak
22.
Ni
jedan dio ovog Priloga na sprječava državu korisnicu da pravila primjenjuje
strože nego što su ona ovdje propisana.
PRILOG
III.4.A
OKVIRNI
OPIS ZAHTJEVA ZA INFORMIRANJEM ZA ZADOVOLJAVAJUĆI TIJEK REVIZIJE (Odjeljak 6.)
Zadovoljavajući
tijek revizije, naveden u Odjeljku 6.(2), postoji kada za određenu mjeru,
uključujući pojedinačne projekte unutar grupe projekata:
1.
Računovodstveni podaci koje čuva odgovarajuća upravna razina daju detaljne
informacije o izdacima koje je u sklopu sufinancirane mjere stvarno imala
provedbena agencija, uključujući i slučaj kada ona nije krajnji primatelj
sredstava, tijela ili tvrtke uključene u provedbu mjere, bilo kao koncesionari,
njihovi podugovarači ili u drugom svojstvu. Računovodstveni podaci prikazuju
datum kada su pripremljeni, iznos svake troškovne stavke, prirodu dodatnih
dokumenata te datum i način plaćanja. Priložena je potrebna dokazna
dokumentacija (npr. računi).
2.
Za troškovne stavke koje se samo djelomično odnose na sufinanciranu mjeru,
prikazuje se točnost alokacije izdataka za sufinancirani i ostali dio mjere.
Isto vrijedi i za vrste izdataka koji se smatraju prihvatljivima samo unutar
određenih granica, ili razmjerno drugim troškovima.
3.
Tehničke specifikacije i financijski plan mjere, izvješća o napretku, dokumenti
o natječajnim i ugovornim postupcima i izvješća o inspekciji provedbe mjere
sukladno Odjeljku 4. također se čuvaju na odgovarajućoj upravnoj razini.
4.
U svrhu prijave stvarno učinjenih izdataka u sklopu sufinancirane mjere
Nacionalnom fondu, informacija iz stavka 1 sastavlja se kao detaljna izjava o
izdacima podijeljena prema kategorijama. Detaljna izjava o izdacima predstavlja
dodatne dokumente koji se prilažu računovodstvenim podacima Nacionalnog fonda i
osnova su za pripremu izjava o izdacima za Komisiju.
5.
Kada između implementacijske agencije, ili tijela ili tvrtki koje su uključene
u provedbu mjere, i Nacionalnog fonda postoji jedno ili više ovlaštenih tijela,
svako od ovlaštenih tijela za svoje područje odgovornosti od tijela koje mu je
podređeno zahtijeva detaljne izjave o izdacima, kao dodatnu dokumentaciju za
vlastite računovodstvene podatke, na temelju čega tijelu koje mu je nadređeno
priprema barem sažetak izdataka učinjenih u sklopu mjere.
6.
U slučaju kompjutoriziranog prijenosa računovodstvenih podataka, sve relevantne
vlasti i tijela primaju dostatne informacije s niže razine kako bi opravdali
svoje računovodstvene podatke i iznose o kojima izvještavaju prema višoj
razini, te osigurali zadovoljavajući tijek revizije od ukupnih zbirnih iznosa
koje potvrđuju prema Komisiji do pojedinačnih troškovnih stavki i dodatnih
dokumenata na razini provedbene agencije i drugih tijela i tvrtki uključenih u
provedbu mjere.
PRILOG
III.4.B
POTVRDA
I IZJAVA O IZDACIMA TIJEKOM PROVEDBE/KONAČNA POTVRDA I IZJAVA O IZDACIMA I
ZAHTJEV ZA PLAĆANJEM
EUROPSKA
KOMISIJAISPA
Potvrda
i izjava o izdacima tijekom provedbe/konačna potvrda i izjava o izdacima i
zahtjev za plaćanjem
(službenim
kanalima dostaviti Odjelu... Glavne uprave za regionalnu politiku)
Naziv
mjere: ________________________________________
Memorandum
o financiranju br. ____________od ___________
Referenca
Komisije (CCI br.) ____________________________
POTVRDA
Ja,
___________________, dolje potpisani, predstavnik Nacionalnog fonda koji je
imenovan od strane9 _____________________
ovim
potvrđujem da su svi prihvatljivi izdaci uključeni u priloženu izjavu, a koji
predstavljaju doprinose iz programa ISPA i nacionalno financiranje, plaćeni
sukladno napretku mjere
nakon10:
nakon10: |
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
i iznose |
|
EUR |
|
D |
d |
|
m |
m |
|
g |
G |
g |
G |
|
točan iznos (s dva |
Priložena
izjava o izdacima podijeljena prema kategorijama izdataka i mjerama u slučaju
grupe projekata, pokriva izdatke do zaključno
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
(dd/mm/gggg) |
i
sastavni je dio ove potvrde, kao i pridruženo izvješće o napretku mjere u
usporedbi s planovima/završno izvješće.
Također
potvrđujem da se u sklopu mjere ostvaruje zadovoljavajući napredak prema
završetku/da je mjera završena u skladu s ciljevima te da su informacije
navedene u izvješću o napretku/završnom izvješću točne.
Nadalje
potvrđujem da se mjera provodi/je provedena u skladu s uvjetima iz Memoranduma
o financiranju, osobito vezano uz:
(1)
poštivanje pravila o zaštiti okoliša, prometu (uključujući Trans-europske
mreže), tržišnom natjecanju i dodjeli javnih ugovora (Praktični vodič za Phare,
ISPA i Sapard);
(2)
primjenu postupaka upravljanja i kontrole mjere, osobito kako bi se provjerila
opravdanost traženih izdataka i pravilno izvođenje mjere u skladu s Odjeljkom
4., i kako bi se suzbile, otkrile i ispravile nepravilnosti, gonile prijevare i
povratno naplatili nepropisno plaćeni iznosi (prema Prilogu III.5).
U
skladu s Odjeljkom X. Priloga III.1, popratni dokumenti jesu i nastavit će biti
dostupni u razdoblju od minimalno pet godina nakon konačne isplate od strane
Komisije.
Potvrđujem
da:
(1)
je izjava o izdacima točna i rezultat je računovodstvenog sustava koji se
temelji na provjerljivim popratnim dokumentima;
(2)
izjava o izdacima i zahtjev za plaćanjem uzimaju u obzir bilo kakav povrat
sredstava i zarađene kamate;
(3)
su detalji osnovnih transakcija zabilježeni, kad god da je to bilo moguće, u
kompjutorskoj evidenciji, te da su dostupni na zahtjev odgovornih odjela
Komisije
Datum |
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
(dd/mm/gggg) |
|
|
|
|||||||||||
|
Ime (velikim tiskanim slovima), pečat, funkciju i potpis nadležne osobe |
Izjava o izdacima
učinjenim u sklopu mjere11
Referentni
broj (CCI šifra):
Naziv
mjere:
Datum:
Kategorija izdataka |
Ukupni izdaci učinjeni do datuma
(između...12 i....) |
Izdaci potvrđeni u ovoj izjavi |
Ukupno planirani izdaci (početni
proračun) |
Izdaci učinjeni do datuma, kao
postotak početnog proračuna (%) |
Procijenjeni izdaci potrebni za
završetak mjere |
1. Planiranje |
|
|
|
|
|
2. Studije o izvedivosti, nacrti
i tehnička dokumentacija |
|
|
|
|
|
3. Priprema gradilišta |
|
|
|
|
|
4. Gradnja |
|
|
|
|
|
5. Oprema |
|
|
|
|
|
6. Tehnička pomoć, priprema |
|
|
|
|
|
7. Ostalo |
|
|
|
|
|
UKUPNO |
|
|
|
|
|
Prilog
izjavi o izdacima: povrat sredstava učinjen od posljednje potvrđene izjave o
izdacima i uključen u ovu izjavu o izdacima:
Iznos koji prema
nalogu treba vratiti |
|
Dužnik |
|
Datum izdavanja
naloga za povrat sredstava |
|
Tijelo koje je
izdalo nalog za povrat sredstava |
|
Datum povrata
sredstava |
|
Vraćeni iznos |
|
ZAHTJEV ZA PLAĆANJEM
TIJEKOM PROVEDBE/ZAVRŠNOM ISPLATOM
Naziv
mjere: ________________________________________
Referenca
Komisije (CCI broj)___________________________
Prema
Prilogu III.1, Odjeljak III, ja, dolje potpisani (ime velikim štampanim
slovima, pečat, funkcija i potpis odgovorne osobe), tražim plaćanje iznosa od
_______________ eura kao plaćanje tijekom provedbe/završnu isplatu13. Ovaj
zahtjev zadovoljava uvjete prihvatljivosti budući da:
Obrisati
nepotrebno
(a) |
(a)
Izvješće o napretku mjere u odnosu na fizičke i financijske indikatore, koje
jasno pokazuje svoju usklađenost s odlukom o dodjeli pomoći, uključujući
navedene posebne uvjete |
– je
priloženo |
(b) |
(b)
posljednje izvješće o napretku/završno izvješće o provedbi koje propisuju
Odjeljci V i VIII Priloga III.1, a vezano uz Odjeljak VIII uključujući i
detalje o poštivanju odredbi Praktičnog vodiča za Phare, ISPA i Sapard |
– je
dostavljeno – je
priloženo |
(c) |
(c)
zapažanja i preporuke nacionalnih revizijskih tijela i/ili revizijskih tijela
Zajednice, posebno vezano na korekciju nepravilnosti za koje se sumnja ili je
dokazano da postoje |
– prema
njima se djelovalo – nije
bilo primjedbi ili preporuka |
(d) |
(d) najvažniji tehnički, financijski i pravni problemi
koji su se pojavili i mjere poduzete da ih se ispravi |
– su
navedeni – nisu
primijećeni |
(e) |
(e)
analiza svih odstupanja od originalnog financijskog plana |
– je
dostavljena – je
priložena |
(f) |
(f)
promidžbene aktivnosti povezane s mjerom |
– su
navedene |
(g) |
(g)
niti jedan od ovjerenih izdataka nije bio suspendiran na temelju Odjeljka 18.
ovog Priloga |
|
Plaćanje
izvršiti u korist:
Korisnik: |
|
Banka: |
|
Račun br. |
|
Vlasnik računa |
|
Datum |
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
(dd/mm/gggg) |
|
|
|
|||||||||||
|
Ime velikim tiskanim slovima, pečat, funkciju i potpis nadležne osobe |
PRILOG III.4.C
OKVIRNI UZORAK ZA IZJAVU
O ZAVRŠETKU MJERE14(Odjeljak 14.)
Europskoj
komisiji, Glavnoj upravi za regionalnu politiku
UVOD
1.
Ja, .................................. (navedite ime velikim štampanim slovima,
funkciju i odjel), ispitao/la sam konačnu izjavu o izdacima za ................................
(naziv i referentan CCI broj ISPA mjere) i zahtjev Komisiji za konačnom
isplatom pomoći Zajednice.
OPSEG
ISPITIVANJA
2.
Ispitivanje sam proveo/la u skladu s odredbama Odjeljaka 14., 15. i 16. Priloga
III.4. Planirao/la sam i proveo/la ispitivanje kako bi se dostatno uvjerio/la
da konačna izjava o izdacima i zahtjev za konačnom isplatom pomoći Zajednice,
te završno izvješće, ne sadrže pogrešne materijalne izjave, osobito vezano uz
provedbu mjere15, sukladno uvjetima odluke i dodijeljenih joj ciljeva.
Primijenjeni postupci i informacije korištene pri ispitivanju, kao i zaključci
provjera provedenih tijekom prethodnih godina, sažeti su u priloženom izvješću.
OPAŽANJA
3.
Opseg ispitivanja bio je ograničen na sljedeće:
(a)
(b)
(c),
itd.
(Navedite
prepreke na koje ste naišli tijekom ispitivanja, npr. sustavne probleme,
slabosti u upravljanju, nedostatak tijeka revizije, nedostatak dodatne
dokumentacije, slučajeve u sudskom postupku, itd.: procijenite iznose izdataka
na koje će utjecati ove poteškoće i odgovarajući iznos pomoći Zajednice).
4.
Ispitivanje, kao i zaključci drugih nacionalnih kontrola i kontrola Zajednice
kojima sam imao/la pristup, otkrili su visoku/nisku (označite odgovarajuće;
objasnite ukoliko označite termin visoku) učestalost grešaka/nepravilnosti.
Odgovorna tijela su na odgovarajući način postupila s prijavljenim
greškama/nepravilnostima i ne čini se da one utječu na iznos plative pomoći
Zajednice, uz sljedeće iznimke:
(a)
(b)
(c)
itd.
(Navedite
greške/nepravilnosti s kojima se nije postupilo na odgovarajući način i, za
svaki od slučaja, moguć sustavni karakter i opseg problema te iznose
financijske pomoći Zajednice na koje će to vjerojatno imati utjecaj).
ZAKLJUČAK
Ili
Ukoliko
se tijekom ispitivanja nije naišlo na prepreke, učestalost zapaženih grešaka je
niska i sa svim problemima se postupilo na zadovoljavajući način:
5(a)
Slijedom ispitivanja i zaključaka drugih nacionalnih ili provjera Zajednice
kojima sam imao/la pristup, mišljenja sam da konačna izjava o izdacima i
konačno izvješće korektno, u svakom materijalnom smislu, predstavljaju učinjene
izdatke i proveden rad, u skladu s Memorandumom o financiranju koji se odnosi
na mjeru i njezine ciljeve, te da je zahtjev Komisiji za konačnom isplatom
pomoći Zajednice valjan.
Ili
Ukoliko
se tijekom ispitivanja naišlo na određene prepreke ali učestalost grešaka nije
visoka, ili ukoliko se nije na zadovoljavajući način postupilo s nekim
problemima:
5(b)
Uz izuzetak pitanja navedenih u gornjoj točki 3 (i) grešaka/nepravilnosti
navedenih u točki 4 s kojima se nije postupilo na zadovoljavajući način,
mišljenja sam, na temelju ispitivanja i zaključaka drugih nacionalnih ili
provjera Zajednice kojima sam imao/la pristup, da konačna izjava o izdacima i
konačno izvješće korektno, u svakom materijalnom smislu, predstavljaju učinjene
izdatke i proveden rad, u skladu s Memorandumom o financiranju koji se odnosi
na mjeru i njene ciljeve, te da je zahtjev Komisiji za konačnom isplatom pomoći
Zajednice valjan.
Ili
Ukoliko
se tijekom ispitivanja naišlo na značajne prepreke ili je učestalost zatečenih
grešaka visoka, čak i u slučaju da se s prijavljenim greškama/nepravilnostima
zadovoljavajuće postupilo:
5(c)
Po pitanjima iz točke 3. (i) uzimajući u obzir visoku učestalost grešaka
navedenih u točki 4., nisam u mogućnosti iskazati mišljenje o konačnoj izjavi o
izdacima, završnom izvješću i zahtjevu Komisiji za konačnom isplatom pomoći
Zajednice.
Datum,
potpis
PRILOG III.5
SPORAZUM U VEZI
NEPRAVILNOSTI, POVRATA POGREŠNO PRIMLJENIH SREDSTAVA U SKLOPU PROGRAMA ISPA I
PROVJERA NA LICU MJESTA
Odjeljak 1.
Ovaj
sporazum u državama korisnicama nema utjecaja na primjenu pravila vezanih na
kazneni postupak ili pravosudnu suradnju u kaznenim pitanjima između država
korisnica, Komisije i država korisnica.
Odjeljak
2.
(1)
Države korisnice u roku od 3 mjeseca nakon stupanja na snagu Memoranduma o
financiranju Komisiju obavještavaju o sljedećem:
–
odredbama zakona, regulativi ili upravnom postupku za primjenu mjera koje
podržava ISPA,
–
popisu vlasti ili tijela odgovornih za primjenu mjere, glavnim odredbama vezano
za ulogu i funkcioniranje tih vlasti i tijela, te procedurama koje su odgovorna
primjenjivati.
(2)
Države korisnice odmah obavještavaju Komisiju o svim izmjenama i dopunama
informacija dostavljenih u skladu sa stavkom 1.
(3)
Komisija proučava priopćenja država korisnica te ih izvještava o zaključcima
koje namjerava izvući iz njih. Ostaje u kontaktu s državama korisnicama koliko
je potrebno za primjenu ovog Odjeljka.
Odjeljak
3.
»Nepravilnost«
znači kršenje odredbe Memoranduma o financiranju, ili relevantnog nacionalnog
zakona, kao rezultat čina ili propusta od strane nekoga gospodarskog subjekta,
koji je naudio ili bi mogao nauditi općem proračunu Zajednice kroz neki
neopravdani izdatak.
Odjeljak
4.
(1)
Tijekom dva mjeseca nakon kraja svakog tromjesečja, države korisnice
izvještavaju Komisiju, OLAF, o svim nepravilnostima koje su bile predmetom
inicijalnih upravnih ili sudskih istraga.
U
tu svrhu, one u najvećoj mogućoj mjeri dostavljaju detalje o:
–
pojedinostima mjere koju podupire ISPA,
–
odredbi koja je prekršena, prirodi i iznosu izdataka; u slučajevima u kojima
nije izvršeno nikakvo plaćanje, iznosima koju bi bili pogrešno plaćeni da
nepravilnost nije otkrivena, osim u slučaju kada se greška ili nemar otkrio
prije plaćanja ili nije rezultirao nikakvom upravnom ili sudskom kaznom,
–
ukupnom iznosu i njegovoj podjeli između različitih izvora financiranja,
–
razdoblju tijekom kojeg ili trenutku u kojem je nepravilnost učinjena,
–
praksi primijenjenoj pri nastanku nepravilnosti,
–
načinu na koji je nepravilnost otkrivena,
–
nacionalnim vlastima ili tijelima koja su sastavila službeno izvješće o
nepravilnosti,
–
financijskim posljedicama, obustavi plaćanja, ako postoji, i mogućnosti povrata
sredstava,
–
datumu i izvoru prve informacije koja je dovela do sumnje da se radi o
nepravilnosti, datumu kada je sastavljeno izvješće o nepravilnosti, ako je
relevantno, državi korisnici i uključenim trećim zemljama,
–
identitetu uključenih fizičkih i pravnih osoba, osim u slučajevima kada takva
informacija nije relevantna za borbu protiv nepravilnosti s obzirom na prirodu
predmetne nepravilnosti.
(2)
Kada neke od informacija na koje se odnosi odlomak (1), posebno one koje se
odnose na praksu u nastajanju nepravilnosti i način na koji je otkrivena, nisu
dostupne, države će korisnice, koliko je to moguće, Komisiji dostaviti
informacije koje nedostaju prilikom dostavljanja sljedećih tromjesečnih
izvješća o nepravilnostima.
(3)
Ako nacionalne odredbe propisuju povjerljivost istraga, dostavljanje
informacija je podložno odobrenju nadležnog suda.
Odjeljak
5.
Svaka
država korisnica odmah izvještava Komisiju, i kada je to potrebno,
zainteresirane države članice, o svim nepravilnostima koje su otkrivene ili za
koje se sumnja da su se dogodile, u slučaju kada postoji bojazan da:
–
bi one mogle brzo imati reperkusija izvan njezinog teritorija i/ili
–
da se pokazalo da se radi o novom načinu zloupotrebe.
Odjeljak
6.
Tijekom
dva mjeseca nakon kraja svakog tromjesečja države korisnice izvještavaju
Komisiju, uz reference na sva prethodna izvješća na temelju Odjeljka 4., o
pokrenutim postupcima vezanim uz sve nepravilnosti o kojima je prethodno
izvještavano i svim važnim promjenama koje su iz toga rezultirale, uključujući
sljedeće:
–
iznosima koji su vraćeni, ili onima za koje se očekuje da će biti vraćeni,
–
privremenim mjerama koje su države korisnice poduzele kako bi osigurale povrat
pogrešno plaćenih sredstava,
–
sudskim i upravnim postupcima pokrenutim u cilju povrata pogrešno plaćenih
sredstava i primjene sankcija,
–
razlozima odustajanja od postupaka povrata; Komisiju se, koliko god je to
moguće, obavještava prije donošenja odluke,
–
svakom odustajanju od kaznenog gonjenja.
Države
korisnice izvještavaju Komisiju o upravnim ili sudskim odlukama, ili njihovim
glavnim točkama, koje se odnose na prekid tih postupaka.
Odjeljak
7.
U
slučaju da ne postoje nepravilnosti o kojima treba izvijestiti u referentnom
razdoblju, države korisnice obavještavaju Komisiju o toj činjenici u istom roku
koji je naveden u Odjeljku 4.(1).
Odjeljak
8.
Kada
nadležna tijela države korisnice na izričiti zahtjev Komisije odluče inicirati
ili nastaviti pravne postupke u cilju povrata pogrešno plaćenih sredstava,
Komisija može odlučiti državi korisnici nadoknaditi sve ili dio pravnih
troškova ili troškova nastalih izravno u pravnim postupcima, na temelju
predočenja dokumenata, čak i kada postupak nije bio uspješan.
Odjeljak
9.
(1)
Komisija održava odgovarajuće kontakte s dotičnom državom korisnicom kako bi
dopunila dostavljene informacije o nepravilnostima iz Odjeljka 4., o postupku
iz Odjeljka 6. i posebno o mogućnostima povrata.
(2)
Neovisno o kontaktima navedenim u odlomku (1), Komisija obavještava države
korisnice u slučajevima kada je priroda nepravilnosti takva da sugerira da bi
se ista ili slična praksa mogla dogoditi u drugim državama korisnicama.
(3)
Komisija organizira informativne sastanke na razini Zajednice za predstavnike
država korisnica kako bi s njima proučila informacije dobivene na temelju
Odjeljaka 4., 5. i 6., i na temelju stavka (1) ovog Odjeljka, posebno s obzirom
stečene pouke vezane uz nepravilnosti, preventivne mjere i pravne postupke.
(4)
Na traženje države korisnice ili Komisije, države korisnice ili Komisija se
međusobno konzultiraju kako bi zatvorile sve rupe u zakonu koje bi mogle
naštetiti interesima Zajednice, a koje su postale evidentnima tijekom provedbe
važećih odredbi.
Odjeljak
10.
Komisija
u okviru aktivnosti sprječavanja prijevara redovito izvještava države korisnice
o opsegu sredstava uključenih u otkrivene nepravilnosti, kao i različitim
kategorijama nepravilnosti, koje su podijeljene prema vrsti i numerirane.
Odjeljak
11.
(1)
Države korisnice i Komisija poduzimaju sve potrebno kako bi osigurale da
informacije koje razmjenjuju ostanu povjerljive.
(2)
Informacije na koje se odnosi ovaj sporazum, pogotovo se ne smiju slati nikom
osim osobama u državama korisnicama ili u institucijama Zajednice čije dužnosti
zahtijevaju da imaju pristup tim informacijama, osim ako države korisnice koje
informacije daju nisu izričito na to pristale.
(3)
Imena fizičkih i pravnih osoba mogu se otkriti drugoj državi korisnici ili
instituciji Zajednice samo kada je to potrebno radi sprječavanja ili gonjenja
nepravilnosti ili kako bi se ustvrdilo da li se navodna nepravilnost dogodila.
(4)
Dostavljene informacije ili informacije dobivene na bilo koji drugi način na
temelju ovog Sporazuma pokriva profesionalna povjerljivost i zaštićene su na
isti način kao što su slične informacije zaštićene nacionalnim zakonodavstvom
države korisnice koja ih je dobila, kao i odgovarajućim odredbama primjenjivim
na institucije Zajednice.
Osim
toga, te se informacije ne mogu koristiti ni u kakve druge svrhe osim onih
reguliranih ovim Sporazumom, osim ako tijela koja su ih dostavila ne daju svoj
izričit pristanak, te pod uvjetom da odredbe na snazi u državama korisnicama u
kojima se nalazi tijelo primatelj ne zabranjuju ovakvu dostavu ili korištenje.
(5)
Stavci (1) do (4) ne sprječavaju korištenje informacija dobivenih na temelju ovog
Sporazuma u bilo kojem pravnom postupku koji se naknadno pokrene zbog
nepoštivanja pravila Zajednice na području pretpristupne pomoći. Nadležno
tijelo država korisnica koje je dostavilo informacije mora biti informirano o
ovakvom korištenju.
(6)
Kada država korisnica Komisiju obavijesti da je fizička ili pravna osoba čije
je ime priopćeno Komisiji sukladno ovom sporazumu, u daljnjoj istrazi dokazala
da nije bila uključena ni u kakvu nepravilnost, Komisija o toj činjenici odmah
obavještava svakoga kome je otkrila ime na temelju ovog Sporazuma. Takva će
osoba nakon toga prestati biti tretirana, na temelju prethodne obavijesti, kao
osoba uključena u predmetnu nepravilnost.
Odjeljak
12.
Vraćeni
se iznosi dijele između država korisnica i Zajednice prema stopama zajedničkog
sufinanciranja proporcionalno izdacima koje su već učinile.
Odjeljak
13.
Provjere
i inspekcije na licu mjesta, izvršene u cilju zaštite financijskih interesa
Zajednice od nepravilnosti definiranih u Odjeljku 3., Komisija priprema i
provodi u tijesnoj suradnji s nadležnim tijelima dotične države korisnice, koja
su pravodobno obaviještena o predmetu i cilju provjera i inspekcija na koje se
ovaj Prilog odnosi, kako bi mogla pružiti potrebnu pomoć. U cilju toga
dužnosnici dotične države korisnice mogu sudjelovati u provjerama i
inspekcijama na licu mjesta.
Nadalje,
ako dotična država korisnica to želi, nadležna tijela Komisije i države
korisnice mogu zajednički provesti provjere i inspekcije na licu mjesta.
Odjeljak
14.
Komisija
provodi provjere i inspekcije na licu mjesta kod gospodarskih subjekata, tj.
fizičkih i pravnih osoba, ili drugih tijela s dodijeljenom pravnom osobnošću, u
slučajevima kada postoje razlozi za sumnju o počinjenim nepravilnostima.
Kako
bi se Komisiji olakšalo provođenje takvih provjera i inspekcija, od
gospodarskih subjekata se traži da dozvole pristup svojim objektima, zemljištu,
prometnim sredstvima ili drugim područjima koja se koriste u poslovne svrhe.
Kada
je to stvarno potrebno radi utvrđivanja postojanja nepravilnosti, Komisija može
provesti provjere i inspekcije na licu mjesta kod drugih relevantnih
gospodarskih subjekata, kako bi dobila pristup predmetnim informacijama koje ti
subjekti posjeduju o činjenicama podložnim provjerama i inspekcijama na licu
mjesta.
Odjeljak
15.
(1)
Provjere i inspekcije na licu mjesta, na temelju ovlasti i odgovornosti
Komisije, provode njezini dužnosnici ili drugi službenici propisno ovlašteni
relevantnim Komisijinim pravilima (u daljnjem tekstu ‘Komisijini inspektori’).
Osobe koje država korisnica Komisiji stavi na raspolaganje kao detaširane
nacionalne stručnjake mogu pomagati u takvim provjerama i inspekcijama.
Komisijini
će inspektori koristiti svoje ovlasti nakon što predoče pisano ovlaštenje koje
pokazuje njihov identitet i funkciju, zajedno s dokumentom koji navodi predmet
i cilj provjere ili inspekcije na licu mjesta.
Podložno
primjenjivim zakonima Zajednice, od njih se traži da se pridržavaju pravilnika
koje određuju zakoni dotične države korisnice.
(2)
Uz suglasnost dotične države korisnice, Komisija može tražiti pomoć dužnosnika
države korisnice kao promatrača i pozvati vanjska tijela koje pod njezinom
odgovornošću pružaju tehničku pomoć.
Komisija
osigurava da gore navedeni dužnosnici i tijela pruže sve relevantne garancije o
tehničkoj kompetenciji, nezavisnosti i poštivanju profesionalne tajne.
Odjeljak
16.
(1)
Komisijini inspektori imaju pristup, pod istim uvjetima kao i nacionalni
upravni inspektori i uz poštivanje nacionalnog zakonodavstva, svim
informacijama i dokumentaciji o predmetnim operacijama koje su potrebne za
pravilno izvršenje provjera i inspekcija na licu mjesta. Mogu koristiti ista
inspekcijska sredstva kao i nacionalni upravni inspektori, posebno kopirati
relevantne dokumente.
Provjere
i inspekcije na licu mjesta mogu se posebno odnositi na sljedeće:
–
poslovne knjige i dokumente kao što su računi, popisi uvjeta, obračuni plaća,
izjave o korištenom materijalu i obavljenom poslu i bankovni izvodi u posjedu
gospodarskih subjekata,
–
kompjutorske podatke,
–
sustave i metode proizvodnje, pakiranja i distribucije,
–
fizičke kontrole prirode i količine robe ili dovršenih operacija,
–
uzimanje i provjeru uzoraka,
–
napredak radova i investicije za koje je osigurano financiranje, te korištenje
završenih investicija,
–
proračunske i knjigovodstvene dokumente,
–
financijsku i tehničku provedbu subvencioniranih projekata.
(2)
Kada je to potrebno, država korisnica na zahtjev Komisije poduzima odgovarajuće
preventivne mjere prema nacionalnim zakonima, naročito u cilju osiguravanja dokaza.
Odjeljak
17.
(1)
Dostavljene informacije ili informacije dobivene u bilo kojem obliku na temelju
ovog Priloga pokriva profesionalna tajna i zaštićene su na isti način kao što
su slične informacije zaštićene nacionalnim zakonodavstvom države korisnice
koja ih je dobila, te odgovarajućim odredbama primjenjivim na institucije
Zajednice.
Takve
informacije ne mogu se dostaviti drugim osobama osim onih u institucijama
Zajednice ili države korisnice, čije dužnosti zahtijevaju da ih znaju, niti ih
institucije Zajednice mogu koristiti u bilo kakve druge svrhe osim osiguravanja
učinkovite zaštite financijskih interesa Zajednice u svim državama korisnicama.
Kada država korisnica informacije dobivene od dužnosnika koji kao promatrači
pod njezinim ovlastima sudjeluju u provjerama i inspekcijama na licu mjesta
namjerava koristiti u druge svrhe, za to traži pristanak države korisnice iz
koje je ta informacija dobivena.
(2)
Komisija što žurnije izvještava nadležno tijelo države na čijem se teritoriju
odvijaju provjera ili inspekcija na licu mjesta o svim činjenicama ili sumnjama
povezanim s nepravilnošću o kojoj je obaviještena tijekom provjere ili
inspekcije na licu mjesta. U svakom se slučaju od Komisije zahtijeva da gore
spomenuto tijelo obavijesti o rezultatu takvih provjera i inspekcija.
(3)
Komisijini inspektori osiguravaju da se pri izradi njihovih izvješća u obzir
uzmu zahtjevi nacionalnog zakonodavstva dotične države korisnice. Materijal i
popratni dokumenti navedeni u Odjeljku 16. prilažu se ovim izvješćima. Tako
pripremljena izvješća mogu se koristiti kao (prihvatljivi) dokazi u upravnim
ili sudskim postupcima države korisnice u kojima se njihova upotreba pokaže
nužnom, na isti način i pod istim uvjetima kao i upravna izvješća nacionalnih
inspektora, te će imati istu vrijednost kao i takva izvješća. Kada se
inspekcija provodi zajednički, od nacionalnih inspektora koji sudjeluju u
operaciji traži se da supotpišu izvješće koje sastave Komisijini inspektori.
Odjeljak
18.
Kada
se gospodarski subjekti iz Odjeljka 14. odupiru provjeri ili inspekciji na licu
mjesta, dotična država korisnica, postupajući u skladu s nacionalnim pravilima,
Komisijinim inspektorima pruža pomoć potrebnu za vršenje svoje dužnosti
provođenja provjere ili inspekcije na licu mjesta.
Na
državi korisnici je da poduzme sve potrebne mjere u skladu s nacionalnim
zakonodavstvom.
PRILOG III.6
ZAHTJEVI ZA
INFORMIRANJEM I PROMIDŽBOM
PRAVILA O DETALJNIM
PRIPREMAMA ZA INFORMIRANJE I PROMIDŽBU
1. Ciljevi i opseg
Informativne
i promidžbene mjere vezane na pomoć iz programa ISPA namijenjene su sljedećem:
–
povećanju svijesti javnosti o aktivnostima Europske zajednice i njihove
transparentnosti,
–
informiranju potencijalnih korisnika i profesionalnih organizacija o
mogućnostima programa ISPA.
Informiranje
i promidžba odnose se na sve mjere u sklopu kojih program ISPA daje financijsku
pomoć.
Cilj
je informativnih i promidžbenih mjera informirati javnost, kao i potencijalne i
krajnje korisnike, uključujući:
–
regionalne, lokalne i druge javne vlasti,
–
gospodarske i socijalne partnere,
–
nevladine organizacije,
–
operatore i promicatelje projekta,
–
sve druge zainteresirane stranke
o
mogućnostima koje pruža program ISPA.
2.
Opća načela
Tijelo
odgovorno za provedbu nekog ISPA projekta (u daljnjem tekstu »odgovorno tijelo«)
zaduženo je za sve promidžbene mjere na licu mjesta. Promidžba se odvija u
suradnji s odjelima Komisije koji su obaviješteni o mjerama poduzetim s ovim
ciljem.
Odgovorno
će tijelo poduzimati odgovarajuće administrativne korake kako bi osiguralo učinkovitu
primjenu ovih odredbi i suradnju s odjelima Komisije.
Informativne
i promidžbene mjere poduzimaju se pravovremeno, nakon što se donese odluka o
pomoći kroz program ISPA. Komisija zadržava pravo pokretanja postupka
smanjenja, suspenzije ili otkazivanja pomoći kroz program ISPA, ako država
korisnica ne zadovoljava svoje obveze iz ovog Priloga. U takvim se slučajevima
primjenjuje postupak naveden u Prilogu III.1, odjeljku VIII. Memoranduma o
financiranju u okviru programa ISPA, koji se sklapa sa svakom državom
korisnicom.
3.
Smjernice za informativne i promidžbene aktivnosti
Neovisno
o detaljnim pravilima navedenim pod točkom 4., sljedeća se načela primjenjuju
na sve informativne i promidžbene mjere:
3.1
Sredstva javnog priopćavanja
Odgovorno
tijelo na najadekvatniji način informira sredstva javnog priopćavanja o
aktivnostima koje sufinancira program ISPA. Doprinos Europske zajednice se
adekvatno odražava u toj informaciji.
U
tom cilju, formalni početak projekata i važnih faza u njegovoj provedbi predmetom
je informativnih mjera, posebno u regionalnim sredstvima javnog priopćavanja
(tisak, radio i televizija). Odgovarajuća se suradnja mora osigurati s
delegacijama Europske komisije u dotičnim državama korisnicama.
3.2
Informativni događaji
Organizatori
informativnih događaja kao što su konferencije, seminari, sajmovi i izložbe
vezani uz provedbu projekata djelomično financiranih iz programa ISPA, na
eksplicitan način prikazuju sudjelovanje Europske zajednice. Treba koristiti
mogućnost korištenja zastave Europske zajednice u dvoranama za sastanke, i
simbola Europske zajednice na dokumentima. Delegacije Europske komisije u
državama korisnicama po potrebi pomaže u pripremi i provedbi takvih događaja.
3.3
Informativni materijal
Publikacije
(kao što su brošure i leci) o projektima ili sličnim mjerama na naslovnoj
stranici trebaju osim nacionalnog, regionalnog ili lokalnog simbola, sadržavati
jasnu indikaciju simbola Europske zajednice.
Kada
publikacija uključuje predgovor, on mora biti potpisan i od strane odgovorne
osobe u državi korisnici, i u ime Komisije odgovornog člana Komisije ili
njegovog predstavnika, kako bi se osiguralo da je sudjelovanje Europske
zajednice jasno naznačeno. Takve publikacije zainteresirane stranke za dodatne
informacije upućuju na odgovorno tijelo.
Gore
spomenuta načela također se primjenjuju na audio-vizualni materijal i
internet-stranice.
4.
Dužnosti država korisnica
Informiranje
i promidžba predmetom su koherentnog niza mjera koje definira odgovorno tijelo
u suradnji s Komisijom tijekom trajanja projekta. Države korisnice osiguravaju
da su predstavnici Komisije, uključujući njezine delegacije, odgovarajuće
uključeni u najvažnije javne aktivnosti povezane s programom ISPA.
Dok
su projekti u provedbi, odgovorno tijelo poduzima sljedeće mjere kako bi
istaknulo sudjelovanje programa ISPA u navedenom projektu:
a)
Informacije relevantne za projekt
Informativne
i promidžbene mjere na licu mjesta poduzimaju se kako bi se javnost informiralo
o pomoći Europske zajednice kroz program ISPA. Odgovorno tijelo u
najadekvatnijem obliku objavljuje sadržaj projekata i osigurava da se dokumenti
diseminiraju lokalnim i regionalnim sredstvima javnog priopćavanja, te ih ima
spremne za zainteresirane stranke.
Mjere
na licu mjesta trebaju uključivati:
–
panoe podignute na gradilištima,
–
trajne komemorativne ploče na infrastrukturi, dostupne javnosti,
koje
moraju biti postavljeni u skladu s posebnim odredbama o informiranju na
gradilištu, koji su u daljnjem tekstu detaljno opisani.
b)
Opće informacije povezane s programom ISPA
Osim
navedenog pod točkom (a), nacionalni ISPA koordinator redovito proizvodi opće
informacije o pomoći alociranoj dotičnoj državi kroz program ISPA,
naglašavajući provedbu projekata i postignute rezultate. Ove se opće
informacije trebaju proizvesti barem jednom godišnje, te trebaju biti priložene
u godišnjem izvješću Komisiji. Ove informacije će biti u obliku brošura od
općeg interesa, profesionalnog audio-vizualnog materijala (npr. spot) i
tiskovnih konferencija na odgovarajućoj razini. Te informacije grupiraju
projekte prema njihovoj prirodi i/ili se usredotočuju na projekte od
relevantnog interesa. Treba ih dostaviti nacionalnim i regionalnim
televizijskim i radiopostajama, Komisiji, te na zahtjev drugim zainteresiranim
stranama kao što je definirano u stavku 1.
5.
Rad odbora za praćenje
–
Predstavnici Komisije u Odboru za praćenje, u suradnji s nacionalnim ISPA
koordinatorom, osiguravaju usklađenost s odredbama o promidžbi, osobito onim
povezanim s panoima i komemorativnim pločama (vidi posebne odredbe u daljnjem
tekstu).
–
Odgovorno tijelo dostavlja predsjedavajućem Odbora za praćenje informativne i
promidžbene mjere i odgovarajuće dokaze kao što su fotografije. Kopije takvih
materijala šalju se Komisiji.
–
Predsjedavajući Odbora Komisiji prosljeđuje sve potrebne informacije koje je
potrebno uzeti u obzir u godišnjem izvješću.
–
Odbor za praćenje osigurava da su dostupne odgovarajuće informacije o njegovom
radu. U tom cilju svaki odbor za praćenje informira sredstva javnog
priopćavanja, koliko god to često smatra potrebnim, o napretku na
projektu/projektima za koje je odgovoran. Predsjedavajući je odgovoran za
kontakte s medijima, a predstavnik Komisije mu pomaže.
–
Odgovarajući se aranžmani također dogovaraju, u suradnji s Komisijom i njezinim
delegacijama u državama korisnicama, kada se odvijaju važni događaji kao što su
sastanci na vrhu ili otvaranja.
6.
Završne odredbe
Komisija
može pokrenuti posebne dodatne mjere kako bude smatrala odgovarajućim, nakon
rasprave s nacionalnim koordinatorom za program ISPA i odgovornim tijelom.
Odgovorno
tijelo u svakom slučaju može provoditi dodatne mjere. Ono konzultira Komisiju i
informira je o inicijativama koje poduzima, kako bi Komisija na adekvatan način
mogla sudjelovati u njihovoj realizaciji.
Kako
bi pospješila provedbu ovih odredbi, Komisija može pružiti odgovarajuću pomoć i
izdati smjernice.
POSEBNE ODREDBE O
PANOIMA I KOMEMORATIVNIM PLOČAMA
U
cilju vidljivosti ISPA projekata, države korisnice osiguravaju poštivanje
sljedećih informativnih i promidžbenih mjera
1.
Panoi
Panoi
se postavljaju na gradilištima projekata financiranih iz programa ISPA. Takvi
će panoi uključuju prostor rezerviran za navođenje sudjelovanja Europske
zajednice.
Panoi
moraju biti veličine koja odgovara opsegu operacije.
Dio
panoa rezerviran za Europsku zajednicu mora zadovoljavati sljedeće kriterije:
–
da zauzima najmanje 50% ukupne površine panoa,
–
da sadržava standardizirani simbol Europske zajednice i tekst sličan onome iz
priloženog primjera.
Ako
odgovorno tijelo ne podigne pano kojim oglašava svoje vlastito sudjelovanje u
financiranju projekta, pomoć Europske zajednice se mora prikazati na posebnom
panou. U takvim slučajevima, gornje primjedbe vezano na dio Europske zajednice
primjenjuju se analogijom.
Panoi
se ne uklanjaju prije isteka 6 mjeseci od završetka radova, te se zamjenjuju
komemorativnom pločom u skladu s odredbama pod točkom 2.
2.
Komemorativne ploče
Trajne
se komemorativne ploče postavljaju na mjestima dostupnim javnosti. Osim simbola
Europske zajednice, takve ploče moraju spomenuti doprinos Europske zajednice
projektu.
Treba
koristiti sljedeći tekst kao smjernicu za traženi sadržaj:
»Ovaj
je projekt sufinanciran u visini od % od strane Europske zajednice. Nakon
završetka ____ godine, ukupna vrijednost projekta je iznosila _______
(nacionalna valuta), a ukupni doprinos Europske zajednice je bio_______
(nacionalna valuta).«
–
PRIMJER -
Naslov projekta |
|||
Europski
simbol |
|
|
|
|
Financira: |
|
|
|
Europska
unija (bespovratna sredstva) … € |
… |
|
|
MFI (zajam)
… € |
… |
|
Provedbeno
tijelo: |
Ministarstvo
… |
|
|
Vlasnik: |
Ime
vlasnika |
|
|
Nadzor
i upravljanje: |
Ime
trgovačkog društva |
|
|
Izvođač: |
Ime
izvođača |
|
|
ISPA
Measure No:
2005
HR 16 P PA 003
FINANCING MEMORANDUM AGREED BETWEEN THE EUROPEAN COMMISSION
AND THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF CROATIA CONCERNING THE GRANT OF
ASSISTANCE FROM THE INSTRUMENT FOR STRUCTURAL POLICIES FOR PRE-ACCESSION TO THE
FOLLOWING MEASURE IPA PROJECT PIPELINE PREPARATION (ENVIRONMENT) LOCATED IN
ZAGREB IN CROATIA
FINANCING MEMORANDUM
The
European Commission, hereinafter referred to as «the Commission”, acting for
and on behalf of the European Community, hereinafter referred to as «the
Community» represented by the Director General for Regional Policy, Mr. Graham
Meadows, for the Commission
on
the one part, and
The
Government of the Republic of Croatia, hereinafter referred to as «the
beneficiary»
on
the other part,
HAVE AGREED AS FOLLOWS:
Article 1
The
measure referred to in Article 2 below shall be implemented and financed
out of the budgetary resources of the Community in accordance with the
provisions set out in this Memorandum. The measure referred to in
Article 2 below shall be implemented in line with the General Conditions
annexed to the Framework Agreement signed between the Commission and the
beneficiary and supplemented by the terms of this Memorandum and the provisions
annexed hereto.
Article
2
IDENTIFICATION
OF THE MEASURE
The
Instrument for Structural Policies for Pre-accession shall contribute, by way
of a grant, towards the financing of the following measure as described in
Annex I:
Measure number: |
2005/HR/16/P/PA/003 |
Title: |
IPA
Project Pipeline Preparation (Environment) |
Duration: |
Start date: The date of
signature of the financing memorandum by the Commission |
|
End date: 31st December
2010 |
Location: |
Zagreb |
Group: |
- |
Article
3
COMMITMENT
1.
The maximum public or equivalent expenditure which may be taken into account
for the purpose of calculating assistance shall be € 1,464,100;
2.
The rate of Community assistance granted to the measure is fixed at 66 % of
total public or equivalent expenditure as indicated in the financing plan in
Annex II;
3.
The maximum amount of assistance from the Instrument for Structural Policies
for Pre-accession is fixed at € 966,306;
4.
An amount of € 966,306 is committed from the 2006 budget under budgetary line
13.050101. Commitments in respect of subsequent instalments shall be based on
the initial or revised financing plan for the measure, subject to the state of
implementation of the measure and to budgetary availability.
Article
4
PAYMENTS
1.
Community assistance shall cover payments on the measure for which legally
binding commitments have been made by the beneficiary and for which the
requisite finance has been specifically allocated. These payments must relate
to the services described in Annex I.
2.
Payments made before the date of signature of the financing memorandum by the
Commission shall not be eligible for assistance from the Instrument for
Structural Policies for Pre-accession.
5.
The measure described in Annex I and payments by the body responsible for the
implementation of the measure shall be completed no later than the end date
indicated in Article 2 above.
3.
The report required for the payment of the final balance should be submitted
not later than 6 months after this date.
4.
The advance payment is fixed at € 386,5221, which shall be transferred as
follows:
–
An amount of € 193,261 is paid out after signature of this memorandum by the
beneficiary;
–
The remainder is paid out following the signing of the first main technical
assistance contract.
Article
5
RESPECT
OF COMMUNITY LAW AND POLICIES
The
measure shall be carried out in compliance with the relevant provisions set out
in the Stabilisation and Association Agreement2 and shall contribute to the
achievement of Community policies, in particular those concerning environmental
protection and improvement.
Article
6
INTELLECTUAL
PROPERTY
The
Beneficiary and the authority responsible for implementation mentioned in
Annex I point 3 shall ensure that they acquire all necessary
intellectual property rights to studies, drawings, plans, publicity and other
material made in conjunction with planning, implementation, monitoring and
evaluation of the project. They shall guarantee that the Commission, or any
body or person delegated by the Commission shall have access and the right to
use such material. The Commission will only use such material for its own
purpose.
Article
7
PERMITS
AND AUTHORISATIONS
Any
type of permits and or authorisations required for the implementation of the
measure must be provided by the competent authorities of the Beneficiary in due
time and in accordance with national law.
Article
8
SPECIFIC
CONDITIONS RELATED TO THE MEASURE
The
presence of a project in the indicative list contained in Annex I does not
constitute in any way a commitment of the Commission to grant financial support
for the construction phase of the project.
Article
9
The
implementation provisions described in the Annexes to this financing memorandum
form an integral part of it.
Non-compliance
with the conditions and implementation provisions shall be dealt with by the
Commission according to the procedure stipulated in Annex III.1.
Section VIII.
Article
10
The
authentic text of this financing memorandum is the present document as signed
hereunder.
Done
at Šibenik, 26th October Done
at Brussels, 26th
2006 September
2006
For
the Recipient For the
Community
Martina
Dalić G.
Meadows
National
ISPA Coordinator Director General
ANNEX 1
DESCRIPTION OF MEASURE
IPA
Project Pipeline Preparation (environment)Commission code No:
2005/HR/16/P/PA/003
1.
MEASURE TITLE
Preparation
of a pipeline of environmental projects to be submitted for implementation
under the IPA programme
2.
AUTHORITY MAKING THE APPLICATION (National ISPA Co-ordinator)
2.1. Name: Ministry
of Foreign Affairs and European
Integration,
2.2. Address: Petretićev
trg 2, 10 000 Zagreb (Croatia)
3.
AUTHORITY RESPONSIBLE FOR IMPLEMENTATION (as defined at Section II (2) of Annex
III.2)
3.1. Name: Ministry
of Finance, Central Financing and
Contracting Unit,
3.2. Address: Katančićeva
5, 10 000 Zagreb (Croatia)
4.
FINAL BENEFICIARY (in case it is a different body from the authority mentioned
under 3)
4.1. Name: Ministry
of Environmental Protection, Physical Planning and Construction (this
beneficiary will also represent the Ministry of Agriculture, Forestry and Water
Management depending on the responsible ministry for the project under
preparation).
4.2. Address: Ulica
Republike Austrije 20, 10 000 Zagreb (Croatia)
5.
LOCATION
5.1. Beneficiary country: Republic of Croatia
5.2. Region: throughout
the territory of the Republic of Croatia according to the location of the
future final beneficiaries of the measure.
6.
DESCRIPTION
The
main objective of the IPA (Instrument for Pre Accession) programme, which will
be the pre-accession instrument for the period 2007-2013, is to provide assistance
for measures enabling a candidate country to comply with requirements of the
environmental acquis and the objectives of the European/Accession Partnership.
To ensure the efficient use of these funds the respective ministries and other
administrative bodies in Croatia will need to implement a number of legal,
strategic and institutional activities.
Two
principal activities are envisaged within this measure.
Task
1 – This task is to provide assistance to the Croatian national authorities in
the preparation of an IPA project pipeline for environmental projects (in the
wastewater/water and waste sectors) i.e. assistance in the preparation of a
pipeline of projects that will be based on the indicative list of priority
projects listed in the National ISPA Environmental Strategy of the Republic of
Croatia and to be ready for implementation between 2007 and 2013. In order for
this to be achieved it is necessary to provide technical assistance to help
potential future IPA beneficiaries in the preparation/completion of the full
documentation required for IPA grant applications. Assuming that these IPA
applications will be successful the above mentioned projects will contribute to
ensuring that the Republic of Croatia is in compliance with the requirements of
the environmental acquis and the objectives of the European/Accession
Partnership, as well ensuring the efficient use of the IPA funds available for
the country. The activities are targeted at projects in the solid waste,
wastewater and water supply sectors according to the indicative list projects
presented below.
Task
2 – The second task of this measure is the refinement of the IPA Environmental
Strategy, which is being prepared by Ministry of Environmental Protection,
Physical Planning and Construction and the Ministry of Agriculture, Forestry
and Water Management.
7.
OBJECTIVES
The
overall objective of the assistance is to ensure the effective use of the funds
that will be available in the IPA programme for Croatia for the environmental
sector. In addition the assistance is designed to ensure that the environmental
protection activities commenced under the ISPA programme are continued within
the IPA programme thereby ensuring consistency in EU assistance measures in the
environment sector.
The
specific objectives of the assistance are:
–
assistance in the preparation of an IPA Project Pipeline for environment
projects including the full preparation of IPA grant applications with all the
necessary supporting documents in compliance with relevant EU directives, and
as required by the relevant IPA regulations,
–
refinement of the IPA Environmental Strategy as required by relevant IPA
regulations, which determines the framework and guidelines for the efficient
use of the available funds for Croatia from the IPA programme in the
environmental sector. The strategy will be similar to and follow on from the
ISPA Environmental Strategy to ensure the maximum consistency of approach and
continuity in project implementation.
Generally
speaking the preparation of a project to be funded through IPA requires the
completion of:
•
Master Plan;
•
Feasibility Study (including Institutional Analysis);
•
Financial and Economic Analysis;
•
Environmental Impact Assessment (including public hearing);
•
Preliminary designs;
•
Cost estimates;
•
Investment programme;
•
Tender documents (if appropriate);
•
Completion of a formal IPA funding application.
However,
some of the projects included in the indicative list of potential projects have
already had some preparatory work carried out by various means to prepare them
for EU funding. Others are at an advanced stage of preparation. Therefore the
exact scope of work for each project application to be prepared will be
determined by the Contracting Authority at the time of drawing up the detailed
Terms of Reference for the individual service contracts. These Terms of
Reference will then be subject to the ex-ante approval of the EC Delegation in
Zagreb. The projects will be prioritised according to the criteria listed in
the IPA Environmental Strategy and according to the envisaged IPA programme
budget.
It
is important to note that the amount of assistance available will not enable
the preparation of all the measures on the indicative lists. Therefore the
consultants will select only the measures which are at the most advanced state
of preparation for finalising the IPA applications. The priority of importance
of the projects is provided in the attached indicative lists with the final aim
being to produce as many high quality IPA measure applications from the
indicative lists as is possible with the amount of finance available.
Due
to the limited amount of finance available for this measure the technical
assistance is to be divided up according to the relevant environmental sector
i.e. solid waste, wastewater and water supply, in order that specialist teams
of experts can be used in the most cost efficient way possible to ensure the
preparation of the maximum number and highest quality of IPA project
applications.
The
refinement of the IPA Environment Strategy, prepared by Ministry of
Environmental Protection, Physical Planning and Construction and the Ministry
of Agriculture, Forestry and Water Management, will be carried out by a
separate team of consultants from those preparing the IPA project applications.
The work of this team will consist of ensuring that the strategy which has been
prepared following the requirements of the aquis, the relevant EU Directives,
the Croatian Pre-Accession Economic Programme 2005-2007 and the Croatian
National Environmental Strategy and National Environmental Action Plan.
The
Strategy is to be consistent with the approach taken by the previous ISPA
Environment Strategy. It should be logical, clear and present a reasoned,
structured and consistent approach to all aspects of environmental protection
within the Republic of Croatia. The detailed requirements for this measure will
be listed in the Terms of Reference which will be subject to the ex-ante
control of the EC Delegation in Zagreb.
Indicative
list of projects to be prepared for IPA fundingThe order of priority for the
projects is indicated in [ ]
Solid
Waste
National ISPA Strategy Project Ref. |
Project Name |
Estimated project value M€ |
W 2 [1] |
Bikarac Regional Waste
Management Centre Stage II |
8.58 |
W 4 [4] |
Integration
and modernisation of the waste management system in the county of Istria |
28.35 |
W 6 [2] |
Remediation
and closing down of the Sovjak pit, Primorje-Gorski Kotar County |
25 |
W 3 [3] |
Regional Waste
Management Centre Mariscina |
34.82 |
W 1 |
Regional Waste
Management Centre for the Split Dalmatia County |
35 |
W 5 |
Regional Waste
Management Centre for North-West Croatia |
33.50 |
W 10 |
Regional Waste
Management Centre for East Slavonia |
8.50 |
W 11 |
Waste Management Centre
for the county of Zadar (phase I) |
15 |
W 12 |
Waste Management Centre
for the county of Dubrovnik-Neretva |
15 |
Air
sector and climate change
National ISPA |
Project Name |
Estimated project value M€ |
A1 |
Assessment
of District Heating Systems fuelled by renewable sources of energy (wood,
waste from the Croatian Forestry Company), including project preparation |
15 |
Water
Supply
National ISPA |
Project Name |
Estimated project value M€ |
WS 1 [1] |
Regional wellfield
Babina Greda – Gudinci (now Sikirevci) – Eastern Slavonia Regional Water
Supply Project – Construction
of the wellfield, central treatment plant and distribution water supply
systems. |
50 |
WS 3 [2] |
Construction of the
County of Bjelovar-Bilogora regional water supply system – Construction of
the regional wellfield and other water supply facilities (pipelines, storage
tank…) |
25 |
WS 4 [3] |
Construction of the
County of Koprivnica-Krizevci regional water supply system – Construction of
the regional wellfield and other water supply facilities (pipelines, storage
tank…) |
25 |
WS 5 [4] |
Construction of
regional water supply system in Moslavacka Posavina – Construction of the
regional wellfield Osekovo and other water supply facilities (pipelines,
storage tank…) |
21 |
WS 6 [5] |
Regional
water supply Nova Gradiska – Construction, establishing and protection of the
«Davor» wellfield and the protection of the only aquifer in the western area
of the County of Slavonski Brod-Posavina suitable for use in the public water
supply systems. Construction of the main water supply facilities in the
system. |
48.5 |
Wastewater
National ISPA |
Project Name |
Estimated project value M€ |
WW 5 [1] |
Waste
Water Treatment Plant of town Osijek – Construction of central waste water
treatment plant for 250.000 PE, mechanical and biological treatment
technology units and solution for the sludge disposal for the municipal wastewaters. Extension of the
sewerage network and construction of new mains. |
23 |
WW 1 [6] |
Waste Water Disposal
System and Waste Water Treatment Plant of town Djakovo – Construction of
central waste water treatment plant for 30.000 PE, mechanical and biological
treatment technology units and solution for the sludge disposal for the municipal
wastewaters. Extension/completion
of the sewerage network and construction of new mains (90% of the sewerage
network already constructed). |
8.0 |
WW 6 [2] |
Waste Water Disposal
System and Waste Water Treatment Plant of town Sisak – Construction of central
waste water treatment plant for 61.000 PE, mechanical and biological
treatment technology units and solution for the sludge disposal for the
municipal wastewaters. Extension of the sewerage network and construction of
new mains. |
31.0 |
WW 8 [4] |
Waste Water Disposal
System and Waste Water Treatment Plant of town Nova Gradiska – Construction
of central waste water treatment plant for 50.000 PE, mechanical and
biological treatment technology units and solution for the sludge disposal
for the municipal wastewaters. Extension of the
sewerage network and construction of new mains for Nova Gradiska and suburban
municipalities of Cernik and Resetari (less than 60% of ca. 21,000 population
connected at present). |
13.2 |
WW 7 [7] |
Waste
Water Disposal System and Waste Water Treatment Plant of town Vrbovec – Construction of central
waste water treatment plant for 20.400 PE, mechanical and biological
treatment technology units and solution for the sludge disposal for the
municipal wastewaters. Extension of the
sewerage network and construction of new mains |
6.0 |
WW 4 [8] |
Waste Water Disposal
System and Waste Water Treatment Plant of town Krapina – Construction of
central waste water treatment plant for 14.200 PE, mechanical and biological
treatment technology units and solution for the sludge disposal for the
municipal wastewaters. Extension of the sewerage network and construction of
new mains |
5.8 |
WW 9 [3] |
Waste Water Treatment
Plant of town Slavonski Brod – Construction of central waste water treatment
plant for 80.000 – 100,000 PE, mechanical and biological treatment technology
units and solution for the sludge disposal for the municipal wastewaters. |
37.0 |
WW 10 [5] |
Waste Water Treatment
Plant of town Vukovar – Construction of central
waste water treatment plant for 36.000 PE, mechanical and biological
treatment technology units and solution for the sludge disposal for the
municipal wastewaters. |
12.5 |
8.
INDICATIVE WORK SCHEDULE
Category of
work |
Commencement |
Completion |
Assistance in the
preparation of IPA Environment Projects (wastewater/ water/ waste) in Croatia |
October 2006 |
March 2007 |
Refinement of IPA
Environmental Strategy for Croatia and overall Project Pipeline |
April 2006 |
December 2006 |
9.
COST AND ASSISTANCE (IN €)
Item |
Total |
Estimated eligible costs 100% |
Refinement of the IPA
Environmental Strategy and overall Project Pipeline |
20,000 |
20,000 |
Preparation of project
documentation and IPA application for waste water projects (including preparatory
and feasibility study, economic cost/benefit analysis, financial analysis,
environmental impact assessment, technical studies, etc.) |
557,209 |
557,209 |
Preparation of project
documentation and IPA application for water supply projects (including preparatory
and feasibility study, economic cost/benefit analysis, financial analysis,
environmental impact assessment, technical studies, etc.) |
408,858 |
408,858 |
Preparation of project
documentation and IPA application for waste projects (including preparatory
and feasibility study, economic cost/benefit analysis, financial analysis,
environmental impact assessment, technical studies, etc.) |
478,033 |
478,033 |
Indicative
eligible cost
Total cost |
Private sector contribution |
Non eligible expenditure |
Total eligible cost |
ISPA grant |
Grant Rate |
€1,464,100 |
- |
- |
€ 1,464,100 |
€ 966,306 |
66.0 |
10.
INVOLVEMENT OF IFIs
No
Independent Financial Institutions are involved in this measure.
11.
SPECIFIC CONDITIONS RELATED TO THE MEASURE
See
Article 8 of the Financing Memorandum
12.
PROCUREMENT PLAN
The
works will be implemented according to the indicative procurement plan appended
as annex I.a
ANNEX I.a
INDICATIVE PROCUREMENT
PLAN
Tender N° |
Description of services to be
tendered |
Type of contract (works, supplies or
services) |
Provisional month of launch of
tender |
1 |
Service contract for the refinement of the IPA
Environmental Strategy including preparation of a project pipeline |
Service |
April 2006 |
2 |
Service contracts for the preparation of waste
water projects (waste water/ water) |
Service |
May 2006 |
3 |
Service contracts for the preparation of water
supply projects (water/waste water) |
Service |
May 2006 |
4 |
Service contracts for the preparation of waste
projects |
Service |
May 2006 |
The
specific terms for the award of contracts will be made available in the
Official Journal of the European Communities and/or the Internet.
ANNEX II
FINANCIAL PLAN (based on
commitments from EU budget)
Title
of measure: IPA Project Pipeline
Preparation (Environment)
ISPA
No: 205/HR/16/P/PA/003 Euro
ANNEX III.1
ISPA FINANCIAL
IMPLEMENTATION PROVISIONS
Section
I.Forms and rate of assistance
(1)
Community assistance under ISPA may take the form of non-repayable direct
assistance, repayable assistance or any other form of assistance.
Assistance
repaid to the managing authority or to another public authority shall be
reapplied for the same purpose.
(2)
The rate of Community assistance granted under ISPA may be up to 75% of public
or equivalent expenditure, including expenditure by bodies whose activities are
undertaken within an administrative or legal framework by virtue of which they
are regarded as equivalent to public bodies. The Commission may propose to
increase this rate to up to 85%, in particular where it considers that a rate
higher than 75% is required for realising measures essential for achieving the
general objectives of ISPA.
The
rate of assistance and the maximum amount of the ISPA grant shall be specified
in the financial memorandum relating to a measure.
Save
in the case of repayable assistance or when there is a substantial Community
interest, the rate of assistance shall be reduced to take into account:
(a)
The availability of co-financing;
(b)
The measure’s capacity to generate revenues; and
(c)
An appropriate application of the polluter-pays principle.
(3)
Measures which generate revenues in accordance with paragraph 2(b) shall be
those concerning:
(a)
Infrastructure the use of which involves fees borne by users;
(b)
Productive investments in the environment sector.
Guidelines
for application of the polluter pays principle have been elaborated by the
Commission.
(4)
Preliminary studies and technical support measures may be financed
exceptionally at 100% of the total cost.
(5)
Measures covered by a financing memorandum are to be implemented by the
beneficiary country in close collaboration with the Commission, which will
retain responsibility for the utilisation of appropriations.
Section
IICommitments
(1)
The Commission implements expenditure under ISPA in accordance with the
Financial Regulation applicable to the general budget of the European
Communities on the basis of the financing memorandum to be drawn up between the
Commission and the beneficiary country.
However,
annual budgetary commitments in respect of assistance granted to measures shall
be carried out in one of the following two ways:
(a)
Commitments in respect of the measures assisted by ISPA to be carried out over
a period of two or more years shall, as a general rule and subject to point
(b), be effected in annual instalments.
The
commitment in respect of the first annual instalment will be made by the
Commission when it signs the financing memorandum relating to the measure.
This
commitment will correspond to the amount of grant mentioned in the first year
indicated in the financing plan. During the period leading to full
decentralisation, it should be sufficient to cover the works to be contracted
in the first years.
Commitments
in respect of subsequent annual instalments shall be based on the initial or
revised financing plan for the measure. They will, in principle, be granted at
the start of each financial year and at the latest by 1 April of the year in
question, provided that the forecast expenditure for the coming year justifies
it and that the progress of the works demonstrates that the project is
proceeding satisfactorily towards completion and subject to budgetary
availability.
(b)
For measures with a duration of less than two years or for which the Community
assistance does not exceed Euro 20 million a first commitment of up to 80% of
the total assistance granted may take place when the Commission signs the
financing memorandum relating to the measure.
The
remainder will be committed provided that the progress of the works
demonstrates that the project is proceeding satisfactorily towards completion
and subject to budgetary availability.
(2)
Except in duly justified cases, the assistance committed to a measure on which
substantial work has not begun within two years from the date of the signature
by the Commission of the financial memorandum relating to the measure will be
cancelled.
In
any case the Commission shall inform in good time the beneficiary country and
the designated authority whenever there is a risk of cancellation.
Section
IIIPayments
(1)
Payments may take the form of either advance payments, intermediate payments or
payments of the final balance.
Intermediate
payments and payments of the balance shall relate to expenditure actually
certified and paid, which must be supported by receipted invoices or accounting
documents of equivalent probative value.
(2)
Advance payments
As
a general rule an advance payment of up to 20% of total assistance from ISPA as
initially decided shall be paid to the designated authority as defined in (9).
The
advance payment is as a general rule transferred in the following ways:
–
A first instalment of up to half of the advance is paid when the beneficiary
country signs the financing memorandum;
–
The remainder is paid out following the signing of the first contract, normally
the first works contract.
Deviations
from the general rule have to be approved by a Commission decision in the
financing memorandum relating to the measure.
All
or part of an advance payment shall be repaid by the designated authority
referred to in paragraph (2) if no payment application is sent to the
Commission within 12 months from the date on which the advance payment is paid.
The amount of the advance to be repaid will be determined by the Commission on
the basis of eligible expenditure effectively paid. Repayment of the advance
does not lead to the cancellation of the Community assistance.
(3)
Intermediate payments
Intermediate
payments are made by the Commission to the designated authority on request and
provided that the measure is progressing satisfactorily towards completion and
shall be made to refund the expenditure certified and actually paid, subject to
the following conditions:
–
The beneficiary country has submitted a report describing the progress of the
measure in terms of its physical and financial indicators and its conformity
with the financing memorandum, including where appropriate any specific
conditions attached to the assistance,
–
The observations and recommendations of the national and/or Community
inspection authorities have been acted upon,
–
Any technical, financial and legal problems that have arisen and the measures
taken to correct them have been indicated,
–
Any departures from the original financing plan have been analysed,
–
The steps taken to publicise the measure have been described.
The
beneficiary country shall be informed by the Commission if one of the above
mentioned conditions is not fulfilled;
The
standard model provided by the Commission for payment claims and for financial
and physical progress reports should be used.
(4)
Beneficiary countries shall ensure that applications for payment are submitted
to the Commission as a general rule three times a year, by 1 March, 1 July
and 1 November at the latest.
(5)
The total amount of the payments made under (2) and (3) may not exceed 80%
of the total assistance granted. The Commission may increase this percentage to
90% in justified cases.
(6)
Payment of the balance of Community assistance
The
balance of Community assistance calculated on the basis of expenditure
certified and actually paid will be paid provided that:
–
The measure has been carried out according to its objectives,
–
The measure has met its specific conditions as mentioned in the financing
memorandum,
–
The final report referred to in section V is submitted to the Commission,
–
The designated authority or body referred to in paragraph 2 submits an
application for payment to the Commission within six months of the deadline for
completion of the work and for expenditure laid down in the financing
memorandum,
–
The beneficiary country certifies to the Commission that the information given
in the application for payment and in the report is correct,
–
The beneficiary country has sent to the Commission the declaration referred to
in Annex III.4.C,
–
All the information and publicity measures drawn up by the Commission under
Annex III.6 have been implemented
–
When the management of aid under a measure is conferred on implementing
agencies in applicant countries on a decentralised basis, the beneficiary
country provides the Commission with all the information necessary to verify
that Community rules concerning public procurement have been complied with, in
particular as regards the publication of tender notices and the submission of tender
evaluation and contract award reports and that all conditions specified in the
financing memorandum have been complied with.
(7)
If the final report referred to above is not sent to the Commission within 6
months of the final date for completion of the works and payments as specified
in the financing memorandum, that part of the assistance representing the
remaining balance for the measure should be cancelled.
(8)
Requests for interim and final payment presented by a beneficiary country are
accompanied by a declaration of the National Authorising Officer that declared
payments only relate to expenditure supported by receipted invoices or
accounting documents of probative value and which comply with the provisions
governing eligibility of expenditure for projects assisted by ISPA as specified
in Annex III. 2.
(9)
All payments of aid granted by the Commission under this financing memorandum
shall be made to a central entity, the National Fund, designated by the
beneficiary country to receive such payments. As a general rule, payments shall
be made by the Commission to a single bank account designated by the
beneficiary country no later than two months after receipt of a valid and
complete application for payment. The National Fund shall transfer as quickly
as possible and in full the ISPA contribution to the body responsible for the
implementation.
(10)
The National Fund, as headed by the National Authorising Officer, is to have
overall responsibility for the management of the funds within the beneficiary
country concerned. This officer shall also be responsible for refunding any
overpaid or unduly amounts to the Commission.
The
responsibilities of the National Authorising Officer are laid down in the
Memorandum of Understanding concluded between the Commission and the
beneficiary countries.
Section
IVUse of the Euro
(1)
The amounts in the applications for assistance, together with the relevant
financing plan, shall be expressed in Euro.
(2)
The amounts of assistance and the financing plans approved by the Commission
shall be expressed in Euro.
(3)
Declarations of expenditure in support of the corresponding payment
applications shall be expressed in Euro.
The
conversion rate to be used shall be the Commission’s financial accounting rate
applicable for the month in which the declaration of expenditures are
registered in the accounting documents of the responsible authorities in charge
of the financial management of the project. The monthly conversion rate is
fixed according to the provision mentioned in Article 7 (2) of the Commission
Regulation (EC, Euratom) n° 2342/2002 of 23 December 2002 laying down
rules for the implementation of General Regulation (EC, Euratom)
n° 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of
the European Communities. The conversion rate is the rate on the penultimate
working day of the month preceding that for which rates are established. The
Commission will inform the responsible authorities of this rate3.
(4)
Payments of financial assistance by the Commission shall be made in Euro to the
authority designated by the beneficiary country to receive such payments.
Section
VThe Final Report
The
authority or body responsible for the measure is to submit a final report to
the Commission within six months of completion of the measure. The final report
will contain the following:
(a)
a description of the work undertaken, accompanied by physical indicators,
quantification of expenditure by category of work and the measures taken with
regard to the specific clauses contained in the decision to grant assistance;
(b)
certification of the conformity of the work with the decision granting
assistance;
(c)
a first assessment of the extent to which the expected results have been
achieved, including notably:
–
the effective date of implementation of the measure;
–
an indication of the way in which the measure will be managed once completed;
–
confirmation, if appropriate, of financial forecasts, especially as regards
operating costs and expected revenues;
–
confirmation of the socio-economic forecast, especially the expected costs and
benefits;
–
an indication of the actions taken to ensure protection of the environment and
their cost including compliance with the polluter-pays principle.
–
the date at which the assisted measure became operational,
(d)
information relating to publicity actions.
Section
VIAmendments to financing memorandum
(1)
If the public or equivalent expenditure actually incurred differs from the
expenditure initially planned, the Community assistance granted will be varied
to take account of this but may not exceed the maximum amount stated in the
financing memorandum.
A
change in the rate of community assistance from the initially granted rate or
of the maximum of the grant will require a modification of the financing
memorandum in accordance with the procedure described in paragraph (3).
(2)
If, when the financing plan for a project is amended, the Community commitments
and/or payments already made exceed the amounts entered in the amended
financing plan, the Commission shall, when authorising the first financial
operation (commitment or payment) after that amendment, make an adjustment to
take account of the amount over-committed or over-paid.
(3)
Any amendments to the financing memorandum shall be made in accordance with the
following procedures:
(a)
Amendments which entail a substantial change in the objectives or
characteristics of the project, or a substantial change in the financing plan
or schedule of expenditure, shall be made by means of a financing memorandum
taken in response to a request by the beneficiary country or at the initiative
of the Commission after consultation with the beneficiary country. The
definition of a «substantial» change is given within the provisions governing
eligibility of expenditure.
(b)
In the case of other amendments, the beneficiary country shall send to the
Commission a proposal for amendment. The Commission shall make its comments or
signify its agreement within twenty working days of receipt of the proposal.
The amendments shall be adopted when the Commission has given its agreement.
The ISPA management Committee is informed of such amendments.
(c)
Any change in annual expenditure of less than 25% of the total expenditure
planned for the project shall not be regarded as a substantial change of the
financing plan and of the schedule of expenditure.
Section
VIIFinancial Management and Control
(1)
The Beneficiary countries shall:
(a)
establish management and control systems which ensure:
*
The proper implementation of the assistance granted under this Memorandum in
accordance with the principles of sound financial management,
*
The separation of the functions of management and control,
*
That expenditure declarations presented to the Commission are accurate and
emanate from accounting systems based on supporting documents which are open to
verification;
(b)
verify on a regular basis that the measures financed by the Community have been
properly carried out;
(c)
prevent irregularities and take action against them;
(d)
recover any amounts lost as a result of irregularity or negligence.
(2)
Appropriate internal and external controls are to be carried out in accordance
with internationally accepted audit standards by the competent national bodies,
which must be independent in order to perform this function. Each year an audit
plan and a summary of the findings of the audits carried out are to be sent to
the Commission. Audit reports will be at the disposal of the Commission.
(3)
Without prejudice to checks carried out by Beneficiary countries, the
Commission services and the Court of Auditors may, through their own staff or
duly authorized representatives, carry out on-the-spot technical or financial
audits, including sample checks and final audits.
(4)
The Beneficiary country is to ensure that when Commission staff or its duly
authorised representatives and or the Court of Auditors perform checks, these
persons have the right to inspect on-the-spot all relevant documentation and
accounts pertaining to items financed under the Financing Memorandum. The
Beneficiary countries are to assist the Commission services and the Court of
Auditors to carry out audits relating to the utilisation of funds granted under
ISPA. The provisions of Annex III.5 shall be applicable to on the spot checks
by the Commission.
(5)
The detailed provisions on financial management and control are set out in
Annex III.4.
Section
VIIIMonitoring
The
beneficiary countries and the Commission shall ensure that the implementation
of the measure is monitored and evaluated in accordance with the following
provisions:
(1)
Monitoring committees are to be set up by arrangement between the beneficiary
country concerned and the Commission. The authorities or bodies designated by
the beneficiary country, the Commission and where appropriate, the EIB and/or
other co-financing institution will be represented on the committees. Where
regional and local authorities and private enterprises are competent for the
execution of a project and where they are directly concerned by a project they
will also be represented on such committees.
(2)
Monitoring is to be carried out by means of jointly agreed reporting
procedures, sample checks and, if appropriate by the establishment of ad hoc
committees. It is to be carried out by reference to physical and financial
indicators. The indicators will relate to the specific character of the project
and its objectives. They will be arranged in such a way as to show the stage
reached in the measure in relation to the plan and objectives originally laid
down and the progress achieved on the management side and any related problems.
(3)
(a) For each measure, the National ISPA Coordinator is to submit progress
reports to the Commission within three months of the end of each full year of
implementation.
(b)
For the meetings of the monitoring committees the National ISPA Coordinator is
to submit progress reports according to the standard model provided by the
Commission. The report has to be in the hands of the Commission 15 working days
ahead of the scheduled meeting.
(4)
On the basis of the results of monitoring and taking account of the comments of
the monitoring committee, the Commission is to adjust the amounts and
conditions for granting assistance as initially approved, as well as the
financing plan envisaged, if necessary on a proposal by the beneficiary
countries.
The
Commission will define the appropriate arrangements for these adjustments
differentiating them according to their nature and importance.
Section
IXTransparency in the award of contracts,eligibility, procurement rules, rules
of origin
Article
1
The
procedure to be followed for the award of works, supply and service contracts
will respect the key principles enshrined in Part Two, Title IV of the Financial
Regulation4 (external actions) applicable to the general budget of the European
Community.
Article
2
Eligibility
(1)
Participation in the award of procurement or grant contracts financed under
ISPA shall be open to all nationals of and legal persons who are established in
a Member State of the European Community, all legal persons who are established
in a Member State of the European Economic Area, all nationals of and legal
persons who are established in any country that is a beneficiary of the Council
Regulation establishing an Instrument for Structural Policies for pre-accession
(ISPA Regulation), and all nationals of and legal persons who are established
in Albania, Bosnia and Herzegovina, Turkey, Serbia, including Kosovo under
UNSCR Nş 1244, Montenegro and the Former Yugoslav Republic of Macedonia.
(2)
Participation in the award of procurement or grant contracts financed under
ISPA shall in addition be open to all legal persons who are established in any
country other than those referred in the paragraph above, where reciprocal
access to their external assistance has been established in conformity to
Article 6 of Council Regulation (EC) No 2112/2005 of 21 November 2005 on access
to Community external assistance.
(3)
The specifications shall therefore require tenderers to state their nationality
or place of establishment and to present the supporting evidence normally
acceptable under their own law.
(4)
Participation in the award of procurement or grant contracts financed under a
Community instrument shall be open to international organisations.
(5)
In duly justified cases, such as co-financing with International Financing
Institutions and after early examination by the ISPA Management Committee, the
European Commission may in addition allow third country nationals and legal
persons established in third countries to tender for contracts.
Article
3
Transparency
in the award of contracts
(1)
The beneficiary countries shall take the necessary measures to guarantee as wide
a participation as possible. To this end, they shall as a minimum adhere to the
publication requirements laid down in the applicable procurement rules referred
to in Article 4.
(2)
They will also eliminate any discriminatory practice or technical specifications
liable to hamper wide participation on equal terms by all natural or legal
persons eligible to participate in the award of procurement or grant contracts.
Article
4
Procurement
rules
(1)
Detailed procedures for tendering and contracts to be followed as a general
rule are laid down in the Practical Guide to contract procedures for EC
external actions5 issued by the European Commission.
(2)
However, the procurement rules appropriate to the European Bank for
Reconstruction and Development (EBRD) may be used for contracts that are
implemented under ISPA measures co-financed by the EBRD, as authorised in their
respective ISPA Financing Memoranda.
Article
5
Experts
All
experts engaged by tenderers as defined in Articles 2 and 8 may be of any
nationality. This article is without prejudice to the qualitative and financial
requirements set out in the Community’s procurement rules.
Article
6
Rules
of origin
All
supplies and materials purchased under a contract financed under an ISPA
Financing Memorandum must originate from the Community or from an eligible
country as defined in Articles 2, 7 and 8. The term ‘origin’ for the purpose of
this article is defined in the relevant Community legislation on rules of
origin for customs purposes.
Article
7
Derogations
from the rules of eligibility and origin
(1)
In duly substantiated exceptional cases, the European Commission may extend
eligibility to legal persons from a country not eligible under Article 2.
(2)
In duly substantiated exceptional cases, the European Commission may allow the
purchase of supplies and materials originating from a country not eligible
under Article 2.
(3)
Derogations as provided for in paragraphs (1) and (2) may be justified on the
basis of unavailability of products and services in the markets of the
countries concerned, for reasons of extreme urgency, or if the eligibility
rules would make the realisation of a project, a programme or an action
impossible or exceedingly difficult.
Article
8
Operations
involving international organisations or co-financing
(1)
Whenever ISPA funding covers an operation implemented through an international
organisation, participation in the appropriate contractual procedures shall be
open to all legal persons who are eligible pursuant to Article 2 as well as to
all legal persons who are eligible pursuant to the rules of that organisation,
care being taken to ensure that equal treatment is afforded to all donors. The
same rules shall apply in respect of supplies, materials and experts.
(2)
Whenever ISPA covers an operation co-financed with a third country, subject to
reciprocity as defined in Article 2(2), or with a regional organisation, or
with a Member State, participation in the appropriate contractual procedures
shall be open to all legal persons who are eligible pursuant to Article 2 as
well as to all legal persons who are eligible under the rules of such third
country, regional organisation or Member State. The same rules shall apply in
respect of supplies, materials and experts.
(3)
In the case of contracts for which joint co-financing by the European Bank for
Reconstruction and Development (EBRD) is foreseen in the ISPA Financing
Memorandum, the ISPA Financing Memorandum may authorise the use of the EBRD
Procurement Rules and Procedures.
Section
XTransparency in Accounting and project reports
The
beneficiary country shall ensure that, for the measure to which the financing
memorandum relates, all public or private bodies involved in the management and
implementation of the operations maintain either a separate accounting system
or an adequate accounting codification of all transactions concerned which will
facilitate the verification of expenditure by the Community and by national
control authorities. They must also ensure that all expenditure is correctly
attributed to the project concerned.
The
responsible authorities are to keep available all the supporting documents
regarding expenditure on any project for a period of five years following the
last payment in respect of a project.
Section
XIEx-post Evaluation
Ex-post
evaluation is to cover the utilisation of resources and the effectiveness and
efficiency of assistance and its impact. It is to cover the factors
contributing to the success or failure of implementation of measures and the achievements
and results.
After
the completion of measures, the Commission and the beneficiary countries will
therefore evaluate the manner, including the efficient and effective use of
resources, in which they have been carried out. The evaluation will also cover
the actual impact of their implementation in order to assess whether the
original objectives have been achieved. This evaluation will, inter alia,
address the contribution made by measures to the implementation of Community
policies on the environment or its contribution to extended Trans-European
networks and common transport policies. They will also assess the environmental
impact of the measures.
Annex
III.2
PROVISIONS
GOVERNING ELIGIBILITY OF EXPENDITURE FOR MEASURES ASSISTED BY ISPA
Section
IDomain of expenditure
The
ISPA provides assistance for the following measures:
(1)
Environmental projects enabling the beneficiary countries to comply with the
requirements of Community environmental law and with the objectives of the
Accession Partnerships;
(2)
Transport infrastructure projects which promote sustainable mobility and in
particular those that constitute projects of common interest based on the
criteria of Decision N° 1692/96/EC6 and those which enable the beneficiary
countries to comply with the objectives of the Accession Partnerships; this
includes interconnection and interoperability of national networks as well as
with the Trans-European Networks together with access to such networks;
(3)
Preliminary studies, appraisals, and technical support measures including
information and publicity actions related to eligible projects. This includes
technical and administrative assistance to the mutual benefit of the Commission
and the beneficiary countries which do not fall within the standing remit of
the national public administration, covering the identification, preparation,
management, monitoring, audit and supervision of projects.
The
rules specified in sections II to XII below relate to projects listed under
items 1 and 2 above they are, however, applied by analogy to decisions for
projects listed under item 3.
Section
IIBasic definitions and concepts
(1)
Concept of project, stage of a project and group of projects
For
the purpose of this document, the following definitions shall apply:
a)
a «project» shall be an economically indivisible series of works fulfilling a
precise technical function and with clearly identified aims.
b)
a «technically and financially independent stage» shall be a stage which can be
identified as operational in its own right.
A
stage may also cover preliminary, feasibility and technical studies needed for
carrying out a project.
c)
projects meeting the following three conditions may be grouped:
*
they must be located in the same water course or catchment area or situated
along the same transport corridor;
*
they must be carried out under an overall plan for the water course or
catchment area or corridor with clearly identified goals;
*
they must be supervised by a body responsible for co-ordinating and monitoring
the group of projects in cases where the projects are carried out by different
competent authorities.
(2)
The «body responsible for implementation»
(a)
For projects assisted by ISPA the «body responsible for implementation» is the
body responsible for the tenders and contracting. This body is indicated in
Annex I, point 3, of the financing memorandum.
As
a consequence, any change of the «body responsible for implementation» of a
project has to be approved by the Commission in a financing memorandum.
This
body is normally referred to as the final beneficiary of the financial
assistance from ISPA. Only this body executes eligible expenditure.
(b)
However this body may delegate the implementation to another body who can also
execute eligible expenditure. In such cases the Commission must be informed of
the type of delegation proposed and must receive a copy of the relevant
documents.
(3)
The concept of «public administration»
Public
administration is meant to embrace the following three levels of general
government:
*
Central government bodies, (national level);
*
Regional government bodies;
*
Local government bodies.
In
addition this concept may include bodies whose activities are undertaken within
an administrative and legal framework by virtue of which they are regarded as
equivalent to public bodies.
(4)
Implementation and period of implementation of a project.
(a)
The implementation of a project is considered to cover all stages from
preliminary planning (including the study of alternatives) to the completion of
the approved project and publicity measures for an assisted project.
(b)
The financing memorandum can apply to one or several of the above stages.
(c)
The implementation period of a project concerns, as a general rule, the period
necessary for the completion of the above stages until the point in time at
which a project becomes fully operational and at which the physical object
described in the financing memorandum has been completed.
(5)
Transparency and documentary evidence.
Any
expenditure declared to the Commission should be based on legally binding
agreements and/or documents. Appropriate documentary evidence is imperative.
In
order to maximize transparency and to permit the audit of expenditure by the
Commission and/or by the competent national financial control authority, each
beneficiary country must ensure that any body involved into the management and
the implementation of projects has set up a separate accounting record covering
the project described in the financing memorandum.
(6)
Expenditure
Expenditure
must relate to payments certified and actually made by the body responsible for
implementation, supported by receipted invoices or accounting documents of
equivalent probative value.
«Accounting
document of equivalent probative value» means any document submitted by the
authority defined in point 2 of this section to prove that the book entry gives
a true and fair view of the actually implied transactions in accordance with
standard accountancy practices. Prior agreement of the Commission is necessary
when accounting document of equivalent probative value are used.
Section
IIIMain categories of eligible expenditure
As
a general rule expenditure relating to
–
feasibility studies,
–
planning and design including environmental impact assessment,
–
site preparation,
–
building and construction,
–
plant and machinery permanently installed in the project,
–
testing and training,
–
project management,
–
compensatory or mitigation measures of the environmental impact,
–
other types of expenditure specified in a financing memorandum,
–
measures undertaken pursuant to the provisions of Annex III 6 on information
and publicity are eligible subject to the qualifications specified hereafter.
Section
IVFeasibility studies, project planning and design
(1)
Expenditure related to feasibility studies, planning and design of projects
(a)
Expenditure related to feasibility studies, planning including environmental
impact assessment studies, project-related expertise and design of projects
are, as a general rule, eligible, provided that such expenditure is directly
linked to one or several projects and specifically approved by a financing
memorandum.
(b)
In those cases where several projects are covered by a contract or where the
body responsible for implementation is executing the above functions on its own
account, costs have to be imputed by means of a transparent and separate
project accounting system based on accounting documents or documents of
equivalent probative value (e.g. by means of a time allocation system).
(2)
Involvement of public administration
In
those cases where employees from the public administration, are involved in the
activities mentioned under point 1 (a) of this section, expenditure can only be
accepted by the Commission as eligible in duly justified cases according to all
of the following criteria:
*
the employee must have temporarily left his statutory employment in the public
administration;
*
expenditure must be based on a contract related to one or several specified
project; in the case where a contract relates to several projects, costs have
to be allocated in a transparent manner (e.g. by means of time sheets);
*
expenditure must be directly linked to one or more individual projects
concerned;
*
the contract must be limited in time and must not exceed the time limit set for
the completion of the project;
*
the tasks to be executed under that contract must not cover general
administrative functions, as specified herein under section VIII, point 1;
*
this provision must not be used to circumvent community public procurement
procedures.
Section
VSite preparation and construction
(1)
In those cases where the body responsible for implementation is executing site
preparation or construction works, or parts thereof, on its own account, costs
have to be imputed by means of a transparent and separate project accounting
system based on accounting documents or documents of equivalent probative
value.
In
cases where public administration employees are involved the provisions
specified in section IV, point 2, apply.
(2)
Eligible costs shall include only costs actually borne after the dates
specified in section X, point 1, and related directly to the project. Eligible
cost may include all or any of the following categories:
*
labour costs (gross wages and salaries);
*
charges for using durable equipment during construction;
*
cost of products used for the implementation of the project;
*
overheads and other cost items, if specifically justified; they are to be
allocated in an equitable manner, in accordance with generally recognised
accounting standards.
*
imputed overheads are not eligible in the case where the body mentioned under
(a) above is a public administration.
(3)
As a general rule, cost should be valued at market prices.
Section
VIPurchase, lease of equipment and intangible assets
(1)
Durable equipment that is part of capital expenditure of the project
(a)
Expenditure on purchase or production of plant and equipment that is to be
permanently installed and fixed in the project is eligible, provided that it is
placed under inventory of durable equipment of the body specified under Section
II (2) and that it is treated as capital expenditure in accordance with
standard accounting conventions.
(b)
Without prejudice to Section IX (3), the lease of such equipment is considered
as part of the operation cost and is not eligible.
(2)
The purchase of intangible assets
The
purchase and use of intangible assets, as for example patents, are eligible if
they are necessary for the implementation of the project.
(3)
Durable equipment used for the implementation of a project
(a)
In the cases where the body responsible for implementation is executing site
preparation or construction works, or parts thereof on its own account,
expenditure on the purchase or production of durable equipment that is employed
during the implementation phase of a project is not eligible. This concerns
heavy construction machines as well as office and other types of equipment.
(b)
Durable equipment that is expressly purchased or produced for implementing a
project can be considered eligible if it is without economic value or scrapped
after use and if so specified in the financing memorandum.
(4)
Durable equipment used by public administrations
(a)
Expenditure on the purchase and leasing of durable equipment used by public
administration is not eligible.
(b)
Without prejudice to Section VIII (2) and (3), expenditure on equipment and
leasing charges for equipment used by a public administration in the pursuit of
its monitoring and supervision task can be eligible with the agreement of the
Commission.
Section
VIILand purchase and Value Added Tax
Land
purchase and value Added tax (VAT) are not eligible.
Section
VIIIAdministrative expenditure
(1)
General principle
As
a general rule, expenditure incurred by public administrations, including
salaries of national, regional and local statutory employees are not eligible
for assistance (including technical assistance) except for dully documented
expenditure arising from the obligation to carry out financial cheeks,
financial and physical monitoring, evaluation and prevention of irregularities
and expenditure entered into under the obligation to recover amounts lost.
With
the exception of the National Fund, costs including salaries linked to the
temporary employment, at the initiative of the Commission, of staff whether
temporary civil servants or staff from the private sector for work involving
management, follow up, evaluation and control are eligible under the technical
support measure as defined in Section I (3).
Equipment
for monitoring purposes may be eligible if specifically allowed by a technical
assistance measure mentioned within the financing memorandum.
(2)
Organisation of Monitoring Committees
(a)
Without prejudice to point 1 above expenditure incurred for the organization of
statutory monitoring is eligible on presentation of documentary evidence.
(b)
Allowable costs may, as general rule, include one or more of the following
categories:
*
interpreter services,
*
lease of meeting room and ancillary arrangements,
*
lease of audio-visual and other necessary electronic equipment,
*
provision of documentation and related facilities,
*
fees for participation of experts,
*
travel expenditure.
(c)
Salaries and allowances of public administration employees incurred in this
context are not eligible.
(3)
Meetings upon request of the Commission.
The
rules specified in point 2 above may be applied by analogy for the organisation
of ad hoc meetings upon the request of the Commission.
Section
IXOther types of expenditure
(1)
Project management and project supervision
Expenditure
related to project management and project supervision is, as a general rule,
eligible. The provisions specified in Section IV (1) and (2) apply.
(2)
Financial charges
Any
type of financial charge linked to the realization of a project is not
eligible; this concerns in particular interest on interim financing, bank fees,
provision fees, etc.
Bank
guarantees related to bank loans used for the financing of project can be
eligible with the agreement of the Commission.
(3)
Financing techniques not implying an immediate transfer of asset ownership
Without
prejudice to point 2, financing techniques, which do not necessarily imply an
immediate transfer of asset ownership, can be considered eligible, if justified
and approved in the financing memorandum.
The
beneficiary country has to demonstrate through a risk analysis that the
technique used is economically more advantageous than outright acquisition of
an asset.
(4)
Operating expenditure, running costs of assisted projects
(a)
Any type of operating cost incurred after the completion of a project is not
eligible.
(b)
Notwithstanding point (a) above training of operating personnel and testing of
a project and of its equipment may be taken into consideration as eligible
expenditure for a necessary period defined in a financing memorandum.
(c)
The principles defined in points (a) and (b) above hold also for a completed
individual part of a project or a grouped project, albeit the total project has
not yet been completed.
(5)
Publicity and information measures
Expenditure
for measures undertaken pursuant to the provisions of Annex III.6 on
information and publicity is eligible.
Section
XPeriod of Eligibility
(1)
Initial time limit on eligibility
The
initial time limit on eligibility is assessed differently according the two
following situations:
(a)
when project selection, tendering and contracting by applicant countries is
subject to ex-ante approval by the Commission7, expenditure is eligible for
assistance from the date the financing memorandum related to this project is
signed by the Commission.
In
exceptional cases and when project funding is made up of a combination of loan
either from the EIB or another financial institution and ISPA grant,
expenditure is eligible for assistance from the date of the agreement of the
EIB or of the other financial institution on the particular project. As a general
rule this date should not be earlier than 6 months from the date mentioned
under the first sub paragraph. The following conditions are a prerequisite:
*
The works and the contracts for which the provision shall apply must be
identified in the financing memorandum;
*
The EIB or other financial institution certify that the provisions of Articles
167 and 168 (1) of the Council Regulation (EC, Euratom) n° 1605/2002 and
provisions of Article 239 and 240 of Commission Regulation (EC, Euratom) n°
2342/2002 are respected;
In
the above cases the Commission is, as a general rule, disposed to apply after
examination by the ISPA Management Committee the provision of Article 168 (2)
of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European
Communities.
(b)
after the decision of the Commission to confer aid on implementing agencies in
applicant countries on a decentralized basis8, expenditure is eligible for
assistance from the date on which the application reaches the Commission (ISPA
service) provided that the application can be considered complete.
Payments
made before the dates specified in (a) and (b) above are not eligible.
(2)
Modification of projects
(a)
Any modification of an approved project, which equals or is above EUR 5 million
or 20% of its total cost whatever is the lowest, is deemed to be a
«substantial» modification of the project. Major modifications to the physical
objects of a project that are such that the nature of this project is changed
are also treated as «substantial».
The
rules set up under paragraph 1 apply for the eligibility of expenditure related
to those modifications as defined above.
(b)
For any other modification of a project, expenditure related to the new
additional or extended physical elements are eligible from the time at which
the request for modification reaches the Commission (ISPA service).
(c)
Request for modifications and the relevant information attached to it can be
presented at a Monitoring Committee. A record of the request and of the
deposition of material must be made in the minutes of the meeting.
(3)
Final time limit on eligibility
(a)
The final date of eligibility is specified, as a general rule, in Article 4,
paragraph 3 of the financing memorandum.
(b)
The final date relates to payments made by the body responsible for
implementation.
(c)
The final date of eligibility is laid down in the relevant financing
memorandum. After that date has expired the beneficiary state disposes of a
period of six months to submit to the Commission the final payment claim
together with the final report and a statement as specified in Section III (6)
of Annex III.1 and in Annex III. 4.C to the financing memorandum.
(d)
The Commission cannot extend this six –months period.
Section
XIPayment claims
Payment
claims presented to the Commission by beneficiary countries are based on
declarations of expenditure actually paid out as defined in section II point 6.
In
the case of work undertaken by a concessionaire or equivalent body, the
responsible government authority must certify the correctness of the
expenditure.
Payment
claims must be registered and certified by the National Authorising Officer.
Claims are then forwarded to the Commission via the Commission Delegation.
Section
XIIOther items not specifically specified
(1)
Whenever questions arise which are not specifically dealt with in these
principles governing eligibility of expenditure in the framework of projects
assisted by ISPA the matter shall be discussed with the Commission. The
Commission will endeavor to handle open questions in the spirit enshrined in
these principles and with due reference to the principles established for the
Cohesion Fund.
(2)
In case of a conflict between these principles and those under national
eligibility rules the above-mentioned principles shall take precedence.
Annex
III 3a
MODEL
FOR SUBMISSION TO THE MONITORING COMMITTEE OF
ISPA
MONITORING SHEET |
All
data in the report should be up to 30 June or 31 December
1A.
MEASURE IDENTIFICATION
Name of measure: |
|
ISPA Financing Memorandum reference N°: |
|
Implementing Agency: |
|
Rate of ISPA assistance: |
|
Signature of Financing Memorandum |
- Commission |
|
- Country |
|
|
Amendment number |
- Commission |
|
- Country |
1B.
IMPLEMENTING AGENCY (IA) |
|
Name: |
|
Address: |
|
Post Code: |
Town |
Contact Name: |
|
Telephone No.: |
|
E-mail: |
|
2. BRIEF
CHRONOLOGICAL DESCRIPTION OF ACTIVITIES/WORKS CARRIED OUT |
|
|
3. SPECIFIC
CONDITIONS RELATED TO THE MEASURE (ARTICLE 8 OF FINANCING MEMORANDUM FM) |
|
Refer to specific
conditions, if any, and state how they have been complied with as well as the
date of fulfilment (the reference of the Commission correspondence
acknowledging fulfilment of those conditions already complied with). |
|
4. UPDATE OF PROCUREMENT PLAN |
||||||||
Contract (N°,Type & Description)* |
Date of publication of tender
forecast |
Type of tender envisaged** |
Date of publication of tender notice |
Cost of contract /estimated cost of
contract |
Type of co-financing |
Date of Signature and name of the
company awarded/State of Play*** |
||
|
If not published |
If published |
€ million |
Joint/parallel |
||||
|
Estimated Date |
Date, OJ Ref and Internet. |
|
|
||||
Signed |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Under preparation |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(*) Specify the main
contract.
(**)
Indicate whether the contract agreement will be either Red, Yellow or Silver
book. Specify if it is a local, international or restricted tender and give
justification for procedure in case of pre-qualification.
(***)
For the contracts under preparation, please give some details about the stage
of preparation of the tender documents.
5. EXPENDITURE PLAN (UNIT: €) |
|||||||||
Year |
Total
eligible cost |
Actual
Realised Payments |
Future
Estimated Expenditure |
Total
Expenditure |
Divergence/
Total Cost% (9)=((7)-(2))/ /total
(2) |
||||
Initial |
Current
accepted estimation** |
(up to
cut-off date) |
(%) (3)/(2) |
(as from
cut-off date) |
(%)
(5)/(2) |
(7)=(3)+(5) |
(%)
(7)/(2) |
|
|
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
2000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2001 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2002
Quarter 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quarter 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quarter 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quarter 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2003
Quarter 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quarter 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quarter 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quarter 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2004 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2005 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2006 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Proposed
change to the Financial Plan
Yes £
No £ Already
submitted to the EC on: To be
submitted to the EC on: To be
presented at the Monitoring Committee (append plan and reasons for change) |
*
At the moment of the signature of the Financing Memorandum
**
Last Monitoring Committee
*
coverage of 100% of the total eligible cost
7. REASON
FOR DIFFERENCES (IF ANY) BETWEEN PHYSICAL & FINANCIAL EXECUTIONEXPLANATION FOR DELAYS (IF APPROPRIATE) |
|
8.
TECHNICAL, FINANCIAL OR LEGAL PROBLEMS(ANNEX III.1 OF FM) |
|
Refer to any problems
that have arisen in the implementation of the measure, including departures
from the original financial plan, and explain what action has been taken to
correct them.Refer to any suspension, financial correction and/or irregularity. |
9.
OBSERVATIONS AND RECOMMENDATIONS OFNATIONAL AND/OR COMMUNITY
INSPECTIONAUTHORITIES (ANNEX III.1 OF FM) |
|
Give
summary observations or recommendations, if any, (with full reference to
source), and state how they have been complied with. |
10. MEASURES
ADOPTED TO ADVERTISE COMMUNITYASSISTANCE (ANNEX III.6 OF FM) |
|
Billboards erected at
the site? Yes £ No £Billboards
erected at the site? Yes £ No £Billboards
erected at the site? Yes £ No £Media
used to inform the public of the measure in hand:Press £ Television £ Radio £Other
audio-visual media £Type of written documentation made available to
the public: |
11. EXPECTED COMPLETION DATE |
|
In initial FM (end date
fixed in the initial FM)In Current FM (end date in modified FM)Expected
completion dateModification of date to be proposed at MC: Yes £ No £ |
ANNEX III.3.b
MODEL FOR INTRODUCING
MODIFICATION
ISPA
MODIFICATION PROPOSAL |
Body
responsible for implementation:
1. MEASURE
IDENTIFICATION |
|
Name of measure: |
|
Body responsible for
implementation: |
|
ISPA Measure Code: |
|
Financing Memorandum
No: |
Date: |
Rate of
ISPA assistance: |
2. CHANGE
OF COMPLETION DATE |
|
Current completion
date: |
Proposed date for
completion: |
3. PROPOSED
CHANGES TO THE FINANCIAL PLAN (*) |
UNIT: € |
|||
|
Total eligible expenditure according to current
FM |
Eligible expenditure spent or total expenditure
forecast |
||
2000 |
|
|
||
2001 |
|
|
||
2002 |
|
|
||
2003 |
|
|
||
2004 |
|
|
||
2005 |
|
|
||
2006 |
|
|
||
After 2006 |
|
|
||
Total |
|
|
||
Application for
increase in Assistance |
Yes
£ No £ |
|||
Amount of increase
requested (where applicable) € |
||||
(*) attach modified financial
plan |
||||
4. CHANGES
IN ELIGIBLE MEASURE COSTS |
UNIT: € |
||||||
Category ofexpenditure (*) |
Current Total Eligible Cost |
Change requested |
Proposed Total Eligible Cost |
||||
Planning/design fees |
|
|
|
||||
Site preparation |
|
|
|
||||
Main works |
|
|
|
||||
Plant and machinery |
|
|
|
||||
Technical assistance |
|
|
|
||||
Supervision |
|
|
|
||||
Other (specify) |
|
|
|
||||
Total |
|
|
|
||||
(*) The categories are examples, which have to be adjusted in order to reflect project realties. An additional breakdown by contract may be appropriate. |
|||||||
5. CHANGES
IN PHYSICAL INDICATORS |
|||||||
Type of work |
Unit |
Current estimate to completion |
Proposed |
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
6. CHANGES IN THE CHARACTERISTICS OF THE MEASURE |
|||||||
Give detailed description |
|||||||
7. REASONS
FOR PROPOSED CHANGES |
|||||||
Give detailed arguments |
|||||||
Modification
proposal:
Date
of submission of modification proposal:
Signature
of NIC:
ANNEX III.4
MANAGEMENT AND CONTROL
SYSTEMS FOR ASSISTANCE GRANTED FROM ISPA AND THE PROCEDURE FOR MAKING FINANCIAL
CORRECTIONS
Section 1
This
Annex lays down detailed rules as regards the management and control systems
for assistance granted from ISPA and as regards the procedure for making
financial corrections to such assistance.
Section
2Management and control systems
1.
Each Beneficiary Country shall ensure that:
(i)
the National ISPA Co-ordinator,
(ii)
the National Fund and the National Authorising Officer,
(iii)
the Implementing Agencies and the Sectoral Authorising Officers, and
(iv)
the Final Beneficiaries
as
defined in the ISPA Memorandum of Understanding on the utilisation of the
National Fund for ISPA receive adequate guidance on the provision of management
and control systems necessary to ensure the sound management of ISPA in
accordance with generally accepted principles and standards, and in particular
to provide adequate assurance of the correctness, regularity and eligibility of
claims on ISPA assistance but also to ensure that measures are carried out in
accordance with the terms of the Financing Memorandum and with the objectives
assigned to the measure.
2.
For the purposes of this Annex, the «implementing agencies» shall include
bodies others than the final beneficiaries to which the implementation of
measures assisted by ISPA is delegated by the implementing agency or sectoral
authorising officer (hereinafter called «delegated bodies»).
3.
For the purposes of this Annex, except where otherwise stated «measures» mean
individual projects, stages of projects or groups of projects falling within
Annex III.2, section II (1) which is the subject of a Financing
Memorandum.
Section
3
1.
The management and control systems of the National ISPA Co-ordinator, the
National Fund, the implementing agencies, the delegated bodies and the final
beneficiaries shall, subject to proportionality in relation to the volume of
assistance administered, provide for:
(a)
a clear definition, a clear allocation and, insofar as it is necessary for
sound management, an adequate separation of functions within the organisation
concerned;
(b)
effective systems for ensuring that the functions are performed in a satisfactory
manner;
(c)
in the case of delegated bodies and final beneficiaries, reporting to the
authority responsible on the performance of their tasks and the means employed.
Section
4
1.
The management and control systems referred to Section 3 shall include
procedures to verify the authenticity of the expenditure claimed and execution
of the measure from its preparatory stage through to the entry into service of
the financed investment in accordance with the terms of the relevant Financing
Memorandum, with the objectives assigned to the measure, and with applicable
national and Community rules on, in particular, the eligibility of expenditure
for support from ISPA, protection of the environment, transport (including
trans-European networks), competition and the award of public contracts.
Verifications
shall cover all aspects, whether of a financial, technical or administrative
nature, that determine the effective utilisation of the assistance committed.
2.
The procedures shall require the recording of verifications of measures on the
spot. The records shall state the work done, the results of the verification
and the measures taken in respect of discrepancies. Where any physical or
administrative verifications are not exhaustive, but performed on a sample of
works or transactions, the records shall identify the works or transactions
selected and describe the sampling method.
Section
5
1.
The Beneficiary Country shall inform the Commission, within three months of the
entry into force of the Financing Memorandum, of the organisation of the
National ISPA Co-ordinator, the National Fund, the implementing agencies and
delegated bodies responsible for ISPA measures as identified in Section 2,
of the management and control systems in place in these authorities or bodies
and of improvements planned pursuant to the guidance referred to in
Section 2 (1).
2.
The communication shall contain the following information in respect of the
National ISPA Co-ordinator, the National Fund, implementing agencies and
delegated bodies:
(a)
the functions vested in them,
(b)
the allocation of functions between or within their departments,
(c)
the procedures for the inspection and acceptance of works and by which claims
for reimbursement of expenditure are received, verified and validated, and by
which payments to beneficiaries are authorised, executed and accounted for, and
(d)
the provisions for the audit of management and control systems.
3.
The Commission shall, in co-operation with the Beneficiary Country, satisfy
itself that the management and control systems presented under
paragraphs 1 and 2 meet the standards required by this Annex, and shall
make known any obstacles which they present to the transparency of checks on
the operation of ISPA and to the Commission’s discharge of its
responsibilities. Reviews of the operation of the systems shall be undertaken
on a regular basis.
Section
6
1.
The management and control systems for measures shall provide a sufficient
audit trail.
2.
An audit trail shall be considered sufficient where it permits:
(a)
reconciliation of the summary amounts certified to the Commission with the
individual expenditure records and supporting documents held at the various
administrative levels, by the implementing agencies and the final beneficiaries;
(b)
verification of the allocation and transfer of the available Community and
national funds;
(c)
verification of the correctness of the information supplied on the execution of
the measure in accordance with the terms of the Financing Memorandum granting
the assistance and the objectives assigned to the measure.
3.
An indicative description of the information requirements for a sufficient
audit trail is given in Annex III.4 A.
4.
The Beneficiary Country shall satisfy itself on the following points:
(a)
that there are procedures to ensure that documents that are relevant to
specific items of expenditure incurred, payments made, works undertaken and
verification of them carried out in connection with the measure, and which are
required for a sufficient audit trail, are held in accordance with the
requirements of Section X of Annex III.1 and with Annex III.4 A;
(b)
that a record is maintained of the body holding them and its location;
(c)
that the documents are made available for inspection by the persons and bodies
who would normally have the right to inspect such documents.
5.
The persons and bodies referred to in paragraph 4 (c) shall be:
(a)
the staff of the National ISPA Co-ordinator, the National Fund, implementing
agencies and delegated bodies who process payment claims;
(b)
the services undertaking audits of management and control systems;
(c)
the National Authorising Officer as person responsible for certifying interim
and final payment claims under Section III (8) of Annex III.1
and the person or department which issues declarations at winding-up of
measures as attached in Annex III.4.C,
(d)
mandated officials of national audit institutions and of the Community.
They
may require that extracts or copies of the documents or accounting records
referred to in paragraph 4 be supplied to them.
Section
7
The
National Fund shall keep an account of amounts recoverable from payments of
ISPA assistance already made, and ensure that the amounts are recovered without
unjustified delay. After recovery, it shall repay the irregular payments
recovered, together with interest received on account of late payment, by
deducting the amounts concerned from its next statement of expenditure and
request for payment to the Commission in respect of the measure concerned. If
this is insufficient, the Commission may request that the excess amount be
refunded to it.
The
National Fund shall send the Commission once a year, in annex to the fourth
quarterly report on recoveries supplied under Annex III.5, a statement of
the amounts awaiting recovery from ISPA measures at that date, classified by
the year of initiation of the recovery proceedings.
Section
8Certification of expenditure
1.
The certificates and statement of interim and final expenditure referred to in
Annex III.1, section III (6), fifth indent and (8) shall be
drawn up in the form prescribed in Annex III.4.B by the National
Authorising Officer that is functionally independent of any services that
approve claims.
2.
Before certifying a given statement of expenditure, the National Authorising
officer shall satisfy itself that the following conditions are fulfilled:
(a)
the National ISPA Co-ordinator, the implementing agencies, the delegated bodies
and the final beneficiaries have fulfilled the requirements of
Sections III (3) and (6), VII of Annex III.1 and observed the
terms of the Financing Memorandum;
(b)
the statement of expenditure includes only expenditure:
(i)
that has been actually effected within the eligibility period laid down in the
Financing Memorandum granting the assistance and can be supported by receipted
invoices or accounting documents of equivalent probative value,
(ii)
relating to works that had not been essentially completed at the time the
application for assistance was lodged,
(iii)
that are justified by the progress or completion of the measure in accordance
with the terms of the Financing Memorandum granting the assistance and to the
objectives assigned to the measure.
3.
So that the sufficiency of the control systems and the audit trail can always
be taken into account before a statement of expenditure is presented to the
Commission, the Beneficiary Country shall ensure that the National Fund is kept
informed of the procedures operated by the National ISPA Co-ordinator, by the implementing
agencies and by delegated bodies to:
(a)
verify the authenticity of expenditure claimed and execution of the measure in
accordance with the terms of the Financing Memorandum and the objectives
assigned to the measure;
(b)
ensure compliance with the applicable rules; and
(c)
maintain the audit trail.
Section
9Sample checks
1.
The Beneficiary Country shall organise checks on measures on an appropriate
sampling basis, designed in particular to:
(a)
verify the effectiveness of the management and control systems in place;
(b)
verify selectively, on the basis of risk analysis, expenditure declarations
made at the various levels concerned.
2.
The checks carried out for the period covered by ISPA assistance shall cover at
least 15 % of the total eligible expenditure incurred on measures approved
during that period. This percentage may be reduced in proportion to the
expenditure incurred before the 1 January 2003. The checks shall be based on a
representative sample of transactions, taking account of the requirements of
paragraph 3.
The
Beneficiary Country shall endeavour to spread the implementation of the checks
evenly over the period concerned. They shall ensure an appropriate separation
of tasks as between such checks and implementation or payment procedures
concerning measures.
3.
The selection of the sample of transactions to be checked shall take into
account:
(a)
the need to check an appropriate mix of types and sizes of measures;
(b)
any risk factors which have been identified by national or Community checks;
(c)
the need to ensure that the different types of body involved in the management
and implementation of measures and the two sectors of activity (transport and
the environment) are satisfactorily checked.
Section
10
Through
the checks, the Beneficiary Country shall endeavour to verify the following:
(a)
the practical application and effectiveness of the management and control
systems;
(b)
the execution of the measure in accordance with the terms of the Financing
Memorandum granting the assistance and the objectives assigned to the measure;
(c)
for an adequate number of accounting records, the correspondence of those
records with supporting documents held by the implementing agencies, delegated
bodies and final beneficiaries;
(d)
the presence of a sufficient audit trail;
(e)
for an adequate number of expenditure items, that the nature and timing of the
relevant expenditure comply with Community provisions and correspond to the
approved specifications of the measure and the works actually executed;
(f)
that the appropriate national co-financing has in fact been made available; and
(g)
that the co-financed measures have been implemented in accordance with
Community rules and policies as required by Article 5 of the Financing Memorandum.
Section
11
The
checks shall establish whether any problems encountered are of a systemic
character, entailing a risk for other or all measures carried out by the same
implementing agencies or in the Beneficiary Country concerned. They shall also
identify the causes of such situations, any further examination which may be
required and the necessary corrective and preventive action.
Section
12
Each
Beneficiary Country and the Commission shall consult at least once a year with
a view to co-ordinating their programmes of controls so as to maximise the
useful effect of the overall resources devoted to controls at national and
Community level. These consultations shall cover the risk analysis techniques
to be applied and shall take account of recent controls, reports and
communications by national authorities, the Commission and the European Court
of Auditors.
Section
13
In
accordance with Section 12, the Beneficiary Country shall inform the
Commission by 30 June each year, and for the first time by 30 June 2002, of
their application of Sections 9 to 11 of this Annex in the previous
calendar year and in addition provide any necessary completion or updating of
the description of their management and control systems communicated under
Section 5(1).
Section
14Declaration of winding-up of projects
The
person or department designated to issue declarations on the winding-up of
measures under Annex III.4.C shall have a function independent of the
National ISPA Co-ordinator, the National Authorising Officer, National Fund,
implementing agencies, delegated bodies and final beneficiaries.
It
shall conduct its examination according to internationally accepted auditing
standards. It shall be supplied by the National ISPA Co-ordinator, the National
Fund, implementing agencies, delegated bodies and final beneficiaries with all
information required and shall be given access to the records and supporting
evidence necessary for drawing up the declaration.
Section
15
Declarations
shall be based on an examination of the management and control systems, of the
findings of checks already carried out and, where necessary, of a further
sample check of transactions and of the final report drawn up under
Section V of Annex III.1. The person or department issuing the
declaration shall make all necessary enquiries to obtain reasonable assurance
that the certified statement of expenditure is correct, that the underlying
transactions are legal and regular and that the measure has been carried out in
accordance with the terms of the Financing Memorandum and the objectives
assigned to the measure.
Declarations
shall be drawn up on the basis of the indicative model in Annex III.4.C
and shall be accompanied by a report which shall include all relevant
information to justify the declaration, including a summary of the findings of
all checks carried out by national and Community bodies to which the declarant
has had access.
Section
16
If
the presence of important management or control weaknesses, or the high
frequency of irregularities encountered or doubts about whether the measure has
been properly implemented does not allow the provision of a positive overall
assurance as to the validity of the request for payment of the final balance
and the final certificate of expenditure, the declaration shall refer to these
circumstances and shall estimate the extent of the problem and its financial
impact.
In
such a case the Commission may ask that a further check be carried out with a
view to the identification and rectification of irregularities within a
specified period of time.
Section
17Accounting information to be held and communicated to the Commission on
request
1.
The accounting records on measures referred to in Annex III.4.A shall as
far as possible be held in computerised form. Such records shall be made
available to the Commission on specific request for the purpose of carrying out
documentary and on-the-spot checks, without prejudice to the requirements to
supply progress reports under Section VIII of Annex III.1.
2.
At the written request of the Commission, the Beneficiary Country shall deliver
to the Commission the records referred to in paragraph 1 within 10 working days
of receipt of the request. A different period may be agreed between the
Commission and the Beneficiary Country, particularly where the records are not
available in computerised form.
3.
The Commission shall ensure that the information forwarded by the Beneficiary
Country or collected by it in the course of on-the-spot inspections is kept
confidential and secure.
4.
Subject to the relevant national laws, Commission officials shall have access
to all documents prepared either with a view to or following controls carried
out under this Annex and to the data held, including those stored in computer
systems.
Section
18Financial corrections
1.
If, after completing the necessary verifications, the Commission concludes
that:
(a)
the implementation of a measure does not justify either part or the whole of
the assistance granted to it, including a failure to comply with one of the
conditions in the Financing Memorandum to grant assistance and in particular
any significant change affecting the nature or conditions of implementation of
the measure for which the Commission’s approval has not been sought, or
(b)
there is an irregularity with regard to assistance from ISPA and that the
Beneficiary Country concerned has not taken the necessary corrective measures,
the
Commission shall suspend the assistance in respect of the measure concerned and
stating its reason, request that the Beneficiary Country submits its comments
within a specified period of time.
If
the Beneficiary Country objects to the observations made by the Commission, the
Beneficiary Country shall be invited to a hearing by the Commission, in which
both sides make efforts to reach an agreement about the observations and the
conclusions to be drawn from them.
2.
At the end of the period set by the Commission, the Commission shall, subject
to the respect of due procedure, if no agreement has been reached within three
months, taking into account any comments made by the Beneficiary Country,
decide to:
(a)
reduce the advance payment referred to in Section III (2) of
Annex III.1, or
(b)
make the financial corrections required. This shall mean cancelling all or part
of the assistance granted to the measure.
These
decisions shall respect the principle of proportionality. The Commission shall,
when deciding the amount of a correction, take account of the type of
irregularity or change and the extent of the potential financial impact of any
shortcomings in the management or control systems. Any reduction or
cancellation shall give rise to recovery of the sums paid.
3.
Any sum received unduly and to be recovered shall be paid to the Commission.
Interest on account of late repayment shall be charged in accordance with the
rules laid down in Section 21.
Section
19
1.
The amount of financial corrections made by the Commission under
Section 18 (2) for individual or systemic irregularities shall be assessed
wherever this is possible and practicable on the basis of individual files and
shall be equal to the amount of expenditure wrongly charged to ISPA, having
regard to the principle of proportionality.
2.
When it is not possible or practicable to quantify the amount of irregular
expenditure precisely, or when it would be disproportionate to cancel entirely
the expenditure in question, and the Commission therefore bases its financial
corrections on extrapolation or a flat rate, it shall proceed as follows:
(a)
in the case of extrapolation, it shall use a representative sample of
transactions with like characteristics;
(b)
in the case of a flat rate, it shall assess the importance of the infringement
of rules and the extent and financial implications of any shortcomings in the
management and control system that have led to the irregularity established.
3.
Where the Commission bases its position on the facts established by auditors
other than those of its own services, it shall draw its own conclusions
regarding their financial consequences, after examining the measures taken by
the Beneficiary Country concerned under Section VII of Annex III.1,
Sections 18 (1) and (2) of this Annex, the reports supplied under
Annex III.5 and any replies from the Beneficiary Country.
Section
20
1.
The period of time within which the Beneficiary Country concerned may respond
to a request under Section 18.(1), submit its comments and, where
appropriate, make corrections, shall be two months, except in duly justified
cases where a longer period may be agreed by the Commission.
2.
Where the Commission proposes financial corrections on the basis of
extrapolation or at a flat rate, the Beneficiary Country shall be given the
opportunity to demonstrate, through an examination of the files concerned, that
the actual extent of irregularity was less than the Commission’s assessment. In
agreement with the Commission, the Beneficiary Country may limit the scope of
this examination to an appropriate proportion or sample of the files concerned.
Except
in duly justified cases, the time allowed for this examination shall not exceed
a further period of two months after the two-month period referred to in
paragraph 1. The results of such examination shall be examined in
the manner specified in the second subparagraph of Section 18 (1).
The Commission shall take account of any evidence supplied by the Beneficiary
Country within the time limits.
3.
Whenever the Beneficiary Country objects to the observations made by the
Commission and a hearing takes place under the second subparagraph of
Section 18 (1), the three-month period within which the Commission may
take a decision shall begin to run from the date of the hearing.
Section
21
1.
Any repayment due to be made to the Commission pursuant to Section 18.3
shall be effected before the due date indicated in the request sent to the
National Authorising Officer. This due date shall be the last day of the second
month following the date of transmission of the request for repayment.
2.
Any delay in effecting repayment shall give rise to interest on account of late
payment, starting on the due date referred to in paragraph 1 and ending on the
date of actual payment. The rate of such interest shall be one and a half
percentage points above the rate applied by the European Central Bank in its
main refinancing operations on the first working day of the month in which the
due date falls.
3.
A financial correction under Section 18 (2) shall not prejudice the
Beneficiary Country’s obligation to pursue recoveries under Section VII of
Annex III.1.
4.
When amounts are to be recovered following a financial correction, the
competent service or body shall initiate recovery proceedings and notify the
National ISPA Co-ordinator, the National Fund and the implementing agencies
thereof.
Section
22
Nothing
in this Annex shall prevent the Beneficiary Country applying rules more
rigorous than those prescribed herein.
ANNEX
III.4.A
INDICATIVE
DESCRIPTION OF INFORMATION REQUIREMENTS FOR A SUFFICIENT AUDIT TRAIL
(Section 6)
A
sufficient audit trail, as referred to in Section 6(2), is present when,
for a given measure, including individual projects within a group of projects:
1.
Accounting records kept at the appropriate management level provide detailed
information about expenditure actually incurred in the co-financed measure by
the implementing agency, including where the latter is not the final recipient
of funding, the bodies and firms involved in the implementation of the measure,
whether as concession-holders, delegatees or otherwise. The accounting records
show the date they were created, the amount of each item of expenditure, the
nature of the supporting documents and the date and method of payment. The
necessary documentary evidence (e.g., invoices) is attached.
2
For items of expenditure relating only partly to the co-financed measure,
the accuracy of the allocation of the expenditure between the co-financed
measure and the rest is demonstrated. The same applies to types of expenditure
that are considered eligible only within certain limits or in proportion to
other costs.
3.
The technical specifications and financial plan of the measure, progress
reports, documents concerning tendering and contracting procedures, and reports
on inspections of the execution of the measure in accordance with Section 4 are
also kept at the appropriate management level.
4.
For declaring expenditure actually incurred in the co-financed measure to the
National Fund, the information referred to in paragraph 1 is aggregated into a
detailed statement of expenditure broken down by category. The detailed
statements of expenditure constitute supporting documents for the accounting
records of the National Fund and are the basis for the preparation of
declarations of expenditure to the Commission.
5.
Where there is one or more delegated bodies between the implementing agency or
the bodies or firms involved in implementation of the measure and the National
Fund, each delegated body for its area of responsibility requires detailed
statements of expenditure from the body below it as supporting documentation
for its own accounting records, from which it provides at least a summary of
the expenditure incurred on the measure to the body above it.
6.
In the case of computerised transfer of accounting data, all the authorities
and bodies concerned obtain sufficient information from the lower level to
justify their accounting records and the sums reported upwards, so as to ensure
a sufficient audit trail from the total summary amounts certified to the
Commission down to the individual expenditure items and the supporting
documents at the level of the implementing agency and the other bodies and
firms involved in the implementation of the measure.
ANNEX
III.4.B
INTERIM/FINAL
CERTIFICATE AND STATEMENT OF EXPENDITURE AND APPLICATION FOR PAYMENT
EUROPEAN
COMMISSIONISPA
Interim/final
certificate and statement of expenditure and application for payment
(to
be sent to Unit … of DG REGIO through official channels)
Name
of measure: ____________________________________
Financing
Memorandum No ____________ of ______________
Commission
Reference (CCI No) _________________________
CERTIFICATE
I,
the undersigned ___________________________, representing the National Fund
designated by9 ________________________________, hereby certify that all
eligible expenditure included in the attached statement, representing the
contributions of the ISPA and national funding, was paid in line with the
progress of the measure
after10: |
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
and amounts to: |
|
EUR |
|
d |
d |
|
m |
m |
|
y |
y |
y |
y |
|
(exact amount to twodecimal
places) |
The
attached statement of expenditure broken down by category of expenditure, and
by measure in the case of a group of projects, covers expenditure up to
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
(dd/mm/gggg) |
and
is an integral part of this certificate, as is the accompanying report on
progress of the measure compared with plans/final report.
I
also certify that the measure is making satisfactory progress towards
completion/has been completed in accordance with the objectives and that the
information given in the progress report/final report is correct.
I
further certify that the measure is being/has been implemented in accordance
with the terms of the Financing Memorandum, in particular as regards:
(1)
compliance with the rules on protection of the environment, transport
(including trans-European networks), competition, and the award of public
contracts (Practical Guide to Phare, ISPA and Sapard);
(2)
application of management and control procedures to the measure, in particular to
verify the reality of expenditure claimed and the proper execution of the
measure in accordance with Section 4 and to prevent, detect and correct
irregularities, pursue fraud, and recover unduly paid amounts (Annex III.5
thereto).
In
accordance with Section X of Annex III.1, the supporting documents are and will
continue to be available for a minimum period of five years following payment
of the balance by the Commission.
I
certify that:
(1)
the statement of expenditure is accurate and results from accounting systems
based on verifiable supporting documents;
(2)
the statement of expenditure and the application for payment take account of
any recoveries made and interest received thereon;
(3)
details of the underlying transactions are recorded, where possible, on
computer files and are available on request to the Commission departments
responsible
Date |
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
(dd/mm/gggg) |
|
|
|
|||||||||||
|
Name in
capitals stamp, position and signature of competent authority |
Statement
of expenditure incurred in the measure11
Reference
No (CCI code):
Name
of measure:
Date:
Category of expenditure |
Total expenditure incurred to date
(between …12 and …) |
Expenditure certified in present declaration |
Total expenditure planned (initial
budget) |
Expenditure incurred to date, as proportion
of initial budget (%) |
Estimated expenditure still required
to complete measure |
1. Planning |
|
|
|
|
|
2. Feasibility studies, design |
|
|
|
|
|
3. Site preparation |
|
|
|
|
|
4. Building and construction |
|
|
|
|
|
5. Equipment |
|
|
|
|
|
6. Technical assistance, preparation
of tender documents |
|
|
|
|
|
7. Other |
|
|
|
|
|
TOTAL |
|
|
|
|
|
Annex
to statement of expenditure: recoveries effected since the last certified
statement of expenditure and included in the present statement of expenditure
Amount ordered to be
recovered |
|
Debtor |
|
Date of issue of recovery
order |
|
Authority which issued
recovery order |
|
Date of recovery |
|
Amount recovered |
|
APPLICATION
FOR interim/final PAYMENT
Name
of measure: ____________________________________
Commission
reference (CCI No)__________________________
Pursuant
to Annex III.1, Section III, I, the undersigned (name in capitals, stamp,
position and signature of competent authority), request payment of the amount
of EUR _____________ as an interim/final payment13. This application meets the
admissibility requirements because:
Delete
as appropriate
(a) |
the report on the progress of the
measure in relation to physical and financial indicators and demonstrating its
conformity with the decision granting the assistance, including the specific conditions
laid down |
– is enclosed |
(b) |
the latest progress report/the final
report on implementation required under the Sections V and VIII of Annex III.1,
including in the latter case details of compliance with the Practical Guide for
Phare, ISPA and sapard |
– has been supplied – is enclosed |
(c) |
observations and recommendations made
by national and/or Community audit authorities, in particular the correction of
suspected or proven irregularities |
– have been acted upon – no observations or recommendations
made |
(d) |
the main technical, financial and
legal problems that have arisen and the measures taken to correct them |
– are indicated – none observed |
(e) |
the analysis of any departures from
the original financial plan |
– has been supplied – is enclosed |
(f) |
the publicity measures taken with
regard to the measure |
– are indicated |
(g) |
none of the certified
expenditure has been suspended pursuant to Section 18 of this Annex. |
|
Payment
should be made to:
Beneficiary: |
|
|
||||||||||||
Bank: |
|
|
||||||||||||
Account No |
|
|
||||||||||||
Account holder (if different from beneficiary) |
|
|
||||||||||||
Date |
|
|
|
|
|
|
2 |
0 |
|
|
(dd/mm/gggg) |
|
||
|
|
|||||||||||||
|
Name in capitals stamp, position and signature of competent authority |
|||||||||||||
ANNEX III.4.C
INDICATIVE MODEL FOR THE
DECLARATION AT THE WINDING UP OF A MEASURE14 (Section 14)
To
the European Commission, Directorate-General for Regional Policy
INTRODUCTION
1.
I, ....................... (state name in capitals, title and department), have
examined the final statement of expenditure for ................... (name and
CCI reference number of ISPA measure) and the application to the Commission for
payment of the balance of the Community aid.
SCOPE
OF THE EXAMINATION
2.
I conducted the examination in accordance with the provisions of Section 14, 15
and 16 of Annex III.4. I planned and performed the examination with a view to
obtaining reasonable assurance about whether the final statement of expenditure
and application for payment of the balance of the Community aid and the final
report are free of material misstatement, particularly as regards the execution
of the measure15 in accordance with the terms and conditions of the decision
and the objectives assigned to it. The procedure followed and the information
used in the examination, including the conclusions of checks carried out in previous
years, are summarized in the attached report.
OBSERVATIONS
3.
The scope of the examination has been limited by the following:
(a)
(b)
(c),
etc.
(Indicate
any obstacles encountered in the examination, for example systemic problems,
management weaknesses, lack of audit trail, lack of supporting documentation,
cases under legal proceedings, etc.; estimate the amounts of expenditure
affected by these obstacles and the corresponding Community aid).
4.
The examination, together with the conclusions of other national or Community
controls to which I have had access, revealed a low/high (indicate as
appropriate; if high, explain) frequency of errors/irregularities. The
errors/irregularities reported have been satisfactorily dealt with by the
responsible authorities and they do not appear to affect the amount of the
Community aid payable, with the following exceptions:
(a)
(b)
(c)
etc.
(Indicate
the errors/irregularities which have not been satisfactorily dealt with, and
for each case, the possible systemic character and extent of the problem and
the amounts of Community aid which appear to be affected).
CONCLUSION
Either
If
no obstacles were encountered in the examination, the frequency of errors found
is low and all problems have been satisfactorily dealt with:
5(a)
In the light of the examination and the conclusions of other national or
Community checks to which I have had access, it is my opinion that the final
statement of expenditure and the final report present fairly, in all material
respects, the expenditure incurred and the work carried out, in accordance with
the Financing Memorandum related to the measure and its objectives, and that
the application to the Commission for payment of the balance of the Community
aid appears to be valid.
Or
If
certain obstacles were encountered in the examination but the frequency of
errors is not high, or if some problems have not been satisfactorily dealt
with:
5(b)
Except for the matters referred to at point 3 above (and) the
errors/irregularities referred to at point 4 which do not appear to have been
satisfactorily dealt with, it is my opinion, based on the examination and the
conclusions of other national or Community checks to which I have had access,
that the final statement of expenditure and the final report present fairly, in
all material respects, the expenditure incurred and the work carried out, in
accordance with the Financing Memorandum related to the measure and its
objectives, and that the application to the Commission for payment of the balance
of the Community aid appears to be valid.
Or
If
major obstacles were encountered in the examination or the frequency of errors
found is high, even if the reported errors/irregularities have been
satisfactorily dealt with:
5(c)
In view of the matters referred to at point 3 (and) given the high frequency of
errors reported at point 4, I am not in a position to express an opinion on the
final statement of expenditure, final report and application to the Commission
for payment of the balance of the Community aid.
Date,
signature
ANNEX
III.5
AGREEMENT
WITH RESPECT TO IRREGULARITIES, RECOVERY OF SUMS WRONGLY RECEIVED UNDER ISPA
AND ON--THE-SPOT CHECKS
Section
1
This
agreement shall not affect the application in the beneficiary countries of
rules relating to criminal proceedings or judicial co-operation between
beneficiary countries, the Commission and beneficiary countries in criminal
matters.
Section
2
(1)
Beneficiary countries shall communicate to the Commission within 3 months of
the entry in force of the Financing Memorandum:
*
the provisions laid down by law, regulation or administrative action for the
application of the measures assisted under ISPA;
*
the list of authorities and bodies responsible for the application of the
measures, the main provisions relating to the role and functioning of those
authorities and bodies and to the procedures which they are responsible for
applying.
(2)
Beneficiary countries shall communicate forthwith to the Commission any
amendments to the information supplied in pursuance of paragraph 1.
(3)
The Commission shall study beneficiary countries’ communications and shall
inform them of the conclusions, which it intends to draw therefrom. It shall
remain in contact with the beneficiary countries to the extent necessary for
the application of this Section.
Section
3
«Irregularity»
shall mean any infringement of a provision of the financing memorandum, or of
the relevant national law, resulting from an act or omission by an economic
operator, which has, or would have, the effect of prejudicing the general
budget of the Communities by an unjustified item of expenditure.
Section
4
(1)
During the two months following the end of each quarter, beneficiary countries
shall report to the Commission, the European anti-fraud office, any
irregularities, which have been the subject of initial administrative or
judicial investigations.
To
this end they shall as far as possible give details concerning:
*
the details of the measure assisted by ISPA,
*
the provision which has been infringed, the nature and amount of the
expenditure; in cases where no payment has been made, the amounts which would
have been wrongly paid had the irregularity not been discovered, except where
the error or negligence is detected before payment and does not result in any
administrative or judicial penalty,
–
the total amount and its distribution between the different sources of
financing,
–
the period during which, or the moment at which, the irregularity was
committed,
–
the practices employed in committing the irregularity,
–
the manner in which the irregularity was discovered,
–
the national authorities or bodies which drew up the official report on the
irregularity,
–
the financial consequences, the suspension if any of payments and the possibilities
of recovery,
–
the date and source of the first information leading to suspicion that an
irregularity was in evidence, the date on which the official report on the
irregularity was drawn up, where appropriate, the beneficiary country and the
third countries involved,
–
the identity of the natural and legal persons involved, save in cases where
such information is of no relevance in combating irregularities on account of
the character of the irregularity concerned.
(2)
Where some of the information referred to in paragraph 1, and in particular
that concerning the practices employed in committing the irregularity and the
manner in which it was discovered, is not available, beneficiary countries
shall as far as possible supply the missing information when forwarding
subsequent quarterly reports of irregularities to the Commission.
(3)
If national provisions provide for the confidentiality of investigations,
communication of the information shall be subject to the authorisation of the
competent court of tribunal.
Section
5
Each
beneficiary country shall forthwith report to the Commission and, where
necessary, to the member states concerned, any irregularities discovered or
supposed to have occurred, where it is feared that:
–
They may very quickly have repercussions outside its territory and/or,
–
They show that a new mal-practice has been employed.
Section
6
During
the two months following the end of each quarter, beneficiary countries shall
inform the Commission, with reference back to any previous report made under
Section 4, of the procedures instituted following all irregularities
previously notified and of important changes resulting therefrom, including:
–
the amounts, which have been, or are expected to be, recovered,
–
the interim measures taken by beneficiary countries to safeguard recovery of
sums wrongly paid,
–
the judicial and administrative procedures instituted with a view to recovering
sums wrongly paid and to imposing sanctions,
–
the reasons for any abandonment of recovery procedures; the Commission shall,
as far as possible, be notified before a decision is taken,
–
any abandonment of criminal prosecutions.
Beneficiary
countries shall notify the Commission of administrative or judicial decisions
or the main points thereof, concerning the termination of these procedures.
Section
7
Should
there be no irregularities to report in the reference period beneficiary
countries shall inform the Commission of this fact within the same time limit
as is set out in Section 4 (1).
Section
8
Where
the competent authorities of a beneficiary country decide, at the express
request of the Commission, to initiate or continue legal proceedings with a
view to recovering amounts wrongly paid, the Commission may undertake to
reimburse to the beneficiary countries all or part of the legal costs and costs
arising directly from the legal proceedings, on presentation of documentary
evidence, even if the proceedings are unsuccessful.
Section
9
(1)
The Commission shall maintain appropriate contacts with the beneficiary country
concerned for the purpose of supplementing the information supplied on the
irregularities referred to in Section 4, on the procedure referred to in
Section 6, and, in particular, on the possibility of recovery.
(2)
Independently of the contacts mentioned in paragraph 1 the Commission shall
inform beneficiary countries where the nature of the irregularity is such as to
suggest that identical or similar practices could occur in other beneficiary
countries.
(3)
The Commission shall organise information meetings at Community level for
representatives of the beneficiary countries in order to examine with them the
information obtained pursuant to Sections 4, 5 and 6, and pursuant to paragraph
1 of this Section, in particular with regard to the lessons to be learned
therefrom in connection with irregularities, preventive measures and legal
proceedings.
(4)
At the request of a beneficiary country or of the Commission, the beneficiary
countries and the Commission shall consult each other for the purpose of
closing any loopholes prejudicial to Community interests, which become apparent
in the course of the enforcement of provisions in force.
Section
10
The
Commission shall regularly inform the beneficiary countries, in the framework
of fraud prevention, of the order of magnitude of the funds involved in the
irregularities, which have been discovered and of the various categories of
irregularity, broken down by type and counted up.
Section
11
(1)
Beneficiary countries and the Commission shall take all necessary precautions
to ensure that the information, which they exchange, remains confidential.
(2)
The information referred to in this agreement may not, in particular, be sent
to persons other than those in the beneficiary countries or within the
Community institutions whose duties require that they have access to it, unless
the beneficiary countries supplying it has expressly so agreed.
(3)
The names of natural or legal persons may be disclosed to another beneficiary
countries or Community institution only where this is necessary in order to
prevent or prosecute an irregularity or to establish whether an alleged
irregularity has taken place.
(4)
Information communicated, or acquired in any form whatever pursuant to this
agreement shall be covered by professional confidentiality and be protected in
the same way as similar information is protected by the national legislation of
the beneficiary countries that received it and by the corresponding provisions
applicable to the Community institutions.
In
addition, that information may not be used for any purposes other than those
provided for in this agreement unless the authorities that have provided it
have given their express consent, and provided that the provisions in force in
the beneficiary countries in which the recipient authority is to be found do
not prohibit such communication or use.
(5)
Paragraphs 1 to 4 shall not impede the use, in any legal actions or proceedings
subsequently instituted for non-compliance with Community rules in the area of
pre-accession aid, of information obtained pursuant to this agreement. The
competent authority of the beneficiary countries, which supplied this
information, shall be informed forthwith of such use.
(6)
Where a beneficiary country notifies the Commission that a natural or legal
person whose name has been communicated to the Commission pursuant to this
agreement proves on further inquiry not to be involved in any irregularity, the
Commission shall forthwith inform all those to whom it disclosed that name
pursuant to this agreement of that fact. Such person shall thereupon cease to
be treated, by virtue of the earlier notification, as a person involved in the
irregularity in question.
Section
12
The
amounts recovered shall be shared by the beneficiary countries and the
Community according to the joint co-financing rates in proportion to the
expenditure already incurred by them.
Section
13
On-the-spot
checks and inspections carried out in order to protect the financial interest
of the Community against irregularities as defined at section 3 shall be
prepared and conducted by the Commission in close co-operation with the
competent authorities of the beneficiary country concerned, which shall be
notified in good time of the object and purpose of the checks and inspections
by reference to this Annex, so that they can provide all the requisite help. To
that end, the officials of the beneficiary country concerned may participate in
the on-the-spot checks and inspections.
In
addition, if the beneficiary country concerned so wishes, the on-the-spot
checks and inspections may be carried out jointly by the Commission and the
beneficiary country’s competent authorities.
Section
14
On-the-spot
checks and inspections shall be carried out by the Commission on economic
operators, namely the natural or legal persons and the other entities on which
national confers legal capacity, where there are reasons to think that
irregularities have been committed.
In
order to make it easier for the Commission to carry out such checks and
inspections, economic operators shall be required to grant access to premises,
land, means of transport or other areas, used for business purposes.
Where
strictly necessary in order to establish whether and irregularity exists, the
Commission may carry out on-the-spot checks and inspections on other economic
operators concerned, in order to have access to pertinent information held by
those operators on facts subject to on-the-spot checks and inspections.
Section
15
(1)
On-the-spot checks and inspections shall be carried out on the Commission’s
authority and responsibility by its officials or other servants, duly empowered
by the relevant Commission regulations, hereinafter called ‘Commission
inspectors’. Persons placed at the disposal of the Commission by the
beneficiary country as national experts on secondment may assist in such checks
and inspections.
Commission
inspectors shall exercise their powers on production of a written authorisation
showing their identity and position, together with a document indicating the
subject-matter and purpose of the on-the-spot check or inspection.
Subject
to the Community law applicable, they shall be required to comply, with the
rules of procedure laid down by the law of the beneficiary country concerned.
(2)
Subject to the agreement of the beneficiary country concerned, the Commission
may seek the assistance of officials from the beneficiary countries as
observers and call on outside bodies acting under its responsibility to provide
technical assistance.
The
Commission shall ensure that the aforementioned officials and bodies give every
guarantee as regards technical competence, independence and observance of
professional secrecy.
Section
16
(1)
Commission inspectors shall have access, under the same conditions as national
administrative inspectors and in compliance with national legislation, to all
the information and documentation on the operations concerned which are
required for the proper conduct of the on-the-spot checks and inspections. They
may avail themselves of the same inspection facilities as national
administrative inspectors and in particular copy relevant documents.
On-the-spot
checks and inspections may concern, in particular:
–
professional books and documents such as invoices, lists of terms and
conditions, pay slips, statements of materials used and work done, and bank
statements held by economic operators,
–
computer data,
–
production, packaging and dispatching systems and methods,
–
physical checks as to the nature and quantity of goods or completed operations,
–
the taking and checking of samples,
–
the progress of works and investments for which financing has been provided,
and the use made of completed investments,
–
budgetary and accounting documents,
–
the financial and technical implementation of subsidised projects.
(2)
Where necessary, it shall be for the beneficiary country, at the Commission’s
request, to take the appropriate precautionary measures under national law, in
particular in order to safeguard evidence.
Section
17
(1)
Information communicated or acquired in any form under this Annex shall be
covered by professional secrecy and protected in the same way as similar
information is protected by the national legislation of the beneficiary country
that received it and by the corresponding provisions applicable to the
Community institutions.
Such
information may not be communicated to persons other than those within the
Community institutions or in the beneficiary country whose functions require
them to know it nor may it be used by Community institutions for purposes other
than to ensure effective protection of the Communities’ financial interests in
all beneficiary countries. Where a beneficiary country intends to use for other
purposes information obtained by officials participating under its authority as
observers in on-the-spot checks and inspections, it shall seek the agreement of
the beneficiary country where that information was obtained.
(2)
The Commission shall report as soon as possible to the competent authority of
the country within whose territory an on-the-spot check or inspection has been
performed any fact or suspicion relating to an irregularity which has come to
its notice in the course of the on-the-spot check or inspection. In any event
the Commission shall be required to inform the aforementioned authority of the
result of such checks and inspections.
(3)
Commission inspectors shall ensure that in drawing up their reports account is
taken of the procedural requirements laid down in the national law of the
beneficiary country concerned. The material and supporting documents as
referred to in Section 16 shall be annexed to the said reports. The reports
thus prepared may be used as (admissible) evidence in administrative or
judicial proceedings of the beneficiary country in which their use proves
necessary, in the same way and under the same conditions as administrative
reports drawn up by national administrative inspectors. They shall be subject
to the same evaluation rules as those applicable to administrative reports
drawn up by national administrative inspectors and shall be of identical value
to such reports. Where an inspection is carried out jointly, the national
inspectors who took part in the operation shall be asked to countersigned the
report drawn up by the Commission inspectors.
Section
18
Where
the economic operators referred to in Section 14 resist an on-the-spot check or
inspection, the beneficiary country concerned, acting in accordance with
national rules, shall give Commission inspectors such assistance as they need
to allow them to discharge their duty in carrying out an on-the-spot check or
inspection.
It
shall be for the beneficiary country to take any necessary measures in
conformity with national law.
ANNEX
III.6
INFORMATION
AND PUBLICITY REQUIREMENTS
RULES
ON DETAILED ARRANGEMENTS FOR INFORMATION AND PUBLICITY
1.
Objectives and scope
Information
and publicity measures concerning assistance from ISPA are intended:
–
to increase public awareness and transparency of the activities of the European
Community,
–
to inform the potential beneficiaries and professional organisations about ISPA
possibilities.
Information
and publicity shall concern all measures for which ISPA provides financial
assistance.
The
aim of information and publicity measures shall be to inform the general public
and also potential and final beneficiaries, including:
–
regional, local and any other public authorities,
–
the economic and social partners,
–
non-governmental organisations,
–
project operators and promoters,
–
any other interested parties
of
the opportunities offered by ISPA.
2.
General principles
The
body responsible for implementing an ISPA project (hereinafter defined as the
«body responsible») shall be accountable for all publicity measures on the
spot. Publicity shall be carried out in co-operation with the Commission
departments, which shall be informed of measures taken for this purpose.
The
body responsible shall take all the appropriate administrative steps to ensure
the effective application of these arrangements and to collaborate with the
Commission departments.
Information
and publicity measures shall be taken in due time, once the assistance of ISPA
is decided. The Commission reserves its right to initiate a procedure for a
reduction, suspension or cancellation of the ISPA assistance, if a beneficiary
country does not fulfil its obligations under the present Annex. In such cases
the procedure specified in Annex III.1 section VIII of the ISPA Financing
Memorandum concluded with each beneficiary country applies.
3.
Guidelines for information and publicity activities
Notwithstanding
the detailed rules laid down under point 4, the following principles shall be
applied in accordance with all information and publicity measures:
3.1
The media
The
body responsible shall inform the media in the most appropriate manner about
actions co-financed by ISPA. European Community participation shall be fairly
reflected in this information.
To
this end, the formal launch of projects and important phases in their
implementation shall be the subject of information measures, particularly in
respect of regional media (press, radio, and television). Appropriate
collaboration must be ensured with the Commission delegations in the beneficiary
countries concerned.
3.2
Information events
The
organisers of information events such as conferences, seminars, fairs and
exhibitions in connection with the implementation of projects part-financed by
ISPA shall make explicit the participation of the European Community. The
opportunity should be taken of displaying the European Community flag in
meeting rooms and the European Community emblem on documents. The Commission
delegations in the beneficiary countries shall assist, if necessary, in the preparation
and implementation of such events.
3.3
Information material
Publications
(such as brochures and pamphlets) about projects or similar measures should
contain on the title page a clear indication of the European Community emblem
where the national, regional or local emblem is used.
Where
publication includes a preface, it should be signed by both the person
responsible in the beneficiary country and, for the Commission, the responsible
Member of the Commission or a designated representative, to ensure that
European Community participation is made clear. Such publications shall refer
to the body responsible for informing interested parties.
The
above-mentioned principles shall also apply to audio-visual and web-site
material.
4.
Obligations of the beneficiary countries
Information
and publicity shall be the subject of a coherent set of measures defined by the
body responsible in collaboration with the Commission for the duration of the
project. Beneficiary countries shall ensure that representatives of the
Commission including its delegations are duly involved in the most important
public activities connected with ISPA.
When
projects are implemented, the body responsible shall take the following
measures to indicate the participation of ISPA in the said project:
a)
Project-related information
On-the-spot
information and publicity measures shall be taken in order to make the general
public aware of European Community assistance through ISPA. The body
responsible should publish the content of the projects in the most appropriate
form and ensure that such documents are disseminated to the local, regional
media and shall hold them available for interested parties. On the spot
measures should include:
*
billboards erected on the sites,
*
permanent commemorative plaques for infrastructures accessible to the general
public
both
to be installed in accordance with the Special arrangements concerning on site
information detailed hereafter.
b)
General ISPA-related information
In
addition to (a), the National ISPA Co-ordinator shall produce regularly a
general information on ISPA assistance allocated in the country, highlighting
the implementation of projects and results achieved. This general information
should be produced at least once a year and be made available to the Commission
for its annual report. This information will take the form of brochures of
general interest, professional audio-visual material (e.g. videoclip) and news
conferences at appropriate level. This information shall group projects by
nature and / or focus on projects of relevant interest. It should delivered to
national, regional televisions and radio stations, to the Commission and, on
demand, to other interested parties as defined in paragraph 1.
5.
The work of the Monitoring Committees
–
The Commission representatives in the Monitoring Committee, in collaboration
with the National ISPA co-ordinator, shall ensure compliance with the
provisions adopted concerning publicity, particularly those concerning
billboards and commemorative plaques (see special arrangements hereafter).
– Information on publicity measures and suitable evidence such as photographs shall be submitted to the Chairman of the Monitoring Committees by the body resp