103
Na
temelju članka 88. Ustava Republike Hrvatske, donosim
Proglašavam
Zakon o potvrđivanju Memoranduma o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda
između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije, kojega je Hrvatski sabor
donio na sjednici 6. listopada 2005. godine.
Broj:
01-081-05-3066/2
Zagreb,
11. listopada 2005.
Predsjednik
Republike Hrvatske
Stjepan Mesić, v. r.
Članak 1.
Potvrđuje
se Memorandum o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda između Vlade
Republike Hrvatske i Europske komisije, potpisan 5. svibnja 2005., u izvorniku
na engleskom jeziku.
Članak 2.
Tekst
Memoranduma iz članka 1. ovoga Zakona, u izvorniku na engleskom jeziku i u
prijevodu na hrvatski jezik, glasi:
Europska
zajednica (dalje u tekstu: EZ), koju zastupa Europska komisija (dalje u tekstu:
Komisija), i Vlada Republike Hrvatske, koja djeluje u ime Republike Hrvatske
(dalje u tekstu: Primatelj),
SMATRAJUĆI
da
je cilj napredne pretpristupne strategije omogućiti svim državama kandidatima
za članstvo da u konačnici postanu članice Europske unije te da se u tu svrhu
što je moguće više usklade s pravnom stečevinom Zajednice prije pristupanja,
da
je Europsko partnerstvo, ili Pristupno partnerstvo nakon toga, ključni čimbenik
napredne pretpristupne strategije koja će pokrenuti sve oblike pomoći državama
kandidatima za članstvo unutar jedinstvenog sustava,
da
je važno poboljšati postojeće upravljačke sustave kako bi se ostvarili ciljevi
navedeni u Europskom partnerstvu, ili Pristupnom partnerstvu nakon toga, stoga
da je neophodno uspostaviti mehanizam Nacionalnog fonda koji će obuhvaćati, u
prvoj fazi, programe PHARE, ISPA i SAPARD, istodobno uzimajući provedbene
postupke svakog od tih instrumenata, a u drugoj fazi jedinstveni Pretpristupni
instrument (IPA) i njegove provedbene odredbe od 1. siječnja 2007.,
da
je pomoć Zajednice uređena Općim odredbama Okvirnog sporazuma između Vlade
Republike Hrvatske i Europske komisije u svezi sa sudjelovanjem Republike
Hrvatske u programima pomoći Europske zajednice, koji su potpisale Europska
komisija i Republika Hrvatska 27. ožujka 2002. (dalje u tekstu: Okvirni
sporazum), a koji obuhvaća programe PHARE, CARDS i OBNOVA1 , te koji će u dogledno
vrijeme biti proširen kako bi uključio cjelokupnu pretpristupnu pomoć.,
da
je sukladno odredbama članka 166. stavka 1. Financijske uredbe EZ-a (dalje u
tekstu: FU) potrebno, u svrhu provedbe vanjskih aktivnosti, zaključiti sporazum
o financiranju2 između Komisije i treće zemlje korisnice,
sporazumjele
su se kako slijedi:
Članak 1.
Svrha
Svrha
je ovoga dokumenta uređivanje odnosa između EZ-a i mjerodavnih tijela
Primatelja, što se tiče decentraliziranog upravljanja pretpristupnom pomoći
Zajednice. Tehnički izrazi i kratice korišteni u ovome Memorandumu o
suglasnosti definirani su u Dodatku I., koji je sastavni dio ovoga Memoranduma.
Članak 2.
Nacionalni
fond i nacionalni dužnosnik za ovjeravanje
1.
Primatelj je dužan uspostaviti Nacionalni fond kao tijelo u okviru Državne
riznice koje će biti u nadležnosti nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje (dalje
u tekstu: NDO) u Ministarstvu financija, kako bi mogao upravljati
pretpristupnom pomoći Zajednice dodijeljenoj Primatelju u skladu s odredbama
članka 164. FU-a.
2.
NDO je dužnosnik s ministarskim ili državnotajničkim statusom, kojeg imenuje
Primatelj. NDO ne može istodobno obavljati dužnost nacionalnog koordinatora za
programe pomoći (dalje u tekstu: NKP) ili nacionalnog koordinatora za program
ISPA (dalje u tekstu: NKPI), odnosno predsjedatelja upravljačkog tijela. Iako
zadržava sveukupnu odgovornost (kao što je definirano u članku 3. stavku 1.),
NDO može neke od povjerenih mu zadaća prenijeti na najviše jednog službenika po
pretpristupnom instrumentu, no on ostaje u konačnici odgovoran za sve obveze
koje su mu/joj utvrđene prema ovome Memorandumu i ostalim sporazumima.
3.
Opseg i odgovornost NF-a i NDO-a utvrđuju se u kontekstu sporazuma koji
obuhvaćaju odgovarajuće pretpristupne instrumente PHARE, ISPA i SAPARD.
Članak 3.
Odgovornost
nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje
1.
NDO je odgovoran za sveukupno financijsko upravljanje pretpristupnim sredstvima
Zajednice. Dužan je osigurati poštivanje pravila, propisa i postupaka Zajednice
koji se odnose na nabavu, izvješćivanje i financijsko upravljanje te za
funkcioniranje prikladnog sustava izvješćivanja i informacijski sustav. NDO je
sveukupno odgovoran za pretpristupna sredstva Zajednice u okviru programa do
završetka programa (u slučaju programa PHARE i SAPARD) te za sredstva iz
programa ISPA, dodijeljena za mjeru, sve dok Komisija ne izvrši konačno
plaćanje.
2.
Revizori Ministarstva financija dužni su provoditi odgovarajući financijski
nadzor. NDO treba održavati sustav financijskog izvješćivanja za sva
pretpristupna sredstva Zajednice.
NDO
je odgovoran Komisiji za korištenje sredstava. U ispunjavanju svojih obveza,
NDO je odgovoran za sljedeće zadatke:
(I)
za povlačenje sredstava i upravljanje sredstvima dobivenima od Komisije,
(II)
za imenovanje dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje za programe PHARE i ISPA:
–
za program PHARE: nakon konzultiranja s nacionalnim koordinatorom za pomoć
(NKP), NDO imenuje dužnosnike ovlaštene za ovjeravanje programa (dalje u
tekstu: DOOP) koji će biti na čelu svake provedbene agencije (dalje u tekstu:
PA), odnosno SJFU-a kada se radi o njemu,
–
za program ISPA: nakon konzultiranja s nacionalnim koordinatorom za program
ISPA (NKPI), NDO imenuje sektorske dužnosnike za ovjeravanje projekata (SDOP)
koji će biti na čelu svake provedbene agencije, odnosno SJFU-a kada se radi o
njemu,
(III)
za djelovanje kao nadležno tijelo za nacionalnu akreditaciju SAPARD agencije, u
skladu s odgovarajućim odredbama Dodatka A »Financijsko upravljanje«
Višegodišnjeg sporazuma o financiranju za SAPARD, koji će se zaključiti između
Primatelja i Komisije (dalje u tekstu: VSoF),
(IV)
za zaključivanje provedbenih sporazuma koje je Komisija odobrila, a koje će NDO
zaključiti sa svakom provedbenom agencijom, odnosno SJFU-om,
(V)
za osiguravanje tokova nacionalnih i ostalih izvora sufinanciranja, kao što je
utvrđeno u odgovarajućim sporazumima o financiranju za programe pomoći PHARE i
ISPA te u sporazumu VSoF za program SAPARD,
(VI)
za osiguravanje održavanja i redovitog ažuriranja sustava financijskog
izvješćivanja za svaki od pretpristupnih instrumenata te poštivanje
izvještajnih postupaka od strane PA ili SJFU-a (kada se radi o njemu). Za
program PHARE sustav izvješćivanja je PERSEUS,
(VII)
za prijenos sredstava na provedbene agencije te na SJFU, kada se radi o njemu,
u skladu s mehanizmom koji je utvrđen u Provedbenom sporazumu,
(VIII)
za sudjelovanje s Komisijom u Zajedničkom odboru za praćenje (dalje u tekstu:
ZOP), koji je sveobuhvatan odbor za koordinaciju, kao i u odgovarajućem odboru
za praćenje za svaki instrument:
–
za program PHARE: sudjelovanje s Komisijom i NKP-om u ZOP-u i Sektorskom
pododboru za praćenje (dalje u tekstu: SPP),
–
sudjelovanje s Komisijom i NKPI-jem u Odboru za praćenje programa ISPA,
–
sudjelovanje s Komisijom, SAPARD agencijom i upravljačkim tijelom za SAPARD u
Odboru za praćenje programa SAPARD,
(IX)
za povrat neiskorištenih sredstava od provedbene agencije, SJFU-a ili SAPARD
agencije, ovisno o slučaju, na kraju programa (za programe PHARE i SAPARD) ili
dok Komisija ne izvrši konačno plaćanje (za program ISPA).
3.
Za programe PHARE i ISPA tehnička i upravna pitanja vezana uz provedbu mjera iz
programa PHARE i ISPA, uključujući natječaje i zaključivanje ugovora te
plaćanja, bit će u potpunoj nadležnosti odgovarajuće PA, odnosno SJFU-a kada se
radi o njemu.
Za
program SAPARD tehnička i upravna pitanja vezana uz provedbu projekta,
uključujući odabir projekata, natječaje i zaključivanje ugovora, kao i
plaćanja, bit će u potpunoj nadležnosti relevantne SAPARD agencije, u skladu s
VsoF-om i odlukom Komisije o upravljanju pomoći u okviru programa SAPARD.
4.
NDO treba omogućiti istraživanje i zadovoljavajuće postupanje u slučaju sumnje,
odnosno u stvarnom slučaju prijevare ili nepravilnosti nakon provedbe
nacionalnog nadzora ili nadzora EZ-a te treba uspostaviti nadzorne i
izvještajne mehanizme usklađene s Uredbom Komisije 1681/943 ili bilo kojim
drugim naknadnim odredbama.
Posebno
je potrebno o svakoj sumnji ili stvarnom slučaju prijevare i nepravilnosti, kao
i o mjerama koje je u tu svrhu poduzelo nacionalno nadležno tijelo, bez odgode
izvijestiti službe Komisije. Ako se ne pojavi sumnja ili stvarni slučaj
prijevare i nepravilnosti o kojem bi se trebalo izvijestiti, NDO je dužan
izvijestiti Komisiju o toj činjenici u roku dva mjeseca nakon završetka svakog
tromjesečja.
5.
NDO mora vratiti sva pretpristupna sredstva Zajednice koja su pogrešno
isplaćena i izvršiti povrat Europskoj komisiji.
Što
se tiče nepravilnih plaćanja ili nepravilnosti, sredstva se vraćaju Komisiji u
skladu s uvjetima važećeg Sporazuma o financiranju.
Nacionalni
fond odgovoran je za dostavljanje podataka Komisiji prema Sporazumu o
financiranju u odnosu na nepravilnosti, povrat greškom primljenih iznosa, te za
izravne provjere koje su navedene u Dodatku Sporazuma o financiranju.
6.
Ako se ne izvrši bilo koja obveza navedena u ovome Memorandumu, pretpristupna
sredstva Zajednice morat će se vratiti Komisiji.
Članak 4.
Povlačenje sredstava od
Komisije
1.
U svrhu ovoga Memoranduma, zahtjevi za sredstvima Primatelja dijele se u dvije
kategorije:
–
zahtjevi za povlačenje predujma koji obuhvaćaju predujmove (kao što je određeno
čl. 81. FU),
–
zahtjevi za naknadno plaćanje koji obuhvaćaju dodatna plaćanja
predujmova/isplate predujmova (za PHARE), zahtjeve za međuplaćanja i konačna
plaćanja (za ISPA).
2.
Detaljne odredbe i uvjeti za prijenos sredstava, kao i ključni događaji, bit će
navedeni u Sporazumu o financiranju (za programe PHARE i ISPA) ili u VSoF -u4
(za program SAPARD). Svaki zahtjev za odstupanjem od tih specifikacija NDO
treba valjano obrazložiti.
Stavci
3. – 8. ovoga članka ne odnose se na program SAPARD.
3.
Plaćanje predujma, koji predstavlja postotak ukupne vrijednosti proračuna
Sporazuma o financiranju kojim će se upravljati decentralizirano, Komisija će
prenijeti na NF nakon zaključivanja Sporazuma o financiranju, pod uvjetom da su
ispunjeni uvjeti navedeni u članku 15.5
4.
Zahtjevi za predujmom i naknadnim plaćanjima, koje potvrđuje i odobrava NDO,
podnose se Komisiji radi odobrenja i prijenosa.
Osim
zahtjeva za predujmom, svi zahtjevi za plaćanjem potkrepljuju se sljedećim:
(I)
izjavom o troškovima u kojoj se prikazuje ukupan iznos koji je ugovoren i
isplaćen po potprogramima i projektima te potprojektima (ovisno o slučaju) – na
taj način prikazujući vezu između indikativnog proračuna (tj. Sporazuma o
financiranju) te troškova i plaćanja stvarno izvršenih na temelju financijskog
izvješća koje su sastavili PA, odnosno SJFU kada se radi o njemu. U tu je svrhu
također potrebno priložiti tablicu koja pokazuje vezu između Provedbene
agencije, odnosno SJFU-a kada se radi o njemu, i projekata/ISPA mjere kojima
oni upravljaju,
(II)
odgovarajućim izvješćem u kojem se navode provedeni ugovori i plaćanja, koje
također obuhvaća sufinancirani dio programa, odnosno ISPA mjere. U slučaju
programa PHARE, taj sustav izvješćivanja naziva se PERSEUS,
(III)
usklađenjem bankovnih izvješća s poslovnim knjigama, koje odgovara bankovnim
računima koje su otvorili Nacionalni fond i PA, odnosno SJFU kada se radi o
njemu. Također se iskazuju kamate ostvarene po bankovnom računu,
(IV)
posljednjim redovitim izvješćima o postignutom napretku, kao što je navedeno u
članku 11. stavku 2.
Potpisivanjem
zahtjeva za plaćanje NDO potvrđuje da su podaci koji su u njemu sadržani i
popratni dokumenti točni te da provedba pomoći Zajednice napreduje
zadovoljavajućom dinamikom i u skladu s ciljevima navedenima u Sporazumu o
financiranju.
5.
Što se tiče zahtjeva za konačnim plaćanjem prema programu ISPA, NDO je dužan
dostaviti Komisiji zahtjev za konačno plaćanje u roku šest mjeseci nakon
proteka zadnjeg roka za izvršenje radova navedenih u Sporazumu o financiranju
te treba priložiti konačno izvješće o mjerama kao što je određeno u Sporazumu o
financiranju.
6.
Za program ISPA NDO mora dati konačnu pisanu izjavu o troškovima s pripadajućim
dokumentima odmah nakon završetka razdoblja plaćanja po Sporazumu o
financiranju, iskazujući ukupan iznos koji je ugovoren i isplaćen. Također
treba priložiti konačno usuglašavanje salda na bankovnim računima Nacionalnog
fonda, provedbene agencije, odnosno SJFU-a kada se radi o njemu.
Za
program PHARE NDO je dužan dati konačnu pisanu izjavu o troškovima s
pripadajućim dokumentima u roku osam mjeseci nakon izvršenja ugovora,6
iskazujući ukupnu ugovornu i isplaćenu vrijednost (uključujući nacionalna
sredstva primatelja) te sažetak svih revizija koje su obavila državna ovlaštena
tijela, zajedno s njihovim nalazima.
7.
Za program PHARE Nacionalni fond dužan je voditi evidenciju o svim plaćanjima
primljenima za provedbu pojedinih programa, potprograma, projekata i
potprojekata (ovisno o slučaju) koje financira Zajednica.
Što
se tiče programa ISPA, Nacionalni je fond dužan voditi evidenciju o svim
međuplaćanjima i konačnim plaćanjima primljenima od Komisije u svrhu provedbe
pojedinih mjera koje podržava program ISPA.
8.
Za program PHARE NDO može iznimno zatražiti isplatu većeg iznosa gdje to može
potkrijepiti prikazom novčanih tokova na osnovi liste korisnika koju imaju
provedbene agencije, odnosno SJFU kada se radi o njemu, kako bi se vidjele
potrebe za novcem iznad očekivanog.
9.
Komisija zadržava pravo da zahtijeva dodatne podatke koji potvrđuju prijenos
sredstava.
Članak 5.
Preraspodjela sredstava
1.
NDO može zatražiti preraspodjelu sredstava iz jednog potprograma na drugi
(prilagodba programa) unutar istoga Sporazuma o financiranju (u slučaju
programa PHARE) ili između različitih mjera unutar programa SAPARD (u slučaju
programa SAPARD)7, nakon preporuke nadležnog odbora za praćenje. Svaku preraspodjelu
sredstava moguće je provesti samo nakon odobrenja Komisije na temelju potankog
obrazloženja.
2.
Za program PHARE, ako preraspodjela iznosi manje od 15% iznosa iz Sporazuma o
financiranju te ne uključuje promjenu ciljeva zacrtanih u Sporazumu o
financiranju, odobrenje će dati Delegacija Europske komisije.
Ako
je preraspodjela ispod 15%, ali uključuje promjenu ciljeva u odnosu na one iz
važećeg Sporazuma o financiranju ili ako iznos preraspodjele premašuje 15%,
zahtjev za preraspodjelom mora biti dostavljen u sjedište Komisije na odobrenje
te podliježe novoj odluci Komisije.
U
slučaju preraspodjela, naknadna izjava o troškovima (vidi članak 4. stavak
4.I.) mora uključivati te preraspodjele, a prilaže se i preslik odobrenja od
Delegacije.
Članak 6.
Plaćanja
1.
Za programe PHARE i ISPA Primatelj odlučuje da se za svaki instrument funkcija
agencije za plaćanje mora povjeriti provedbenim agencijama, odnosno SJFU-u kada
se radi o njemu.
Za
program SAPARD funkcija agencije za plaćanje povjerava se SAPARD agenciji, u
skladu s odredbama sporazuma VSOF.
2.
Prijenos sredstava od Nacionalnog fonda do provedbenih agencija, odnosno SJFU-a
kada se radi o njemu ovisno o slučaju, provodi se u skladu s odredbama članka
7.
3.
Nacionalni fond i NDO smatraju se krajnje odgovornima Komisiji za izvršavanje
plaćanja na ispravan način te na temelju točnih informacija.
Članak 7.
Prijenos sredstava na
provedbene agencije
1.
Stavci 2. - 6. ovoga članka primjenjuju se samo na programe PHARE i ISPA.
Što
se tiče programa SAPARD, prijenosi sredstava na SAPARD agenciju obavljaju se u
skladu s odredbama VsoF-a.
2.
Prijenos sredstava na provedbene agencije, odnosno SJFU kada se radi o njemu,
izvršava se na temelju procjene novčanog toka.
Nacionalni
fond mora prenijeti sredstva na podračune provedbenih agencija. Međutim, ni u
kojem se slučaju prijenos sredstava ne može izvršiti prije:
(a)
imenovanja dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje programa (DOOP) (za program
PHARE) ili sektorskog dužnosnika za ovjeravanje projekata (SDOP) (za program
ISPA) te prije
(b)
potpisivanja provedbenog sporazuma, kao što je definirano u članku 8. ovoga
Memoranduma.
3.
Provedbena agencija dužna je Nacionalnom fondu podnijeti zahtjeve za prijenos u
skladu sa svojim potrebama, kao što je utvrđeno u provedbenom sporazumu koji
zaključuje Nacionalni fond i svaka provedbena agencija, odnosno SJFU kada se
radi o njemu, te koji mora odobriti Komisija. Provedbeni sporazumi sadrže
podrobne odredbe o prijenosima.
4.
Na temelju zahtjeva i popratne dokumentacije NDO je dužan potvrditi razinu
isplate prethodne tranše od provedbenih agencija, odnosno SJFU kada se radi o
njemu, pa ako je zahtjev opravdan, NDO odobrava puštanje sljedeće tranše
sredstava. Provedbene agencije, SJFU kada se radi o njemu, izvršavaju plaćanja
samo prema potpisanim ugovorima.
5.
Nacionalni fond i NDO smatraju se krajnje odgovornima Komisiji za izvršavanje
prijenosa na ispravan način te na temelju točnih podataka.
6.
Nacionalni fond dužan je voditi evidenciju o svim prijenosima sredstava
izvršenih u svrhu provedbe pojedinih programa, potprograma, projekata i
potprojekata (ovisno o slučaju) koje financira Zajednica te u svrhu provedbe
pojedinih mjera koje podupire program ISPA.
Članak 8.
Provedbeni sporazumi u
okviru programa PHARE i ISPA
1.
NDO je dužan zaključiti provedbene sporazume sa svakom provedbenom agencijom
odgovornom za upravljanje programom PHARE ili ISPA.
2.
Za program PHARE u provedbenim sporazumima određuje se dužnosnik ovlašten za
ovjeravanje programa (DOOP), kojega je prethodno trebao imenovati nacionalni
dužnosnik za ovjeravanje nakon konzultiranja s nacionalnim koordinatorom za
pomoć (NKP). DOOP, nakon dogovora s NDO-om, može odrediti svoga zamjenika na
kojeg može prenijeti određene odgovornosti.
3.
Za program ISPA u provedbenim sporazumima utvrđuje se sektorski dužnosnik za
ovjeravanje projekata (SDOP), kojega je prethodno imenovao NDO nakon
konzultiranja s NKPI-jem, te se navode tijela na koja je moguće prenijeti
odgovornosti SDOP-a.
SDOP
je obvezan dostavljati podatke Nacionalnom fondu o financijskom i stvarnom
napretku. Ako su ostale odgovornosti prenesene na druga tijela, ta tijela dužna
su SDOP-u najprije dostaviti informacije o financijskom i stvarnom napretku.
SDOP treba zadržati odgovarajući stupanj nadzora nad tim tijelima te bi morao
prikupiti dovoljno podataka potkrijepljenih originalnom dokumentacijom kako bi
mogao izjaviti da su podaci točni.
4.
U provedbenim sporazumima utvrđuju se, među ostalim, sljedeće odgovornosti
DOOP-a (za program PHARE) i SDOP-a (za program ISPA) kako bi provedbena
agencija/agencije mogla obavljati osnovne aktivnosti u upravljanju relevantnim
pretpristupnim sredstvima Zajednice:
–
valjano administrativno, financijsko i tehničko upravljanje te praćenje
odredaba (pot)programa (u slučaju programa PHARE) ili projekata u okviru
programa ISPA,
–
potpisivanje ugovora,
–
provedba mjera u skladu s propisima vezanima uz nabavu, koji su utvrđeni u
temeljnim sporazumima o financiranju,
–
provjera računa prije isplate izvođačima,
–
održavanje valjana sustava tehničkog i financijskog izvješćivanja,
–
održavanje zasebna računovodstvenog sustava ili prikladna računovodstvenog
označavanja svih transakcija značajnih za svaki (pot)program koji je
sufinanciran (u slučaju programa PHARE) ili za svaku mjeru koju sufinancira
ISPA,
–
održavanje ažuriranih i detaljnih podataka o projektima koji se sufinanciraju
iz nacionalnih javnih sredstava,
–
redovita provjera i prijenos podataka Nacionalnom fondu, vezano uz financijski
i stvarni napredak, potrebnih da bi Nacionalni fond mogao podnositi zahtjeve za
plaćanje Komisiji, u skladu s uvjetima Sporazuma o financiranju,
–
davanje izjava Nacionalnom fondu da su navedeni podaci točni te da ih je moguće
potkrijepiti originalnom dokumentacijom koju posjeduje provedbena agencija,
–
čuvanje spomenute dokumentacije u razdoblju navedenom u članku 10. stavku 3.
ovoga Memoranduma.
5.
Ako je primjenjivo, provedbenim sporazumima isto se tako mogu propisati
detaljne odredbe za prijenos sredstava, kao i struktura bankovnog računa,
sukladno članku 7. i 15. ovoga Memoranduma o suglasnosti.
Članak 9.
Financijski nadzor i
revizija
1.
Nadležno državno tijelo za financijski nadzor provodi odgovarajući financijski
nadzor u skladu s odredbama Sporazuma o financiranju (za programe PHARE i ISPA)
ili VsoF-a (u slučaju programa SAPARD).
Stavci
2.-3. ovoga članka odnose se samo na programe PHARE i ISPA.
2.
Revizijski plan i sažetak revizorskih mišljenja na temelju provedenih revizija
svake se godine dostavljaju Komisiji. Revizorska izvješća trebaju biti na
raspolaganju Komisiji.
3.
Vanjski revizori, koje je ugovorno ovlastila Komisija, mogu u redovitim
vremenskim razmacima provjeravati izvješća i poslovanje svih odgovarajućih
provedbenih struktura izravno povezanih s programima i projektima Zajednice te
vezanih uz sufinanciranje, ne dovodeći u pitanje odgovornost Komisije i
Europskoga revizorskog suda, kao što se navodi u Općim uvjetima koji se odnose
na Sporazum o financiranju priložen Okvirnom sporazumu.
Članak 10.
Računovodstvo
1.
Stavci 2. i 3. ovoga članka primjenjuju se samo na programe PHARE i ISPA.
Za
program SAPARD primjenjuju se odredbe Odjeljka A VSoF-a.
2.
Nacionalni fond mora primjenjivati sustav dvojnog računovodstva ili analitičkog
računovodstva, pokrivajući sve ugovorne i ostale financijske poslove koji se
odnose na sve programe/mjere koje Zajednica financira u Republici Hrvatskoj.
3.
Pisana dokumentacija o sveukupnom financijskom upravljanju, provođenju
natječaja i zaključivanju ugovora treba se čuvati pet godina nakon službenog
završetka programa PHARE ili relevantnih mjera u sklopu programa ISPA. Komisija
obavještava Primatelja o službenom datumu završetka programa.
Članak 11.
Izvješćivanje
1.
NDO je dužan osigurati da NF, provedbene agencije, SJFU ili SAPARD agencija,
ovisno o slučaju, održavaju valjanim sustav tehničkog i financijskog
izvješćivanja (među ostalim i podatke o pretkvalifikaciji i natječajima) za sva
pretpristupna sredstva Zajednice, uključujući sredstva prenesena provedbenim
agencijama, SJFU-u ili SAPARD agenciji, ovisno o slučaju, kao i sredstva
sufinanciranja. Za program PHARE taj je sustav izvješćivanja PERSEUS.
2.
K tomu, za programe PHARE i ISPA, Nacionalni fond obvezan je dostaviti NKP-u (u
slučaju programa PHARE), odnosno NKPI-ju (u slučaju programa ISPA) i Delegaciji
Europske komisije u Zagrebu, na temelju podataka dobivenih od SJFU-a i/ili
provedbenih agencija, redovita provedbena izvješća svakog programa, o
financijskom stanju, planovima za predstojeće natječaje, provedenim procjenama
ponuda i dodijeljenim ugovorima, detalje o provedbi programa/mjera, problemima
koji su se pojavili (ako ih je bilo), izgledima za budućnost odnosno bilo koje
druge potrebne informacije koje zatraži Komisija i NKP (za program PHARE) te
NKPI (za program ISPA).
Obveza
izvješćivanja uključuje i sufinancirane dijelove bilo kojeg programa/mjere u
sklopu programa ISPA, uključujući nacionalna sredstva primatelja, privatna
sredstva i kredite dobivene od međunarodnih financijskih institucija.
Članak 12.
Zaposlenici
Primatelj
je dužan o svom trošku osigurati potrebne kadrove odgovarajućeg iskustva i
obrazovanja za pravodobno i ispravno izvršavanje zadataka povjerenih
Nacionalnom fondu.
Članak 13.
Lokacija, prostor
Primatelj
je dužan o svom trošku osigurati potreban prostor, uredski namještaj i ostale
potrepštine te ih staviti na raspolaganje Nacionalnom fondu unutar Ministarstva
financija.
Članak 14.
Troškovi poslovanja
Nacionalnog fonda
Troškove
poslovanja Nacionalnog fonda snosi Primatelj.
Članak 15.
Bankovni računi i
upotreba eura
1.
Stavci 2.-7. ovoga članka odnose se samo na programe PHARE i ISPA.
Za
program SAPARD upravljanje računom u eurima, računom/računima SAPARD agencije i
korištenje kamata uređeno je odredbama VsoF-a.
2.
Nacionalni fond dužan je otvoriti bankovni račun nominiran u eurima u
središnjoj banci ili Državnoj riznici, ili bankovni račun za koji jamči država
u banci koja je dogovorena s Komisijom:
–
za svaki Sporazum o financiranju programa PHARE,
–
za svaki sektor (promet i zaštita okoliša) programa ISPA.
Za
programe PHARE i ISPA navedeni bankovni računi imaju podračune s kojih su
agencije za plaćanje, bilo Nacionalni fond, provedbene agencije ili SJFU kada
se radi o njemu, ovlašteni izvršavati plaćanja. U načelu, račun je kamatonosan.
3.
U slučajevima u kojima takav sustav nije moguće provesti, mogu se dogovoriti
posebni aranžmani između službe Komisije i Nacionalnog fonda.
4.
Iznos kamata ostvarenih po bankovnim računima priopćava se Komisiji svaki put
kada NF zatraži nadopunjavanje računa/nadoknadu te na kraju programa/mjere u
sklopu programa ISPA.
Prema
članku 3. i 4. Provedbenih pravila Financijske uredbe EZ-a, kamatni prihodi
pripadaju zemlji korisnici.
Za
program PHARE NDO ipak mora osigurati da se ostvareni kamatni prihod evidentira
u cijelosti kao prihod državnog proračuna. Nadalje, NDO mora osigurati redovito
izvješćivanje o kamatnim prihodima u PERSEUS-u.
Za
program ISPA, ostvareni kamatni prihod iz predujmova primljenih za određenu
ISPA mjeru mora biti iskorišten isključivo za financiranje prihvatljivih
troškova takve mjere i tijekom razdoblja koje je navedeno u ISPA Memorandumu o
financiranju, bilo kao zamjena za nacionalni doprinos ili za financiranje
dodatnih komponenata iste mjere.
5.
Bankovni troškovi računa, druga bankovna terećenja i gubici zbog tečajnih
razlika nisu prihvatljivi troškovi i smatraju se operativnim troškovima (vidi
članak 14.)
6.
Bankovni računi funkcioniraju na temelju sustava dvostrukog potpisa, u kojem se
zahtijevaju potpisi NDO-a ili bilo kojeg od službenika kojem je ta dužnost
delegirana u skladu s člankom 2. stavkom 2. ovoga dokumenta, te višeg
računovodstvenog službenika.
Za
program PHARE bankovnim podračunom upravlja PA na temelju sustava dvostrukog
potpisa. Za imenovanje državnih službenika koji imaju ovlasti potpisa potrebna
je suglasnost NDO-a.8
7.
Nacionalni fond dužan je obavještavati Komisiju o svim značajnim podacima o
računima u Nacionalnom fondu te o svim drugim računima u provedbenim agencijama
i o ostalim računima na koje su prenesena pretpristupna sredstva Zajednice.
Značajne informacije obuhvaćaju, među ostalim, naziv i adresu banke, broj
računa, ime vlasnika računa, imena ovlaštenih potpisnika, kamatne stope te sve
druge podatke koje Komisija smatra potrebnima.
8.
Za program PHARE svi iznosi ugovora i plaćanja moraju biti izraženi u eurima.
Za potrebe izvješćivanja troškovi nastali i plaćeni državnim sufinanciranjem
preračunat će se u eure na sljedeći način:
–
u zajedničkom sufinanciranju svi su ugovori potpisani u eurima i trebaju
također biti plaćeni/knjiženi u eurima (ili ekvivalentu eura u domaćoj valuti).
Dakle, ministarstva trebaju izvješćivati samo u eurima,
–
u usporednom sufinanciranju moguće je u ugovore unositi domaću valutu. U svim
slučajevima ovlašteno državno tijelo konvertira iznose iz sažetaka projekata u
domaću valutu primjenjujući odgovarajući tečaj u vrijeme pripreme proračuna za
sažetak projekta. To olakšava uključivanje u državni proračun. Izvješća o
kofinanciranju (ugovori i plaćanja) trebaju, dakle, biti iskazana u eurima, uz
korištenje takva odgovarajućeg tečaja.
Za
program ISPA konverzijska stopa koju je potrebno koristiti navedena je u
Dodatku III.1. točki 3. Odjeljku IV. Memoranduma o financiranju ISPA.
Članak 16.
Nabava
1.
Nabava se mora obavljati tako da osigurava slobodan pristup, ravnopravno
tržišno natjecanje i transparentnost u skladu s Financijskom uredbom EZ-a o
vanjskim aktivnostima, Drugim dijelom, Glavom IV i Provedbenim pravilima9,
Poglavljem 3. Drugog dijela, Glave III., kao i u skladu s Odlukom Komisije br.
387/2 (2003.).10
Pri
nabavi je potrebno slijediti sljedeća posebna pravila:
–
za program PHARE nabava će se provoditi u skladu s pravilima nabave navedenima
u važećem Sporazumu o financiranju programa PHARE. Za projekte twinninga
vrijedi priručnik o twinningu koji se primjenjuje na program PHARE,
–
za program ISPA kako je navedeno u Dodatku III.1. Odjeljku XI. Memoranduma o
financiranju programa ISPA,
–
za program SAPARD odgovarajuće odredbe navedene su u VsoF-u.
Za
programe PHARE i ISPA tijelo nadležno za ugovaranje koristit će također naputke
o postupanju i standardne predloške i modele koji će olakšati primjenu
navedenih pravila danih u Praktičnom vodiču za postupanje s ugovorima
financiranima iz općeg proračuna EZ-a u kontekstu vanjske pomoći (dalje u
tekstu: Praktični vodič), koji je objavljen na web stranici EuropeAida11 na dan
početka postupka nabave i postupka primanja darovnica.
Stavci
2. i 3. ovoga članka primjenjuju se samo na programe PHARE i ISPA.
2.
Na pojedinačnoj osnovi Komisija može odobriti odstupanje od standardnih pravila
kojima se uređuje korištenje pretpristupnih sredstava, korištenje standardnih
propisa EZ-a o vanjskoj pomoći, ako se tako predviđa u Financijskoj uredbi i
ako je definirano u Sporazumu o financiranju, te nakon analize Odbora za
upravljanje programom PHARE ili ISPA.
3.
NDO mora zajedno s DOOP-om (u slučaju programa PHARE) ili SDOP-om (u slučaju
programa ISPA) osigurati poštivanje odgovarajućih propisa i postupaka nabave.
Članak 17.
Praćenje i procjena
1.
Primatelj je dužan osnovati Zajednički odbor za praćenje (dalje u tekstu: ZOP).
Čine ga NKP, NKPI, dužnosnik odgovoran za program SAPARD, NDO i Komisija. ZOP
se sastaje barem jednom na godinu te preispituje provedbu svih pretpristupnih
programa Zajednice. Na temelju izvješća o praćenju ZOP će procijeniti napredak
programa u ispunjavanju operativnih ciljeva za pristupanje definiranih u
Sporazumu o financiranju.
2.
K tomu, Primatelj treba osnovati Odbor za praćenje za svaki pretpristupni
instrument.
–
ZOP će pratiti provedbu programa PHARE. Sastajat će se kako bi uvidom u sve
programe financirane iz PHARE-a ocijenio njihov napredak u dostizanju ciljeva
postavljenih u Sporazumu o financiranju za nacionalne programe. ZOP može
preporučiti promjenu prioriteta i/ili prenamjenu sredstava Zajednice, po
potrebi, da bi se osiguralo ostvarivanje postavljenih ciljeva. Dodatno, ZOP
može imenovati sektorske pododbore za praćenje (dalje u tekstu: SPP), gdje je
to prikladno, s ciljem daljnjeg praćenja programa PHARE. Pododbor će detaljno
preispitati napredak svakog programa i njegovih komponenata te ugovora u skladu
s Praktičnim vodičem, uzimajući u obzir, uz ostalo, relevantnost i strukturu,
učinkovitost, djelotvornost i vjerojatan učinak, na temelju izvješća
dostavljenih NKP-u i Komisiji, te svih ostalih bitnih ocjena. Pododbor će
preispitati, među ostalim stvarni rezultat, uključujući i sufinanciranje, u
odnosu na plan, brzinu provedbe i sklapanje ugovora, financijski tok,
upravljačke strukture programa i projekata, dat će preporuke za poboljšanja, a
ako provedbena agencija nema opravdani razlog za nepoštivanje tih mjera,
poduzet će potrebne korektivne mjere. Pododbor mora izvješćivati ZOP te
dostavljati sveukupno detaljno izvješće o svim programima prije njegova
godišnjeg sastanka.
–
Za program ISPA potrebno je osnovati Odbor za praćenje programa ISPA. Odbor će
preispitivati sve mjere financirane u sklopu programa ISPA, sukladno odredbama
Sporazuma o financiranju.
–
Za program SAPARD potrebno je osnovati Odbor za praćenje programa SAPARD. Odbor
će preispitivati sve programe financirane u sklopu programa SAPARD, sukladno
odredbama VsoF-a.
3.
Bez obzira na bilo koje izvješće o praćenju izrađeno na zahtjev odgovarajućeg
odbora za praćenje kako je definirano u stavku 1. i 2. ovoga članka za sve
pretpristupne instrumente, Komisija i NDO mogu zatražiti, zajednički ili
pojedinačno, nezavisnu procjenu. Procjenom će se također mjeriti učinci i
ispravnost u ostvarivanju ciljeva. Pri tome će se koristiti metodologija
procjene Komisije koja pokriva širok raspon ključnih pitanja za procjenu, kao
što su relevantnost, struktura, učinkovitost, djelotvornost, korisnost i
održivost.
Članak 18.
Rješavanje sporova
1.
Sva pitanja koja se odnose na izvršavanje ili tumačenje ovoga Memoranduma
podliježu konzultacijama između Primatelja i Komisije, koje mogu dovesti, ako
je potrebno, do izmjena i dopuna Memoranduma o suglasnosti.
2.
Ako ne budu ispunjene neke obveze navedene u ovome Memorandumu ili u povezanim
uputama te ako se pravodobno ne poduzmu prikladne korektivne mjere, Komisija
može obustaviti financiranje programa (u slučaju programa PHARE i SAPARD) ili
mjera (u slučaju programa ISPA) koji se provode preko sustava uvedenog na
temelju ovoga Memoranduma, a nakon konzultacija s Primateljem može tražiti
povrat pretpristupnih sredstava.
3.
Za programe PHARE i ISPA, ako iz konzultacija ne proisteknu sporazumna
rješenja, strane mogu sudskim putem rješavati spor, kao što je navedeno u
Dodatku B (Arbitraža) Okvirnog sporazuma.
Za
program SAPARD, ako iz konzultacija ne proisteknu sporazumna rješenja, strane
mogu sudskim putem rješavati spor, kao što je navedeno u Odjeljku G VSoF-a.
Članak 19.
Završne odredbe
Ovaj
Memorandum o suglasnosti moguće je izmijeniti i dopuniti samo u pisanom obliku
i uz zajedničku suglasnost svih strana.
Ovaj
Memorandum sastavljen je u dva primjerka na engleskom jeziku, a stupa na snagu
na dan kada Primatelj obavijesti Komisiju da su zadovoljeni potrebni unutarnji
pravni postupci za potvrđivanje ovoga Memoranduma.
U
ime Vlade Republike Hrvatske U
ime Europske komisije
Ministar
financija Šef
Delegacije Europske komisije
Ivan Šuker, v. r. Jacques
Wunenburger, v. r.
Dodatak I.
Definicije korištene u
Memorandumu o suglasnosti
Središnja jedinica za
financiranje i ugovaranje (SJFU)
Provedbeno
je tijelo unutar državne uprave, nadležno za provođenje natječaja,
zaključivanje ugovora i plaćanje za projekte jačanja institucija i za druge
projekte, ako je tako posebno navedeno. Tehničku provedbu projekata iz programa
PHARE može provoditi VP. Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje ujedno
će biti provedbena agencija za projekte iz programa ISPA.
Decentralizirani sustav
provedbe (DSP)
Provedbeni
sustav u kojem su upravljanje i odgovornost preneseni na državu korisnika u
skladu s odredbama članka 164. stavka 1. Financijske uredbe, odnosno u kojem
Komisija još uvijek provodi sustavnu ex-ante kontrolu nad provođenjem natječaja
i ugovaranjem projekata te zadržava sveukupnu konačnu odgovornost za izvršenje
općeg proračuna u skladu sa člankom 53. i 164. Financijske uredbe i u skladu s
odgovarajućim odredbama Ugovora EZ-a.
Prošireni
decentralizirani sustav provedbe (PDSP)
Provedbeni
je sustav u kojem su upravljanje i odgovornosti u cijelosti povjereni državi
korisnici u skladu s odredbama članka 164. stavka 1. Financijske uredbe,
odnosno u kojem Komisija ne provodi sustavnu ex-ante kontrolu, ali zadržava
sveukupnu konačnu odgovornost za izvršenje općeg proračuna u skladu s člankom 53.
i 164. Financijske uredbe, te u skladu s relevantnim odredbama Ugovora EZ-a, ne
dovodeći u pitanje članak 16. Dodatka A (Opći uvjeti) Okvirnog sporazuma.
Krajnji korisnik
Za
projekte koje podržava program ISPA krajnji je korisnik organizacija ili administrativno
tijelo koje uživa pogodnosti projekta kada god to odredi SDOP.
Financijska uredba (FU)
Financijska
uredba usvojena je Uredbom Vijeća (EZ, Euratom)1605/2002 od 25. lipnja 2002.
(Sl. glasnik 248 od 16. 9. 2002.) o Financijskoj uredbi, a navodi pravila za
osnivanje i provođenje općeg proračuna Europskih zajednica.
Sporazum o financiranju
Sporazum
sastavljen između Komisije i Primatelja za provedbu vanjskih aktivnosti u
skladu s člankom 166. stavkom 1. Financijske uredbe, koji za svaki pretpristupni
instrument navodi:
(a)
financijsku obvezu Zajednice za svaku godinu,
(b)
uvjete pod kojima će se upravljati sredstvima pomoći.
Memorandum o
financiranju (MoF)
Istovjetan
je Sporazumu o financiranju u kontekstu programa ISPA. MoF se sastoji od glavnog
teksta i tri priloga, a za svaku mjeru u sklopu programa ISPA treba ga
potpisati Komisija te NDO ili NKPI u ime Primatelja.
Provedbena agencija (PA)
Provedbeno
je tijelo, obično unutar ili pod izravnim nadzorom državne uprave, nadležno za
provođenje natječaja, zaključivanje ugovora, plaćanje i tehničku provedbu
pretpristupnih projekata pomoći Zajednice. Za program ISPA to je tijelo
istovjetno »tijelu odgovornom za provedbu« kako je definirano u Dodatku II.2.
Odjeljku II. Sporazuma o financiranju programa ISPA.
Odbor za praćenje
programa ISPA
Glavno
je tijelo za praćenje provedbe projekata u sklopu programa ISPA u kojem
sudjeluju Komisija, korisnik i međunarodne financijske institucije. Odborom
predsjeda nacionalni koordinator za program ISPA. Također sudjeluju
predstavnici provedbenih agencija, odgovarajući vlasnici udjela/krajnji
korisnici te nacionalni dužnosnik za ovjeravanje.
Zajednički odbor za
praćenje (ZOP)
Odbor
sastavljen od predstavnika odgovarajuće razine NDO, NKP, NKPI, upravljačkog
tijela SAPARD agencije i predstavnika Komisije, koji je nadležan za
preispitivanje i koordinaciju cjelokupne pretpristupne pomoći. U provedbi
programa PHARE ZOP-u može pomagati Sektorski pododbor za praćenje (SPP).
Upravljačko tijelo
SAPARD agencije (UT)
Upravni
je subjekt unutar državne uprave nadležan za operativno provođenje programa i
praćenje programa SAPARD kod Primatelja u skladu s odredbama Višegodišnjeg
sporazuma o financiranju (VSoF). UT osigurava čvrstu povezanost između općeg
procesa pridruživanja i korištenja financijske pomoći Zajednice.
Višegodišnji sporazum o
financiranju (VSOF)
Sporazum
zaključen između Primatelja i Komisije koji utvrđuje detaljna pravila za
financijsko upravljanje i praćenje programa SAPARD na posve decentraliziranoj
osnovi u skladu s člankom 164. stavkom 1. Financijske uredbe.
Nacionalni koordinator
za pomoć (NKP)
Državni
je dužnosnik, ministar ili državni tajnik nadležan za programiranje kod
Primatelja. NKP također osigurava usku povezanost između općeg procesa
pristupanja i korištenja financijske pomoći Zajednice te je odgovoran za
praćenje i procjenu programa PHARE Europske unije.
Nacionalni dužnosnik za
ovjeravanje (NDO)
Državni
je dužnosnik, ministar ili državni tajnik koji je na čelu NF-a. NDO je
odgovoran za sveukupno financijsko upravljanje pretpristupnim sredstvima
Zajednice.
Nacionalni fond (NF)
Jedinica
unutar Državne riznice Ministarstva financija preko koje se pretpristupna
sredstva Zajednice prenose do Primatelja nakon što Komisija utvrdi poštuju li
se odgovarajuće odredbe članka 164. stavka 1. Financijske uredbe te
odgovarajuće pretpristupne uredbe.
Nacionalni koordinator
za program ISPA (NKPI)
Državni
je dužnosnik, ministar ili državni tajnik nadležan za operativno provođenje
programa te za sveukupno upravljanje i praćenje projekata programa ISPA unutar
Primatelja. NKPI isto tako osigurava i usku povezanost između općeg procesa
pristupanja i korištenja financijske pomoći Zajednice te je odgovoran za
podnošenje zahtjeva za mjere Komisiji i praćenje mjera programa ISPA.
Sredstva primatelja
To
su sredstva koja je na raspolaganje stavila Vlada Primatelja i koja su
evidentirana u okviru različitih stavki državnog proračuna. Ako sredstva
osiguravaju jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, ta se sredstva
također smatraju sredstvima Primatelja. Sredstvima Primatelja smatraju se i
sredstva javnih poduzeća te zajmovi međunarodnih financijskih institucija
javnim poduzećima.
PERSEUS
Sadašnji
sustav izvješćivanja Europske komisije za program PHARE.
Dužnosnik
ovlašten za ovjeravanje programa (DOOP)
Državni
je dužnosnik koji je na čelu PA ili SJFU-a ili ih nadzire. DOOP je odgovoran za
poslove PA/SJFU-a te za valjano financijsko upravljanje programima koji će se
provoditi.
SAPARD agencija
Provedbeno
tijelo nadležno za odabir projekata, ugovaranje, plaćanje i tehničku provedbu
mjera osiguranih u sklopu programa SAPARD, kojemu je Komisija povjerila
upravljanje sredstvima pomoći u skladu sa VsoF-om.
Odbor za praćenje
programa SAPARD
Glavno
je tijelo za praćenje provedbe programa SAPARD u kojem sudjeluju Komisija i
Primatelj. Odborom predsjeda državni dužnosnik koji ima ministarski ili
državnotajnički status. Također sudjeluju predstavnici upravljačkog tijela,
SAPARD agencije, odgovarajući vlasnici udjela, NDO i NKP.
Sektorski dužnosnik za
ovjeravanje projekata (SDOP)
Državni
dužnosnik obično na čelu provedbene agencije za program ISPA koji je odgovoran
za poslovanje provedbene agencije te za valjano financijsko upravljanje mjerama
koje se provode.
Sektorski pododbor za
praćenje (SPP)
Za
program PHARE ZOP-u može pomagati Sektorski pododbor za praćenje (SPP). SPP
čine predstavnici odgovarajuće razine NKP-a, NDO-a, DOOP-a na čelu svake
provedbene agencije te predstavnik Komisije.
Voditelj programa (VP)
Državni
je dužnosnik (iz resornog ministarstva/agencije) nadležan za tehničku provedbu
projekata programa PHARE u slučaju kada je SJFU odgovoran za upravnu i
financijsku provedbu projekata.
1 Članak 8.
glasi: »Odredbe ovoga Sporazuma isto se tako primjenjuju na tehničku suradnju i
ostale poslove između ugovornih strana, koji po svojoj prirodi nisu obuhvaćeni
posebnim sporazumom koji se financira u okviru programa pomoći PHARE, OBNOVA
ili CARDS, na zahtjev Vlade Republike Hrvatske.«
2 Što se tiče
programa ISPA, sporazum o financiranju istoznačan je Memorandumu o
financiranju, u skladu s člankom 8. Uredbe Vijeća (EZ-a)1267/1999. o programu
ISPA.
3 Uredba
Komisije (EZ-a) 1681/94 od 11. 7. 1994., Sl. glasnik br. 178 od 12. 7. 1994.,
str. 43.-46.
4 Za program SAPARD
predujam, koji predstavlja postotak od ukupnog proračuna Godišnjeg sporazuma o
financiranju (dalje u tekstu: GSF) kojim će se upravljati decentralizirano,
Komisija prenosi na Nacionalni fond nakon donošenja odluke Komisije o
upravljanju pomoći u okviru programa SAPARD.
5 Za program
ISPA prvo obročno plaćanje predujma Komisija prenosi na Nacionalni fond nakon
što Primatelj potpiše Sporazum o financiranju. Prvo plaćanje ne smije iznositi
više od 10% od ukupne pomoći za određenu mjeru. Ostatak se isplaćuje nakon
potpisivanja prvog ugovora, obično prvih ugovora o radovima. Kao opće pravilo,
predujam iznosi do 20% pomoći u okviru programa ISPA.
6 Datum do
kojeg trebaju biti izvršeni radovi, nabavljena roba, obavljene usluge kao što
je određeno važećim ugovorom. Drugim riječima, ugovor treba biti potpuno
izvršen do datuma izvršenja ugovora.
7 Precizni
uvjeti za takvu preraspodjelu navode se u VSOF-u.
8
Pretpostavlja se da bi u uobičajenim okolnostima te osobe mogle biti, s jedne
strane, DOOP/SDOP, a s druge strane viši računovodstveni službenik provedbene
agencije.
9 Uredba EK
(EK, Euratom) 2342/2002 od 23. prosinca 2002., Sl. glasnik L 357 od 31. 12.
2002., str. 1. ispravljeno Odlukom Komisije 2004./121 od 6. veljače 2004., Sl.
glasnik L 036 od 7.2.2004., str. 58.
10 Odluka
Komisije (2003.) 387/2 o Pravilima i postupcima za ugovore o uslugama, robi i
radovima financiranim iz općeg proračuna Europskih zajednica u okviru suradnje
s trećim zemljama, usvojena 25. ožujka 2003.
11 Sadašnja
adresa: http://europa.eu.int/comm/europaid/tender/gestion/index_en.htm
MEMORANDUM OF UNDERSTANDING ON THE ESTABLISHMENT OF THE
NATIONAL FUND
The
European Community (hereafter «EC»), represented by the European Commission,
hereinafter referred to as «The Commission», and The Government of the Republic
of Croatia, acting on behalf of the Republic of Croatia, hereinafter referred
to as «The Recipient»,
CONSIDERING
That
the enhanced pre-accession strategy is intended to enable all the applicant
States eventually to become members of the European Union and, to that end, to
align themselves as far as possible on the Community acquis prior to accession,
That
the European Partnership, or Accession Partnership thereafter, is the key
feature of the enhanced pre-accession strategy which shall mobilize all forms
of assistance to the applicant countries within a single framework,
That
it is important to improve the existing management systems in order to achieve
the objectives set out in the European Partnership, or Accession Partnership
thereafter, and that therefore it is necessary to set up a National Fund
mechanism which shall cover, in a first stage, PHARE, ISPA and SAPARD, whilst
taking into account the implementing procedures of each of these instruments,
and in a second stage, the single Instrument for Pre-Accession (IPA) and its
implementing provisions as from 1 January 2007,
That
Community Assistance is guided by the General Provisions of the Framework
Agreement between the European Commission and the Government of the Republic of
Croatia concerning the participation of the Republic of Croatia in the European
Community’s Aid Programmes signed on 27 March 2002 covering PHARE, CARDS and
OBNOVA programmes1 (hereinafter «the Framework Agreement») and which in due
course shall be extended to encompass all pre-accession assistance
That
Article 166 (1) EC Financial Regulation (hereinafter «FR») requires that for
the implementation of external actions, a financing agreement2 shall be drawn
up between the Commission and the beneficiary third country
have
agreed as follows:
Article 1
Purpose
The
purpose of this document is to define the relationship between the EC and the
relevant authorities of the Recipient regarding decentralised management of all
Community pre-accession assistance. The technical terms and acronyms used in
this Memorandum of Understanding are defined in Annex I which constitutes an
integral part of this Memorandum of Understanding.
Article 2
National Fund and
National Authorising Officer
1.
The Recipient shall establish the National Fund (hereinafter «the NF») as a
central treasury entity under the responsibility of a National Authorising
Officer (hereinafter «NAO») in the Ministry of Finance to manage the Community
pre-accession assistance allocated to the Recipient under decentralised
management in accordance with the provisions of Article 164 FR.
2.
The NAO shall be an official of ministerial or state secretary status,
appointed by the Recipient. The NAO may not hold at the same time the office of
the National Aid Coordinator (hereinafter «the NAC») or of the National ISPA
Coordinator (hereinafter «the NIC») or chair of Managing authority. Whilst
retaining overall responsibility (as defined in Article 3 (1) hereinafter, the
NAO may delegate some of the tasks entrusted to him/her to a maximum of one
official per pre-accession instrument, but he/she shall remain finally
accountable for all the responsibilities vested in him/her in this Memorandum
of Understanding and other agreements.
3.
The scope and responsibilities of the NF and of the NAO are established in the
context of the agreements governing the respective pre-accession instruments
PHARE, ISPA and SAPARD.
Article 3
Responsibilities of
National Authorising Officer
1.
The NAO shall have overall responsibility for financial management of Community
pre-accession funds. The NAO shall ensure that the Community rules, regulations
and procedures pertaining to procurement, reporting and financial management
are respected, and that a proper reporting and information system is
functioning. The NAO shall have the full overall accountability for the
Community pre-accession funds of a programme until the closure of the programme
(in case of PHARE and SAPARD), and for the ISPA funds allocated for a measure
until the Commission has paid the balance of the ISPA assistance.
2.
Appropriate financial control shall be carried out by controllers from the
Ministry of Finance.
The
NAO shall maintain a financial reporting system for all Community pre-accession
funds.
The
NAO shall be accountable to the Commission for the use of the funds. In
carrying out these responsibilities, the NAO shall be responsible for the
following tasks:
(i)
Request and manage the funds from the Commission
(ii)
Appoint Authorising Officers for PHARE and ISPA.
–
For PHARE: The NAO shall appoint Programme Authorising Officers (hereinafter
«the PAOs») heading each Implementing Agency (hereinafter «IA»), CFCU where
applicable, after consulting the NAC.
–
For ISPA: The NAO shall appoint Sectoral Authorising Officers (SAOs) heading
each IA, CFCU where applicable, after consulting the NIC.
(iii)
Act as Competent authority for the national accreditation of the SAPARD Agency
in accordance with the relevant provisions of the Annex A «Financial
management» of the SAPARD Multi-Annual Financing Agreement to be concluded
between the Recipient and the Commission (hereinafter «the MAFA»).
(iv)
Conclude the Implementing Agreements, endorsed by the Commission, which the NAO
shall sign with each of the IAs, and CFCU where applicable.
(v)
Ensure the flow of national and other co-financing resources as set out in
relevant Financing Agreements for PHARE and ISPA aid and the MAFA for SAPARD.
(vi)
Ensure that the financial reporting systems for each of the pre-accession
instruments are maintained and regularly updated and that reporting procedures
properly respected by the IA or CFCU (where applicable). For PHARE, the
reporting system is PERSEUS
(vii)
Transfer funds to IAs and to the CFCU where applicable, according to the
mechanism set out in the Implementing Agreement.
(viii)
Participate with the Commission in the Joint Monitoring Committee (hereinafter
«JMC») as overall coordination committee, as well as in relevant Monitoring
Committee for each instrument:
–
For PHARE: participate with the Commission and the NAC in a JMC and Sectoral
Monitoring Sub-Committees (hereinafter «SMSC»).
–
Participate with the Commission and the NIC in the ISPA Monitoring Committee.
–
Participate with the Commission, the SAPARD Agency and SAPARD Managing
Authority in the SAPARD Monitoring Committee.
(ix)
Recover non-used funds from the IA, CFCU or SAPARD Agency where applicable, at
the end of the programme (for PHARE and SAPARD) or until the Commission has
paid the balance (for ISPA).
3.
For PHARE and ISPA, the technical and administrative issues of PHARE programme
and ISPA measures implementation, including tendering and contracting and
payments shall be the full responsibility of the IA, CFCU where applicable,
concerned.
For
SAPARD, the technical and administrative issues of project implementation,
including project selection, tendering and contracting, as well as payments,
shall be the full responsibility of the SAPARD Agency concerned in accordance
with the MAFA and the Commission Decision on conferral of management of SAPARD
aid.
4.
The NAO shall ensure investigation and satisfactory treatment of suspected and
actual cases of fraud and irregularity following national or EC controls and
shall establish a control and reporting mechanism compliant with Commission
Regulation 1681/943 or any successor provisions.
In
particular, all suspected and actual cases of fraud and irregularity as well as
all measures related thereto taken by the national authority must be reported
to the Commission services without delay. Should there be no suspected or
actual cases of fraud and irregularity to report on, the NAO shall inform the
Commission of this fact within two months following the end of each quarter.
5.
The NAO shall recover any Community pre-accession funds wrongly paid and
transfer these back to the European Commission.
Concerning
undue payments or irregularities, these shall be repaid to the Commission in
accordance with the terms of the relevant Financing Agreement.
The
NF shall be responsible for submitting to the Commission the information under
the Financing Agreement with respect to irregularities, recovery of sums
wrongly received and on-the-spot checks annexed to the Financing Agreement.
6.
Failure to carry out any of the responsibilities set out in this Memorandum of
Understanding shall lead to reimbursement of Community pre-accession funds to
the Commission.
Article 4
Request
of funds from the Commission
1.
For the purpose of this Memorandum, requests of funds by the Recipient are
divided into 2 categories:
–
Advance payment requests which include pre-financing (as defined in Art. 81 FR)
–
Subsequent payment requests which include the renewal of pre-financing and/or
the clearance of pre-financing (for PHARE)/ intermediate payments and payments
of the final balance (for ISPA).
2.
The precise provisions and conditions for the transfer of funds, as well as the
trigger points, shall be specified in the Financing Agreement (for PHARE and
ISPA) or in the MAFA4 (for SAPARD). Any request to derogate from these
specifications needs to be duly justified by the NAO.
Paragraphs
3 to 8 of this Article do not apply to SAPARD.
3.
An advance payment consisting in a percentage of the total budget of the
Financing Agreement that shall be managed in a decentralised manner, shall be
transferred by the Commission to the NF after the signature of the Financing
Agreement, provided that the conditions included in Article 15 hereinafter have
been fulfilled.5
4.
Advance payment requests and subsequent payment requests, to be certified and
approved by the NAO, are submitted to the Commission for approval and transfer.
Other
than the advance payment requests, all payment requests shall be supported by:
(i)
A declaration of expenditure showing the cumulative amount contracted and paid
broken down by sub-programme and project and sub-project (where appropriate) –
so demonstrating the link between the indicative budget (i.e. Financing
Agreement) and the expenditure and payments actually made based on the
financial reporting as presented by the IA, CFCU where applicable. To this end,
a table showing the link between the IA, CFCU where applicable, and the
project/ ISPA measure they manage should also be enclosed.
(ii)
Appropriate reporting indicating effected contracts and payments covering also
the co-financed part of the programme respectively the ISPA measure. For PHARE,
this shall be deemed PERSEUS.
(iii)
Bank reconciliation corresponding to the bank accounts opened by the NF and IA,
CFCU where applicable. Interest earned on the bank accounts shall be communicated
as well.
(iv)
The latest regular progress reports as stipulated in Article 11 (2).
By
signing the payment request, the NAO certifies that the information contained
therein and in the accompanying documents is correct and that the
implementation of the Community assistance is progressing at a satisfactory
rate and according to the objectives laid down in the Financing Agreement.
5.
For ISPA, concerning requests for payments of the final balance, the NAO must
submit to the Commission an application for the final payment within six months
of the deadline for completion of the work laid down in the Financing
Agreement, and the final report on the measure as specified in the Financing
Agreement must be attached.
6.
For ISPA, a final written declaration of expenditure with supporting
documentation shall be issued by the NAO immediately after the end of the
disbursement period of the Financing Agreement showing the total amount
contracted and disbursed. A final bank reconciliation showing the existing balances
in the National Fund, IA, CFCU where applicable, shall also be enclosed.
For
PHARE, a final written declaration of expenditure with supporting documentation
shall be issued by the NAO 8 months after the contract execution date6
mentioned in the Financing Agreement showing the total amount contracted and
disbursed (including national public funds) as well as a summary of the audits
carried out by the national authorities together with the findings.
7.
For PHARE, the NF shall keep account of all payments received for the benefit
of implementing individual Community funded programmes, sub-programmes,
projects, and sub-projects (where appropriate).
For
ISPA, the NF shall keep account of all intermediate and final payments received
from the Commission for the benefit of implementing individual ISPA-assisted
measures.
8.
For PHARE, the NAO may exceptionally request a larger payment where it can be
illustrated by a cash-flow projection based on a list of commitments by the
IAs, CFCU where applicable, that the cash flow requirements in the subsequent
period shall exceed the foreseen installment
9.
The Commission retains the right to request additional information in support
of transfers of funds.
Article 5
Reallocation of funds
1.
The NAO may request a reallocation of funds, either from one subprogramme to
another (programme adjustment) inside the same Financing Agreement (in case of
PHARE) or between different measures within the SAPARD programme (in case of
SAPARD)7 , following a recommendation from relevant Monitoring Committee. Any
reallocation of funds can only take effect following Commission endorsement on
the basis of a detailed justification.
2.
For PHARE, if the reallocation is less than 15% of the Financing Agreement and
does not involve a modification of the objectives set in the Financing
Agreement, this endorsement will be provided by the Commission Delegation.
If
the reallocation is below 15% but involves a change of objectives from those in
the relevant Financing Agreement or if the proposed reallocation exceeds 15%,
the reallocation request will have to be submitted to Commission Headquarters
for approval, and shall be subject to a new Commission Decision.
In
case of reallocations, the subsequent declaration of expenditure (see Article 4
(4i) above) shall incorporate these reallocations and shall enclose a copy of
the endorsement made by the Delegation.
Article 6
Payments
1.
For PHARE and ISPA, the Recipient decides for each instrument to entrust the
functions as paying agency to the IAs, CFCU where applicable.
For
SAPARD, the paying agency functions are entrusted to the SAPARD Agency in
accordance with the provisions of the MAFA.
2.
The transfer of funds by the NF to the IAs, CFCU where applicable, shall be
done in accordance with the provisions of Article 7 hereinafter.
3.
The NF and NAO shall be held ultimately responsible to the Commission that the
payments are made properly and based on correct information.
Article 7
Transfer of funds to the
Implementing Agencies
1.
Paragraphs 2 to 6 of this Article apply to PHARE and ISPA only.
For
SAPARD, the transfers of funds to the SAPARD Agency is done in accordance with
provisions of the MAFA.
2.
The transfers of funds to the IAs, CFCU where applicable, shall be made on the
basis of cash flow estimates.
The
NF shall transfer funds to the sub-accounts of the IAs. However, in any event,
no transfer of funds may take place prior to
(a)
the nomination of the PAO (for PHARE) or SAO (for ISPA) and
(b)
signature of an Implementing Agreement as defined in Article 8 hereafter.
3.
The IA shall submit transfer requests to the NF according to its needs as set
out in an Implementing Agreement, to be concluded between the NF and each IA,
CFCU where applicable, and to be endorsed by the Commission. The Implementing
agreements shall make detailed provisions for the transfers.
4.
On the basis of the request and supporting documentation, the NAO shall verify
the disbursement level of the preceding tranche by the IAs, CFCU where
applicable, and, if the request is justified, the NAO shall approve the release
of the next tranche of funds. The IAs, CFCU where applicable, shall only make
payments against signed contracts.
5.
The NF and NAO shall be held ultimately responsible to the Commission that the
transfers are made properly and based on correct information.
6.
The NF shall keep account of all transfers made for the benefit of implementing
individual Community funded programmes, subprogrammes, projects, and
sub-projects (where appropriate) and of implementing individual ISPA-assisted
measures.
Article 8
Implementing Agreements
under PHARE and ISPA
1.
With each of the IAs responsible for management of PHARE or ISPA, the NAO shall
conclude Implementing Agreements.
2.
For PHARE, the Implementing Agreements shall identify the PAO, who must have
been appointed previously by the NAO, after consultation with the NAC. The PAO,
after consultation with the NAO, may specify the authorities, acting as Deputy
PAO (DPAO), to which the responsibilities of the PAO may be sub-delegated.
3.
For ISPA, the Implementing Agreements shall identify the SAO, who must have
been appointed previously by the NAO, after consultation with the NIC, and
specify the authorities to which the responsibilities of the SAO may be sub-delegated.
The
SAO remains at all time responsible for the submission of information on
financial and physical progress to the National Fund. Where other
responsibilities have been delegated, the information on financial and physical
progress should be first submitted to the SAO by the authorities concerned. The
SAO should maintain a sufficient degree of supervision over these authorities
and should receive sufficient information substantiated by original
documentation so that he/she can declare that the information is accurate.
4.
The Implementing Agreements shall establish the responsibilities of the PAO
(for PHARE) and the SAO (for ISPA) for the main activities to be carried out by
the implementing agency/ agencies in the management of the respective Community
pre-accession funds, inter alia:
–
The sound administrative, financial and technical management and monitoring
arrangements of (sub)programmes (in case of PHARE) or of ISPA measures
–
Signature of contracts,
–
Implementation of measures on the basis of the procurement rules laid down in
the underlying Financing Agreements,
–
Verification of invoices prior to payment to contractors,
–
Maintaining a viable technical and financial reporting system,
–
Maintaining of a separate accounting system or adequate accounting codification
of all transactions concerned for each (sub-) programme co-financed (in case of
PHARE) or for each measure co-financed by ISPA,
–
Maintaining updated and detailed information about the measures co-financed by
national public funds,
–
Transmission and verification on a regular basis to the NF of information on
financial and physical progress necessary for the latter to submit payment
requests to the Commission in accordance with the requirements of the Financing
Agreement,
–
Declaring to the NF that the above information is accurate and can be
substantiated by original documentation held by the IA,
–
Maintaining the aforesaid documentation for the period specified in Article 10
(3) hereinafter.
5.
If applicable, the Implementing Agreements shall also lay down detailed
provisions for the transfer of funds and bank account structure in application
of Articles 7 and 15 of this Memorandum of Understanding.
Article 9
Financial Control and
Audits
1.
Appropriate financial control shall be carried out by the competent National
Financial Control Authority in accordance with the provisions of the Financing
Agreement (for PHARE, ISPA) or the MAFA (in case of SAPARD).
Paragraphs
2 to 3 of this Article apply to PHARE and ISPA only.
2.
Each year an audit plan and a summary of the findings of the audits carried out
shall be sent to the Commission. Audit reports shall be at the disposal of the
Commission.
3.
The accounts and operations of all relevant implementation structures directly related
to Community pre-accession programmes and projects/measures and the related
co-financing may be checked at regular intervals by an outside auditor
contracted by the Commission without prejudice to the responsibilities of the
Commission and the European Union’s Court of Auditors, as referred to in the
General Conditions relating to Financing Agreement attached to the Framework
Agreement.
Article 10
Accounting
1.
Paragraphs 2 to 3 of this Article apply to PHARE and ISPA only.
For
SAPARD, the provisions of the MAFA are applicable.
2.
The NF shall operate a double entry or analytical accounting system covering
all contractual and other financial operations pertaining to all Community
financed programmes/ measures in the Republic of Croatia.
3.
Written records of the entire financial management, tendering and contracting
shall be stored for five years after the official closure of the PHARE
programme or the relevant ISPA measures. The official closure date shall be
notified by the Commission to the Recipient.
Article 11
Reporting
1.
The NAO shall ensure that the NF and the IAs, CFCU or SAPARD Agency where
applicable, maintain a viable technical and financial reporting system
(including i.a. prequalification and tendering data) for all Community pre-accession
funds including funds transferred to the IAs, CFCU or SAPARD Agency where
applicable, as well as the related co-financing. For PHARE this reporting
system shall be PERSEUS.
2.
In addition, for PHARE and ISPA, the NF shall compile for distribution to the
NAC (in case of PHARE), respectively the NIC (in case of ISPA), and the EC
Delegation in Zagreb, implementation reports at regular intervals, on the basis
of inputs from the CFCU and/or IAs, covering the financial status of each
programme, schedules for upcoming tenders, effected tender evaluations and
contracts awarded, details on how the projects/measures are implemented,
problems encountered (if any), perspectives for the future, and any other
necessary information which may be requested by the Commission and the NAC (for
PHARE) and NIC (for ISPA).
The
reporting shall also cover the co-financed parts of any programme/ ISPA
measure, including national public funds, private funds and loans granted from
International Financing Institutions.
Article 12
Staff
The
Recipient shall ensure, at its own costs, that necessary experienced and duly
qualified human resources are available for the timely and correct execution of
the tasks entrusted to the National Fund.
Article 13
Location, Facilities
The
Recipient shall ensure, at its own costs, that necessary premises, office
furniture and other facilities are available for the NF within the Ministry of
Finance.
Article 14
Operational costs of the
National Fund
Operational
costs of the NF shall be covered by the Recipient.
Article 15
Bank Accounts and Use of
the EURO
1.
Paragraphs 2 to 8 of this Article apply to PHARE and ISPA only.
For
SAPARD, the provisions for managing the SAPARD Euro account, the SAPARD Agency
account(s) and the use of interest earned are set out in the MAFA.
2.
The NF shall open up a bank account denominated in EURO in either the Central
Bank or the State Treasury, or a government guaranteed bank account in a bank
agreed with the Commission.
–
For each Financing Agreement of the PHARE programme
–
For each sector (transport and environment) of ISPA.
For
PHARE and ISPA, these bank accounts shall have sub-accounts from which the
paying agency, either the NF or the IAs, CFCU where applicable, are entitled to
execute payments. The account shall, in principle, be interest-generating.
3.
In cases where this system cannot be implemented, specific arrangements can be
agreed between the Commission services and the National Fund.
4.
The amount of interest earned on the bank accounts shall be communicated to the
Commission each time the NF requests for a replenishment/reimbursement, and at
the end of the programme/ ISPA measure.
In
accordance with Articles 3 and 4 of the Implementing Rules of the EC Financial
Regulation, interest earned is the property of the Beneficiary Country.
For
PHARE, the NAO must however ensure that the interest earned is actually
registered in its entirety as revenue in the national budget. Furthermore the
NAO will ensure a regular reporting of the interest via PERSEUS.
For
ISPA, the interest earned on pre-financing of the particular ISPA measure
should be used exclusively for financing eligible costs of this measure and
within the period specified in the ISPA Financing Memorandum, either by
replacing the national contribution or by financing additional components of
the same measure.
5.
Bank charges levied on the bank account, other bank fees and currency exchange
losses on individual transactions are not eligible costs and are to be treated
like Operational costs (see Article 14)
6.
The bank accounts shall be operated on the basis of a double signature system,
requiring the signatures of the NAO or either of the officials delegated in
accordance with article 2, paragraph 2 above, and a senior accounting officer.
For
PHARE, the sub-bank accounts shall be operated by the IA on the basis of a
double signature system. The appointment of senior persons empowered to sign
requires the agreement of the NAO.8
7.
The NF shall communicate to the Commission all relevant information on the
accounts at the NF as well as on all other accounts in the IAs and others to
which Community pre-accession funds have been transferred. Relevant information
encompasses i.a. name and address of the bank, account number, name(s) of account
holders, names of authorized signatories, interest rates, and any other
information the Commission deems appropriate.
8.
For PHARE, all contracts and payments shall be signed and carried out in EUR.
For
reporting purposes, expenditure incurred and financed under national
co-financing, shall be translated into EUR in the following way:
–
under joint co-financing, all contracts are signed in EUR and should therefore
also be booked and paid in EUR (or the EUR equivalent in local currency).
Therefore the Ministries should report the EUR amounts only.
–
under parallel co-financing, local currency contracts are possible. In all
cases the Project Fiche amounts are normally translated into local currency by
the national authorities applying a certain exchange rate at the time of
preparing the budget of the Project Fiche. This facilitates inscription into
the national budget. The reporting on co-financing (contracts and payments)
should therefore be provided in EUR, using that particular exchange rate.
For
ISPA, the conversion rate to be used is set out in Annex III, point 3, Section
IV of the ISPA Financing Memorandum.
Article 16
Procurement
1.
Procurement shall be carried out ensuring free access, fair competition and
transparency in accordance with the provisions of Part Two, Title IV on
External Actions of the EC Financial Regulation and Chapter 3 of Part 2, Title
III of its Implementing Rules9, as well as the Commission Decision SEC (2003)
387/210.
The
specific rules to be followed for procurement are as follows:
–
For PHARE, procurement shall be carried out according to the procurement rules
as laid down in the relevant PHARE Financing Agreement. For Twinning projects,
the Twinning Manual as applied to PHARE shall apply.
–
For ISPA as provided for in Annex III.1, Section IX, of the ISPA Financing
Memorandum.
–
For SAPARD, the relevant provisions are set out in the MAFA.
For
PHARE and ISPA, the Contracting Authorities shall also use the procedural
guidelines and standard templates and models facilitating the application of
the above rules provided for in the «Practical Guide to contract procedures
financed from the general EC budget in the context of external actions»
(hereinafter the «Practical Guide») as published on the EuropeAid website11 at
the date of the initiation of the procurement or grant award procedure.
Paragraphs
2 to 3 of this Article apply to PHARE and ISPA only.
2.
On a case by case basis, the Commission may approve a derogation to the use of
standard EC external aid rules or to the standard rules governing use of
pre-accession funds, if foreseen in the EC Financial Regulation and specified
in the Financing Agreement and after examination by the PHARE or ISPA
Management Committee.
3.
The NAO together with the PAO (in case of PHARE) or SAO (in case of ISPA) shall
ensure that the relevant procurement rules and procedures are respected.
Article 17
Monitoring and
Assessment
1.
The Recipient shall establish a Joint Monitoring Committee (hereinafter «JMC»).
It shall consist of the NAC, NIC, SAPARD Managing Authority, the NAO and the
Commission. The JMC shall meet at least once a year and shall review the
implementation of all Community pre-accession programmes. On the basis of
monitoring reports the JMC shall assess the programmes’ progress towards
meeting the operational objectives for accession as set out in the Financing
Agreement.
2.
In addition, the Recipient shall also establish a Monitoring Committee for each
pre-accession instrument.
–
Implementation of PHARE programmes will be monitored through the JMC. It will
meet to review all PHARE funded programmes in order to assess their progress
towards meeting the objectives set out in the Financing Agreement for the
National Programme. The JMC may recommend a change of priorities and/or the
re-allocation of Community funds, if need be, to ensure that stated objectives
and targets are met. In addition, the JMC may nominate Sectoral Monitoring
Sub-Committees (hereinafter «SMSC»), where appropriate, to further monitor
PHARE programmes. The Sub-Committee shall review in detail the progress of each
programme and its components and contracts in accordance with the Practical
Guide, looking i.a. at relevance and design, efficiency, effectiveness and
likely impact, on the basis of reports produced for the NAC and the Commission
and any other relevant evaluations. The Sub-Committee shall review i.a. actual
output, including co-financing, as compared to plan, rate of implementation and
contracting, financial flow, and the management structures of the programmes
and projects, put forward recommendations for improvement and if these steps
are not followed by the IA without good reason, take necessary corrective
steps. The Sub-Committee shall report to the JMC and prior to its annual
meeting submit an overall detailed report on all programmes.
–
For ISPA, the Monitoring Committee to be established is the ISPA Monitoring
Committee. The Committee shall review all ISPA funded measures in accordance
with the provisions of the Financing Agreement.
–
For SAPARD, the Monitoring Committee to be established is the SAPARD Monitoring
Committee. The Committee shall review all SAPARD funded programmes in
accordance with the provisions of the MAFA.
3.
Notwithstanding any monitoring reports produced at the demand of the relevant
Monitoring Committee as defined in paragraphs 1 and 2 above for each of the
pre-accession instruments, the Commission and the NAO can request, jointly or
separately, an independent evaluation report. Evaluation shall also measure
impacts and appropriateness in the fulfillment of objectives. The Commission’s
evaluation methodology covering the full range of key evaluation issues as
relevance, design, efficiency, effectiveness, utility and sustainability shall
be used for this exercise.
Article 18
Settlement of disputes
1.
Any question relating to the execution or interpretation of this Memorandum of
Understanding shall be the subject of consultation between the Recipient and
the Commission, leading, where necessary, to an amendment of the Memorandum of
Understanding.
2.
Where there is a failure to carry out an obligation set out in this Memorandum
of Understanding or the related instructions, and no sufficient remedial
measures have been taken in due time, the Commission may suspend the financing
of the programmes (in case of PHARE and SAPARD) or of the measures (in case of
ISPA) implemented through the system introduced by this Memorandum of
Understanding, and after consultation with the Recipient, decide that the
pre-accession funds concerned shall be reimbursed.
3.
For PHARE and ISPA, if the consultation does not lead to amicable settlement,
the parties may resort to the arbitration as set out in Annex B «Arbitration»
annexed to the Framework Agreement.
For
SAPARD, if the consultation does not lead to amicable settlement, the parties
may resort to the arbitration as set out in Section G in the MAFA.
Article 19
Final provisions
This
Memorandum of Understanding may only be amended in writing by common consent of
the parties.
This
Memorandum is drawn up in duplicate in English and shall enter into force on
the date on which the Recipient notifies the Commission that the necessary
internal procedures for approval of this Memorandum have been accomplished.
On
behalf of the Government On behalf of
the
of
the Republic of Croatia European
Commission
Minister
of finance Head
of EC Delegation
Ivan Šuker Jacques
Wunenburger
Annex I
Definitions used in the
Memorandum of Understanding
Central Finance and
Contracting Unit (CFCU)
An
implementing body within the national administration in charge of tendering,
contracting and payments for institution building projects and other projects
if so specifically provided. For PHARE projects the technical implementation
may be carried out by a SPO. The Central Finance and Contracting Unit shall at
the same time be an IA for ISPA projects.
Decentralised
Implementation System (DIS)
Implementation
System where management and responsibilities have been conferred to the
Beneficiary Country in accordance with the provisions of Article 164 (1) FR,
where the Commission still exercises a systematic ex-ante control over
tendering and contracting of projects and whilst it retains the overall final
responsibility for general budget execution under Articles 53 and 164 FR and
under relevant provisions of the EC Treaties.
Extended Decentralised
Implementation System (EDIS)
Implementation
System where management and responsibilities have been conferred fully to the
Beneficiary Country in accordance with the provisions of Article 164 (1) FR,
where the Commission exercises no systematic ex-ante control, whilst it retains
the overall final responsibility for general budget execution under Articles 53
and 164 FR and under relevant provisions of the EC Treaties, and without
prejudice to Annex A («General Conditions»), article 16 of the Framework
Agreement.
Final Beneficiary
For
ISPA assisted measures, organisation or administrative body benefiting from the
measure whenever delegated by the SAO.
EC Financial Regulation
(FR)
The
FR has been adopted by Council Regulation (EC, Euratom) 1605/2002 of 25 June,
2002, OJ L 248 of 16.9.2002 on the Financial Regulation laying down the rules
for the establishment and implementation of the general budget of the European
Communities.
Financing
Agreement
Agreement
drawn up between the Commission and the Recipient for the implementation of
external actions in accordance with Article 166 (1) FR and which lay down for
each pre-accession instrument
(a)
the Community financial commitment in respect of each year, and
(b)
the terms on which the aid shall be managed.
Financing Memorandum
(FM)
Equivalent
of financing agreement in the context of ISPA. The FM is composed of the main
text and three annexes, signed for each ISPA measure by the Commission on one
side and by the NAO or NIC on behalf of the Recipient.
Implementing Agency (IA)
An
implementing body, typically within or under the direct control of the national
administration, in charge of tendering, contracting, payments and technical
implementation of Community pre-accession aid projects. For ISPA, this body
corresponds to the «body responsible for the implementation» as defined in
Annex III.2, section II, of the ISPA Financing Memorandum.
ISPA
Monitoring Committee
The
main monitoring body for the implementation of ISPA measures with participation
of the Commission, the Beneficiary and International Finance Institutions. The
Committee is chaired by the National ISPA Co-ordinator. Representatives of the
IAs, relevant stakeholders/ final beneficiaries as well as the National
Authorising Officer also participate.
Joint Monitoring
Committee (JMC)
A
committee, consisting of NAO, NAC, NIC, SAPARD Managing Authority and the
Commission, in charge of the review and coordination of the implementation of
all pre-accession assistance. For the implementation of PHARE, the JMC may be
assisted by Sectoral Monitoring Sub-Committees (SMSC).
SAPARD Managing
Authority (MA)
An
administrative entity within the national administration in charge of the
operational programming and monitoring of SAPARD programme within the Recipient
in accordance with the provisions of the MAFA. The MA also ensures a close link
between the general accession process and the use of Community financial assistance.
Multi-Annual Financing
Agreement (MAFA)
An
agreement concluded between the Recipient and the Commission providing the
detailed rules for the financial management and monitoring of the SAPARD
programme on a fully decentralised basis in accordance with Article 164 (1) of
the Financial Regulation.
National Aid
Co-ordinator (NAC)
A
official of ministerial or of state secretary status of the national
administration in charge of the programming within the Recipient. The NAC also
ensures a close link between the general accession process and the use of
Community financial assistance, and is responsible for the monitoring and
assessment of PHARE programmes.
National Authorising
Officer (NAO)
An
official of ministerial or of state secretary status of the national
administration heading the NF. The NAO has the overall responsibility for the
financial management of Community pre-accession funds.
National Fund (NF)
The
Central treasury entity within the Ministry of Finance through which the
Community pre-accession funds are channeled towards the Recipient following an
assessment by the Commission of its effective compliance with the relevant
provisions of the article 164 (1) FR and the relevant pre-accession
regulations.
National ISPA
Co-ordinator (NIC)
An
official of ministerial or of state secretary status of the national
administration in charge of the operational programming, overall management and
monitoring of ISPA measures within the Recipient. The NIC also ensures a close
link between the general accession process and the use of Community financial
assistance, and is responsible for the submission of measure applications to
the Commission and for the monitoring of ISPA measures.
National Public Funds
Those
funds which are put at the disposal by the Government of Recipient and are thus
inscribed under different headings of the national budget. In cases where the
funds may come from regional authorities and/or from the municipalities’
budget, these should also be considered as National Public Funds. Equally
considered as national public funds are funds from public enterprises as well
as loans by International Financial Institutions to public entities.
PERSEUS
The
current reporting system of the European Commission for PHARE
Programme
Authorising Officer (PAO)
An
official of the national administration heading or supervising an IA or the
CFCU. The PAO is responsible for the operations of the CFCU/IA and for the
sound financial management of the projects to be implemented.
SAPARD Agency
An
implementing body in charge of project selection, contracting, payments and
technical implementation of measures provided for in the SAPARD programme, and
on which the Commission has conferred the management of aid in accordance with
the MAFA.
SAPARD Monitoring Committee
The
main monitoring body for the implementation of the SAPARD programme with
participation of the Commission and the Recipient. The Committee is chaired by
a senior official of the administration at ministerial or secretary of state
level. Representatives of the Managing Authority, the SAPARD Agency, relevant
stakeholders, the NAO as well as the NAC also participate.
Sectoral Authorising
Officer (SAO)
An
official of the national administration normally heading an ISPA IA. The SAO is
responsible for the operations of the IA and for the sound financial management
of the measures to be implemented.
Sectoral Monitoring
Sub-Committees (SMSC)
For
PHARE, the JMC may be assisted by Sectoral Monitoring Sub-Committees (SMSC).
The SMSC consists of representatives at appropriate level from the NAC, the
NAO, the Commission as well as the PAO heading each IA.
Senior Programme Officer
(SPO)
An
official of the national administration (line ministry/agency) in charge of the
technical implementation of PHARE projects in case where the CFCU is
responsible for the administrative and financial implementation of the
projects.
1 Article 8
states: «the provisions of this Agreement shall also apply to technical
co-operation and other operations convened between the Contracting parties
which by nature are not covered by specific agreement financed under PHARE,
OBNOVA or CARDS aid programmes at the request of the Government of the Republic
of Croatia»
2 For ISPA,
the financing agreement is the equivalent of the Financing Memorandum in
compliance with Article 8 of the ISPA Council Regulation (EC) 1267/1999.
3 Commission
Regulation (EC) 1681/94 of 11. July 1994, OJ L 178, 12.7.94, p. 43-46
4 For SAPARD,
an advance payment consisting in a percentage of the total budget of the Annual
Financing Agreement (hereinafter referred to as “the AFA”) that shall be
managed in a decentralised manner, shall be transferred by the Commission to
the NF after the Commission Decision on conferral of management of SAPARD aid
has been adopted.
5 For ISPA a
first installment of the advance payment shall be transferred by the Commission
to the NF after the signature of the Financing Agreement by the Recipient. This
first payment may not exceed 10% of the total assistance to the measure. The
remainder is paid out following the signing of the first contract, normally the
first work contracts. As a general rule the advance payment is up to 20% of the
ISPA assistance.
6 Date by
which the works must have been carried out, the supplies delivered and the
services provided as stipulated in the relevant contract. In other words, the
contract must be completed by the contract execution date.
7 The exact
terms and conditions of such reallocation are specified in the MAFA.
8 Under
normal circumstances, it is assumed that these persons shall be on one hand the
PAO/ SAO and on the other hand, the senior accounting officer of the IA.
9 Commission
Regulation (EC, Euratom) 2342/2002 of 23 December 2002, OJ L 357, 31.12.2002,
p.1 as amended by Commission Decision 2004/121 of 6 February 2004. OJ L
036, 07.02.2004 p 58
10 Commission
Decision SEC (2003) 387/2 on Rules and procedures for service, supply and works contracts
financed from the general budget of the European Communities in the context
of of co-operation with third countries,
adopted on March 25, 2003
11 current
address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm
Članak 3.
Financijske
obveze koje bi mogle nastati za Republiku Hrvatsku na temelju Memoranduma iz
članka 1. ovoga Zakona planiraju se sukladno odredbama propisa o izvršavanju
državnih proračuna za 2005. i 2006. godinu.
Članak 4.
Provedba
ovoga Zakona u djelokrugu je središnjeg tijela državne uprave nadležnog za
poslove financija.
Članak 5.
Na
dan stupanja na snagu ovoga Zakona Memorandum iz članka 1. ovoga Zakona nije na
snazi te će se podaci o njegovom stupanju na snagu objaviti naknadno u skladu s
odredbom članka 30. stavka 3. Zakona o sklapanju i izvršavanju međunarodnih
ugovora.
Članak 6.
Ovaj
Zakon stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Klasa:
402-09/05-01/02
Zagreb,
6. listopada 2005.
HRVATSKI SABOR
Predsjednik
Hrvatskoga sabora
Vladimir Šeks, v. r.