VLADA REPUBLIKE HRVATSKE

 

90

Na temelju članka 32. Zakona o sklapanju i izvršavanju međunarodnih ugovora (»Narodne novine«, br. 28/96), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 29. svibnja 2003. godine donijela

ODLUKU

o objavi Memoranduma o suglasnosti izmeĐu Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske o osnivanju SrediŠnje jedinice za financiranje i ugovaranje

I.

Objavljuje se Memorandum o suglasnosti između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske o osnivanju Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje, potpisan u Brusselu, 24. siječnja 2003. godine i u Zagrebu, 13. veljače 2003. godine, u izvorniku na engleskom jeziku.

II.

Tekst međunarodnog akta iz točke I. ove Odluke, u izvorniku na engleskom jeziku i u prijevodu na hrvatski jezik glasi:

 

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING BETWEEN THE EUROPEAN COMMISSION AND THE GOVERNMENT OF CROATIA ON THE ESTABLISHMENT OF A CENTRAL FINANCE & CONTRACTING UNIT (CFCU)

WHEREAS

the establishment of the Central Finance and Contracting Unit (CFCU) is to be seen against the background of the following developments:

• the setting up of the EC assistance programme for the Republic of Croatia, and the perspective of decentralising its management through the gradual introduction of a decentralised implementation system with ex ante controls, as regulated by the relevant EC rules;

• the need to establish an EC financial management system compatible with EC regulations and the budgetary procedures of the Republic of Croatia and ensuring effective financial control;

• the benefit in terms of sound financial management and effectiveness of a single adequately staffed unit to handle the financial administration, accounting and payments for EC on behalf of the Government, located within the Government body with statutory responsibility for public funds, and its function as a single point of reference on these issues;

• the increasing role, in the context of the de-concentration process, of the EC Delegation in Croatia, which would benefit from the presence of one single, centrally located and adequately staffed interlocutor with regard to the use of a decentralised implementation system with ex ante controls, responsible for carrying out the Croatian Governmentžs financial and accounting responsibilities as regards the EC assistance programmes1;

THEREFORE

The European Community, represented by the European Commission, hereinafter referred to as »The Commission«, of the one part, and

The Government of Croatia, acting on behalf of the Republic of Croatia, hereinafter referred to as »The Recipient«, of the other part,

have agreed on the present Memorandum of Understanding, aiming at the establishment of a Central Finance & Contracting Unit, which will take over the management of the EC assistance programmes, to be gradually decentralised, as follows:

Article 1

Definitions

Central Finance and Contracting Unit (CFCU)

An implementing body of the decentralised implementation system (see hereunder) within the national administration in charge of tendering, contracting and payments for EC-funded decentralised projects. For these projects the technical implementation is carried out by a Senior Programme Officer (see hereunder).

Decentralised implementation system

Implementation system of the ECžs external aid programme where part of the management and responsibilities have been transferred to the Partner Country whilst the Commission retains the final responsibility under the EC Treaties.

Joint Monitoring Committee (JMC)

A committee, consisting of the NAC, PAO and the Commission representatives, in charge of the review of EC assistance programmes. The NAC and the EC Delegation will jointly chair the JMC.

National Aid Co‑ordinator (NAC)

The State Minister responsible for EU affairs, in charge of the programming within the Recipient. The NAC also ensures a close link between the stabilisation and association process and the use of Community financial assistance, and is responsible for the monitoring and assessment of the decentralised EC programmes.

National Authorising Officer (NAO)

The State Minister responsible for the Treasury heading the National Fund, in cases where the latter is set up. In such a case, the NAO has the overall responsibility for the financial management of EC funds.

National Fund (NF)

The central treasury entity within the Treasury through which the Community funds are channelled towards the Recipient. The establishment of such a body may be considered at a later stage, should the decentralisation expand and/or part of the EC-funds be managed by other bodies (usually called »Implementing Agencies« – see hereunder) in addition to the CFCU.

Programme Authorising Officer (PAO)

An official of the national administration responsible for the implementation of all or part of a programme managed under the decentralised implementation system. The Minister of Finance and the Minister for European Integration jointly nominate the PAO and this nomination must be formally communicated to the European Commission. The PAO is responsible for the operations of the CFCU and for the sound financial management of the projects to be implemented in a decentralised manner.

Senior Programme Officer (SPO)

An official of the national administration (line ministry/agency) in charge of the technical implementation of the projects in case where the CFCU is responsible for the administrative and financial implementation of the said projects.

Project Implementation Unit (PIU)

A body established within the national administration (line Ministry/Agency) in charge of assisting the Senior Programme Officer in the technical implementation of the decentralised projects falling within the competence of the said SPO.

Article 2

Establishment and responsibilities of the CFCU

1. The decentralisation will be decided by the Commission, on a project-by-project basis. The Commission will regularly monitor the implementation of the decentralised projects, and the functioning of the decentralised implementation system will be reviewed after one year of operation. The decision by the Commission to further decentralise will be based on the outcomes of these monitoring exercises and review.

2. The functions of the CFCU, as regulated by this Memorandum of Understanding, will be carried out by the »Department for Financing EU Assistance Programmes and Projects«, established by decree within the Ministry of Finance of the Republic of Croatia2 . The management of EC funds by the CFCU shall be subject to the provisions of this Memorandum and European Commission rules governing the use of EC funds. Contracts are to be awarded using the procedures and standard documents defines and published by the Commission for the implementation of external actions and the Framework Agreement and its annexes, concluded between the Commission and the Republic of Croatia. The management will also be consistent with the budgetary regulations and procurement rules of the Republic of Croatia, and in accordance with the provisions of Article 11. In case of discrepancies, EC procurement rules prevail. The EC funds for which no contract or use has been signed at the expiry of the related Financing Agreement, or which are not used up to the planned amount shall be returned to the Commission.

3. The director of the CFCU will be directly responsible and report to the Programme Authorising Officer (PAO), jointly appointed by the Minister of Finance and the Minister for European Integration.

Article 3

Tasks of the CFCU

1. The CFCU, under the authority of the PAO, will have the sole responsibility over the payments, accounting, contract administration and financial reporting side of the procurement of services, supplies, and works in the context of the decentralised EC assistance programmes in the Republic of Croatia. The CFCU ensures that the EC rules, regulations and procedures pertaining to the procurement of services, supplies and works are adhered to, and that a proper reporting system and project information system is functioning.

2. The technical issues of programme implementation will be the full responsibility of the authorities responsible for implementing each individual programme (SPOs – Senior Programme Officers). The various responsibilities of the latter are detailed in Annex 1 of this Memorandum of Understanding.

3. The CFCU will advise the SPOs/PIUs on EC decentralised implementation system procedures (e.g. procurement and contracting procedures), it being clear however that full responsibility for technical implementation remains with the SPO. The CFCU will develop a specialist capacity and maintain the necessary documentation for this purpose.

Article 4

CFCU Staff

1. Under the authority of the PAO, the CFCU will be headed by the Director of the CFCU, who will be an official appointed by the Minister of Finance.

2. The CFCU will be further staffed with foreign and local experts, financed by the EC technical assistance as well as with Government-funded staff (see paragraphs 3 and 4 below).

3. The Government of Croatia commits itself to complete the staff of the CFCU, by making gradually available, within a maximum period of 4 months as from the signature of the present MoU, a number of Government-funded staff, as per Annex 2, Article 1 (2).

4. In addition, the Government of Croatia commits itself, either to take over the costs relating to the EC-funded local experts, or to take the steps to replace the said local experts by Government-funded staff upon expiry of the technical assistance teamžs mandate.

5. The Commission shall organise and fund, the training of the Government-funded staff of the CFCU referred to in paragraph 2 above.

Article 5

CFCU Location, Facilities and Operational Costs

1. The CFCU will be located in the Ministry of Finance.

2. The Ministry will finance adequate office space for the whole CFCU personnel, including archives, office space for meetings, visiting auditing staff and the Technical Assistance Team, and communication facilities.

3. The Ministry will finance adequate office furniture and other basic facilities (as specified in Annex 2, Art. 2 (1)).

4. The other operational costs of the CFCU will be covered by the national EC allocation to the Republic of Croatia, for a maximum period of one year from the commencement of operations, according to the provisions of Annex 2, Art. 2 (3).

5. After the period mentioned under point 4 above, these operational costs will be fully born by the authorities of the Republic of Croatia.

Article 6

Programme Authorising Officer (PAO)

1. The CFCU will operate under the authority of a Programme Authorising Officer (PAO) who will be nominated jointly by the Minister of Finance and the Minister for European Integration of Croatia. Should the PAO withdraw from office, he/she must be replaced without any delay, following the same nomination procedure.

2. The PAO may not cumulate his/her position with any other position under the decentralisation scheme.

3. The PAO will be responsible to and report to the Minister of Finance.

4. The PAO is responsible for the operations of the CFCU and the sound financial management of all decentralised EC-funded programmes and projects. Additional responsibilities may be defined in the Memorandum of Understanding establishing the National Fund, should the latter be set up.

5. The PAO may delegate part of his/her responsibilities, including the right of signature for all documents and actions to other delegated signatories, up to a maximum of two officials whose signatures become equally valid. The proposed selection of delegated signatories and the responsibilities thus delegated shall be the subject of a separate document to be approved by the Commission. The PAO can, at any time, revoke the delegation of the right of signature. He/she shall inform the Commission accordingly.

6. The PAO (or his/her delegated representative) will sign or endorse, as required, the documents as described in Articles 8 to 14.

Article 7

Functions of the Director of the CFCU

1. The Director of the CFCU will be responsible for the financial and administrative management of projects, in accordance with EC procurement rules, regulations and procedures. Contracts are to be awarded using the procedures and standard documents defined and published by the Commission for the implementation of external actions.

2. The Director will be responsible to and report to the PAO.

3. The Director of the CFCU may not cumulate his/her position with any other position under the decentralisation scheme.

Article 8

CFCU Bank Account

1. The CFCU shall, for each Financing Agreement partly or fully decentralised, open up a bank account.

2. The above bank account(s) shall be opened at the National Bank of Croatia or in a Government-guaranteed bank account. Service charges and interest on the accounts shall be in line with the market conditions, and agreed by the bank, the CFCU and the Commission. In cases where this system cannot be implemented, specific arrangements can be agreed between the Commission services and the CFCU.

3. The bank account will be denominated in EURO. The deposits made by the Commission as pre-financing must be paid to bank accounts which allow the funds paid by the EC to be identified. The amount of interest or equivalent benefit earned on such deposits shall be notified to the Commission at least once a year and when requests are made for interim payments that clear the pre-financing, and provide a cumulative report six months after the end of the implementation period of each Financing Agreement. Any such interest or equivalent benefit shall be reimbursed to the Commission promptly upon its request.

4. The bank account shall be operated on the basis of a double signature system, one of which should be that of the PAO or of one of his/her delegate.

5. The CFCU will communicate to the Commission all relevant information on the bank account(s): name and address of the bank, account number, name(s) of account holders, interest rates and any other information the Commission deems appropriate.

6. The bank account(s) will be audited periodically under the law provisions of the Republic of Croatia. Separate audits may be carried out from time to time at the initiative of the Commission and of the Court of Auditors of the European Community.

Article 9

Request of funds from the Commission

1. A first pre-financing, a percentage of the total budget of the Financing Agreement that will be managed in a decentralised manner, will be transferred by the Commission to the CFCU after the signature of the Financing Agreement. This first pre-financing may not exceed 20 % of the total budget of the decentralised part of the programme, except on an exceptional basis (see § 5 hereunder). The first pre-financing shall take place provided that the following conditions have been fulfilled:

I. Nomination of the PAO, the Director of the CFCU and the relevant SPO(s)

II. Recruitment of the CFCU staff in accordance with article 4

III. Opening of the bank account in accordance with article 8

IV. Signature, by the PAO and the SPOs concerned by the decentralisation, of an agreement concerning their respective roles, rights and obligations under the decentralised implementation system, which agreement shall be subject to the prior approval of the Commission.

2. Two new payments of pre-financing will be made of up to 30% of the funds to be managed locally and the third new payment of pre-financing of up to 20% or the full balance of the budget whichever is the lesser amount. The first new payment of pre-financing will be triggered when 5% of the budget has been disbursed by the CFCU. The second new payment of pre-financing may be requested when 35% of the total budget in force has been disbursed. The third new payment of pre-financing will be paid when 70% of the total budget in force is disbursed.

3. The requests for pre-financing and new payments of pre-financing (see Annex 3: standard documents), to be certified and approved by the Programme Authorising Officer, are submitted to the Commission for approval and transfer. The requests for new payments of pre-financing shall be supported by:

I. a declaration of expenditure showing the cumulative amount contracted and paid broken down by sub-programme, project and sub-project (where appropriate) – so demonstrating the link between the indicative budget (i.e. Financing Agreement) and the expenditure and payments actually made based on the financial reporting as presented by the CFCU.

II. appropriate financial reporting in accordance with the financial reporting system of the European Commission indicating effected contracts and payments.

III. bank reconciliation corresponding to the bank account(s) opened by the CFCU. Interest earned on the bank account(s) shall be communicated as well, as stipulated in article 8, paragraph 3.

IV. progress reports as stipulated in Article 13.

V. written declaration by the PAO that the information contained in the Request for New Payment of pre-financing is correct and that the implementation of EC assistance is progressing at a satisfactory rate and according to the objectives laid down in the Financing Agreement.

4. A final written declaration with supporting documentation shall be issued by the PAO just after the end of the disbursement period of the Financing Agreement showing the total amount contracted and disbursed. A final bank reconciliation showing the existing balances in the CFCU shall be enclosed as well. The Commission retains the right to request additional information in support of transfers of funds.

5. Exceptionally, the Programme Authorising Officer may request a first pre-financing larger than 20% where it can be illustrated by a cash-flow projection based on a list of commitments by the CFCU that the cash flow requirements in the subsequent period will exceed 20%.

6. Once a pre-financing has been received in the bank account, the funds will be exclusively used to effect payments against EC-funded contracts concluded by the CFCU.

7. The CFCU shall keep account of all pre-financing and new payments of pre-financing received for the benefit of implementing individual decentralised EC-funded subprogrammes, projects, and sub-projects (where appropriate).

Article 10

Reallocation of funds

1. The PAO may request a reallocation of funds from one subprogramme to another inside the same Financing Agreement (Programme adjustment) following a recommendation from the Joint Monitoring Committee This can only take effect following Commission endorsement on the basis of a detailed justification.

2. If the reallocation is less than 15% of the Financing Agreement and does not involve a modification of the objectives set in the Financing Agreement, this endorsement will be provided by the Commission Delegation. The subsequent declaration of expenditure (Article 9.3 (i)) shall incorporate these reallocations, and a copy of the endorsement made by the Delegation shall be enclosed.

3. If the reallocation is below 15% but involves a change of objectives from those in the relevant Financing Agreement or if the proposed reallocation exceeds 15% or if existing projects are suppressed or new projects are created involving a change of objectives from those in the relevant Financing Agreement, the reallocation request will have to be submitted to Commission Headquarters for approval, and will be subject to a new Commission Decision.

4. Where appropriate, the PAO may request a reallocation of funds from one project to another inside the same sub-programme after a recommendation from the Monitoring Sub-committee. The reallocation can only take effect following a Commission Delegation endorsement on the basis of detailed justification. If the reallocation involves a change of objectives from those in the relevant Financing Agreement or if existing projects are suppressed or new projects created involving a change of objectives from those in the relevant Financing Agreement, the reallocation request will have to be submitted to the Commission HQ for approval. The subsequent declaration of expenditure (Article 9§3(i)) shall incorporate these reallocations and a copy of the endorsement made by the Delegation enclosed.

Article 11

Contract award procedures

1. Contracts must be awarded using the procedures and standard documents defined and published by the European Commission for the implementation of external actions.

2. Any derogation to the use of standard EC procurement rules must be justified and is subject to the prior approval of the European Commission.

Article 12

Monitoring and assessment

1. A Joint Monitoring Committee (JMC) shall be established. It shall consist of the National Aid Coordinator, the PAO, and the Commission. The NAC will held the secretariat of the JMC and will together with the EC Delegation jointly chair the meetings. The JMC will meet at least once a year and will review all decentralised EC-funded programmes. On the basis of monitoring reports the JMC will assess the programmesž progress towards meeting the operational objectives as set out in the Financing Agreement. The JMC will recommend a change of priorities and/or the re-allocation of EC assistance funds, if need be, to ensure that stated objectives and targets are met.

2. To monitor programmes, the JMC will nominate a Monitoring Sub-Committee. It will consist of representatives of the National Aid Co-ordinator, the Programme Authorising Officer and of the Commission. The Sub-Committee will review in detail the progress of each decentralised programme and its components and contracts in accordance with the rules applicable to the decentralised implementation system, looking i.a. at relevance and design, efficiency, effectiveness and likely impact, on the basis of reports produced for the PAO and the Commission and any other relevant evaluations. The Sub-Committee will review i.a. actual output as compared to plan; rate of implementation and contracting; financial flow; and the management structures of the programmes and projects; put forward recommendations for improvement and if these steps are not followed, take necessary corrective steps. The Sub-Committee will report to the JMC and prior to its annual meeting submit an overall detailed report on all decentralised programmes.

3. Notwithstanding any monitoring reports produced at the demand of the JMC, the Commission and the PAO can request, at any stage in the programme cycle, jointly or separately, an independent evaluation report. Evaluation will also measure impacts and appropriateness in the fulfilment of objectives. The Commissionžs evaluation methodology covering the full range of key evaluation issues as relevance, design, efficiency, effectiveness, utility and sustainability will be used for this exercise.

Article 13

Reporting

1. The Programme Authorising Officer shall ensure that the CFCU maintains a viable technical and financial reporting system (including i.a. prequalification and tendering data) for all decentralised EC funds.

2. In addition, the CFCU shall compile pursuant to Article 9§3 (iv) the reports on the financial status of the programme, on schedules for upcoming tenders, effected tender evaluations and contracts awarded, how the projects are implemented, problems encountered (if any), perspectives for the future, and any other necessary information requested by the Commission. Furthermore, the CFCU shall compile quarterly reports on the above-mentioned matters if so requested by the Commission to complete the reporting required in Article 9.

Article 14

Accounting

1. The CFCU will operate a system gradually covering all financial operations pertaining to all EC-financed decentralised programmes in the Republic of Croatia.

2. This system should follow the requirements of a decentralised implementation system with regard to financial management.

Article 15

Auditing

1. The accounts and operations of the CFCU and the PIUs may be checked at regular intervals by an outside auditor contracted by the Commission without prejudice to the responsibilities of the European Commission and the European Court of Auditors.

2. Written records of the entire financial management, tendering and contracting shall be stored for five years after the closure of the programme.

Article 16

Settlement of disputes

1. Any question relating to the execution or interpretation of this Memorandum of Understanding shall be the subject of consultation between the Recipient and the Commission, leading, where necessary, to an amendment of the Memorandum of Understanding.

2. Where there is a failure to carry out an obligation set out in this Memorandum of Understanding or the related instructions, and no sufficient remedial measures have been taken in due time, the Commission may suspend the financing of the programmes implemented through the system introduced by this Memorandum of Understanding, after consultation with the Recipient and ask for reimbursement of EC assistance related funds.

3. If the consultation does not lead to amicable settlement, the parties may resort to the arbitration as set out in Annex B of the Framework Agreement concluded between the Republic of Croatia and the Commission, which entered into force on July 11, 2002.

Article 17

Final provisions

1. This Memorandum of Understanding is drawn up in duplicate in English and shall enter into force on the date on which it has been signed by both parties.

2. This Memorandum of Understanding will remain valid unless otherwise specified.

3. This Memorandum of Understanding may be subject to a review after each year of operation, and may then be amended by an exchange of letters and this without prejudice to the responsibilities of the Commission, which retains the right to review the implementation provisions, as appropriate, in accordance with a decentralised implementation system.


For the Government of     For the European
the Republic of Croatia: Commission:
The Minister of Finance      The Director General of               EuropeAid Cooperation Office

 

MEMORANDUM O SUGLASNOSTI IZMEĐU EUROPSKE KOMISIJE I VLADE REPUBLIKE HRVATSKE O OSNIVANJU SREDIŠNJE JEDINICE ZA FINANCIRANJE I UGOVARANJE (SJFU)

S OBZIROM DA

osnivanje Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje (SJFU) treba sagledavati u kontekstu razvoja događaja kao što su:

• uvođenje programa pomoći EZ-a za Republiku Hrvatsku i buduće decentralizirano upravljanje programima pomoći postupnim uvođenjem decentraliziranog sustava provedbe uz prethodni (ex ante) nadzor, kako je to uređeno važećim propisima EZ-a;

• potreba uspostave sustava financijskog upravljanja sredstvima pomoći Europske zajednice, koji je sukladan propisima EZ-a i proračunskim postupcima Republike Hrvatske, te osiguravanja učinkovita financijskog nadzora;

• prednosti u smislu »zdravoga« financijskog upravljanja i učinkovitosti jedinstvene, odgovarajuće ekipirane jedinice, zadužene za financijsko upravljanje, računovodstvo i plaćanje za račun EZ-a u ime Vlade, smještene unutar tijela državne uprave, sa zakonskim odgovornostima za javna financijska sredstva, i njezine funkcije kao jedinog uporišta o ovim pitanjima;

• rastuća uloga Izaslanstva EZ-a u Hrvatskoj, u sklopu procesa dekoncentracije koja bi imala koristi od postojanja jedinstvene, središnje ustrojene i odgovarajuće ekipirane posredničke službe s obzirom na decentralizirani sustav provedbe s prethodnim (ex ante) nadzorom odgovornim za provedbu financijskih i računovodstvenih obveza Vlade Republike Hrvatske, proizašlih iz obveza u vezi programa pomoći EZ-a1;

ZBOG TOGA

Europska zajednica, koju zastupa Europska komisija (u nastavku: Komisija), s jedne strane, i

Vlada Republike Hrvatske, djelujući u ime Republike Hrvat­ske (u nastavku: Primatelj), s druge strane,

sporazumjele su se o Memorandumu o suglasnosti s namjerom osnivanja središnje jedinice za financiranje i ugovaranje, koja će preuzeti upravljanje programima pomoći EZ-a, a koji će se postupno decentralizirati, kako slijedi:

Članak 1.

Definicije

Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje (SJFU)

Tijelo je nadležno za provedbu programa i projekata u okviru decentraliziranog sustava provedbe (vidi u nastavku), ustrojeno unutar državne uprave, koje je nadležno za natječajne postupke, zaključivanje ugovora i plaćanje po decentraliziranim projektima koje financira EZ. Tehničku primjenu decentraliziranih projekata obavlja voditelj programa (vidi u nastavku).

Decentralizirani sustav provedbe

Provedbeni je sustav vanjske pomoći EZ-a gdje je dio upravljanja i odgovornosti prenesen na zemlju partnera, na Komisiji ostaje konačna odgovornost prema uvjetima ugovora s EZ-om.

Zajednički odbor za praćenje (ZOP)

Sastoji se od NKP-a, DOOP-a i predstavnika Komisije, a nadležan je za pregled programa pomoći EZ. NKP i Izaslanstvo Europske komisije u Republici Hrvatskoj zajednički predsjedaju ZOP-om.

Nacionalni koordinator za pomoć (NKP)

Ministar nadležan za poslove s EZ-om nadležan je za programiranje u zemlji Primatelju. NKP također osigurava tijesnu vezu između procesa stabilizacije i pridruživanja te korištenje financijske pomoći EZ-a i odgovoran je za nadzor i procjenu decentraliziranih programa EZ-a.

Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje (NAO)

Ministar odgovoran za financije koji predsjeda nacionalnim fondom ako je ustanovljen. U takvom slučaju NAO je odgovoran za sveukupno financijsko upravljanje sredstvima EZ-a.

Nacionalni fond (NF)

Središnja je jedinica riznice unutar Ministarstva financija preko koje se sredstva EZ-a usmjeravaju prema Primatelju. Osnivanje takva tijela može se razmatrati u kasnijoj fazi, ako se decentralizacija proširi i/ili ako dijelom fondova EZ-a budu uprav­ljala druga tijela (obično se nazivaju agencije za provedbu – vidi u nastavku) dodatno uz SJFU.

Dužnosnik ovlašten za ovjeravanje programa (DOOP)

Dužnosnik je državne uprave odgovoran za provedbu svih ili nekih dijelova programa kojima se upravlja u okviru decentraliziranog sustava provedbe. Ministar financija i ministar za europske integracije zajednički imenuju DOOP-a, što se treba službeno priopćiti Europskoj komisiji. DOOP je odgovoran za djelovanje SJFU-a i za zdravo financijsko upravljanje projektima kojima će se upravljati decentralizirano.

Voditelj programa (VP)

Dužnosnik je državne uprave (u nadležnom ministarstvu/agenciji) odgovoran za tehničku provedbu projekta u slučaju gdje je SJFU odgovorna za administrativnu i financijsku provedbu navedenih projekata.

Jedinica za provedbu projekta (JPP)

Tijelo je ustrojeno unutar tijela državne uprave (nadležnog ministarstva/agencije) a odgovorno je za pomaganje voditelju programa tehničkoj provedbi decentraliziranih projekata koji spadaju u nadležnost VP-a.

Članak 2.

Osnivanje i odgovornosti SJFU-a

1. O decentralizaciji će odlučivati Komisija po načelu projekt-po-projekt. Komisija će redovito nadzirati provedbu decentraliziranih projekata i funkcioniranje decentraliziranog sustava provedbe koji će biti razmatran nakon godine dana djelovanja. Odluka Komisije o daljnjoj decentralizaciji temeljit će se na ishodima nadzora i razmatranja.

2. Funkcije SJFU-a, u skladu s odredbama Memoranduma o suglasnosti, obavljat će Uprava za financiranje programa i projekata pomoći EZ-a, osnovana Uredbom o unutarnjem ustrojstvu Ministarstva financija Republike Hrvatske2. SJFU će upravljati sredstvima EZ-a sukladno odredbama Memoranduma i pravilima Europske komisije kojima se uređuje korištenje sredstava EZ-a. Pri dodjeli ugovora Primatelj se obvezuje primjenjivati postupke i standardne dokumente za provedbu pomoći odobrene zemljama nečlanicama EZ-a koje definira i objavljuje Komisija te Okvirni sporazum i njegove dodatke, sklopljen između Komisije i Republike Hrvatske. Upravljanje sredstvima EZ-a također će biti u skladu s propisima Republike Hrvatske o proračunu i nabavi te u skladu s odredbama članka 11. U slučaju neusklađenosti odredbi, primjenjivat će se propisi EZ-a o nabavi. Financijska sredstva EZ-a za koje nije potpisan ugovor niti propisano korištenje do isteka roka odgovarajućeg Sporazuma o financiranju, ili koja nisu iskorištena do planirane svote, moraju se vratiti Komisiji.

3. Ravnatelj SJFU-a izravno je odgovoran i izvješćuje dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje programa (DOOP), kojega zajednički imenuju ministar financija i ministar za europske integracije.

Članak 3.

Zadaci SJFU-a

1 SJFU, koji odgovara DOOP-u, ima isključivu odgovornost nad plaćanjima, računovodstvom, ugovornom administracijom i financijskim izvješćivanjem o obavljenim uslugama, isporučenim dobrima i izvršenim radovima u okviru decentraliziranog sustava provedbe pomoći EZ-a u Republici Hrvatskoj. SJFU osigurava poštivanje pravila, propisa i postupaka EZ-a koji se odnose na nabavu usluga, roba i radova te učinkovitost sustava izvješćivanja i informiranja o projektima.

2. Tijela nadležna za provedbu svakoga pojedinačnog programa (VP-voditelji programa) u potpunosti su odgovorna za tehnička pitanja provedbe programa. Odgovornosti voditelja programa precizirane su u Dodatku 1 ovoga Memoranduma.

3. SJFU će izvijestiti VP/JPP o postupcima decentraliziranog sustava provedbe projekata EZ-a (odnosno o postupcima nabave i ugovaranja), ali potpuna odgovornost za tehničku provedbu ostaje ipak na VP-u. SJFU će se stručno izobraziti za postupke nabave i ugovaranja te će za tu svrhu čuvati potrebnu dokumentaciju.

Članak 4.

Osoblje SJFU-a

1. Na čelu SJFU-a je ravnatelj SJFU-a, pod nadležnosti DOOP-a, a na tu dužnost imenuje ga ministar financija.

2. SJFU će također biti popunjen stranim i domaćim stručnjacima koji će se financirati iz tehničke pomoći EZ-a, te osobljem koje će financirati Vlada (vidi točke 3. i 4.).

3. Vlada Republike Hrvatske obvezuje se najdulje u razdoblju od četiri mjeseca od potpisivanja Memoranduma, u skladu s Dodatkom 2, Članak 1. (2), postupno popuniti osoblje SJFU-a određenim brojem osoba koje će financirati.

4. Vlada Republike Hrvatske dodatno se obvezuje preuzeti troškove koji se odnose na domaće stručnjake koje financira EZ ili poduzeti korake da se domaći stručnjaci zamijene osobljem koje financira Vlada nakon isteka mandata stručnjaka tehničke pomoći.

5. Komisija organizira i financira obuku osoblja za SJFU koje financira Vlada, u skladu s odredbom stavka 2. ovoga član­ka.

Članak 5.

SmjeŠtaj, oprema i troŠkovi poslovanja SJFU-a

1. SJFU će biti smješten u Ministarstvu financija.

2. Ministarstvo financija financirat će odgovarajući uredski prostor za osoblje SJFU-a, uključujući prostor za arhivu, za sastanke, posjet revizora, tim za tehničku pomoć i za komunikacijsku opremu.

3. Ministarstvo će financirati odgovarajući uredski namještaj i drugu osnovnu opremu (kako je specificirano u Dodatku 2. Članak 2.(1.)).

4. Drugi troškovi poslovanja SJFU-a pokrivat će se iz nacionalne alokacije (kvote) EZ-a za Hrvatsku, i to najdulje godinu dana od početka djelovanja, prema odredbama Dodatka 2. Članak 2.(3.).

5. Nakon isteka roka navedenoga u točki 4. ovoga članka, troškove poslovanja u cijelosti će snositi tijela Republike Hrvat­ske.

Članak 6.

DuŽnosnik ovlaŠten za ovjeravanje programa (DOOP)

1. SJFU će djelovati pod nadležnošću dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje programa (DOOP), kojega će zajednički imenovati ministar financija i ministar za europske integracije Republike Hrvatske. Ako se DOOP povuče s dužnosti, mora se bez odgode zamijeniti prema istim postupcima koji se primjenjuju prilikom imenovanja.

2. DOOP ne smije kumulirati svoj položaj s drugim dužnostima u okviru decentraliziranog sustava provedbe.

3. DOOP za svoj rad odgovara i o svome radu izvještava ministra financija.

4. DOOP je odgovoran za poslovanje SJFU-a te za ispravno financijsko upravljanje svim decentraliziranim financiranim programima i projektima EZ-a. Dodatne odgovornosti mogu se definirati Memorandumom o suglasnosti o uspostavi nacionalnog fonda ako bi se kasnije osnovao.

5. DOOP može dio svojih odgovornosti, uključujući pravo potpisivanja svih dokumenata i obavljanja drugih aktivnosti, prenijeti na druge ovlaštene potpisnike, i to najviše na dvije službene osobe čiji potpisi postaju jednako važeći. Predloženi izbor delegiranih potpisnika i odgovornosti koje se na njih prenose predmet su posebnog dokumenta koji treba odobriti Komisija. DOOP može u svakom trenutku opozvati prijenos ovlasti potpisa, o čemu će potom izvijestiti Komisiju.

6. DOOP (ili njegov zastupnik) potpisivat će ili ovjeravati dokumente (ovisno o slučaju) u skladu sa odredbama članaka od 8. do 14.

Članak 7.

Zadaci ravnatelja SJFU-a

1. Ravnatelj SJFU-a odgovoran je za financijsko i administrativno upravljanje projektima u skladu s propisima o nabavi, uredbama i postupcima EZ-a. Ugovori se trebaju dodjeljivati u skladu sa standardnim postupcima i dokumentima za provedbu vanjskih mjera koje određuje i objavljuje Komisija.

2. Ravnatelj za svoj rad odgovara i o svome radu izvješćuje DOOP.

3. Ravnatelj SJFU-a ne smije svoje funkcije kumulirati ni sa kojom drugom funkcijom unutar programa decentralizacije.

Članak 8.

Bankovni raČun SJFU-a

1. SJFU će za svaki Sporazum o financiranju, koji je djelomično ili potpuno decentraliziran, otvoriti poseban bankovni račun.

2. Bankovni račun ili računi bit će otvoreni u Hrvatskoj narodnoj banci ili u banci za koji bankovni račun jamči Vlada. Troškovi usluga i kamate po računima bit će u skladu s tržišnim uvjetima, dogovorenima s bankom, SJFU-om i Komisijom. U slučaju da se takav sustav ne može primijeniti, mogući su specifični dogovori između Komisije i SJFU-a.

3. Bankovni račun iskazivat će se u eurima. Polog koji će Komisija uplatiti kao predujam mora se uplatiti na bankovni račun koji omogućuje identifikaciju sredstava što ih je uplatio EZ. Najmanje jednom godišnje Komisiju će se obavještavati o visini kamata ili istovjetne zarade ostvarene na tim polozima, a kada se postave zahtjevi za privremenim plaćanjem koji se odnose na predujmove, Komisiji se dostavljaju zbirni izvještaji šest mjeseci nakon završetka razdoblja, za svaki Sporazum o financiranju posebno. Svaka takva kamata ili istovjetna zarada doznačit će se Komisiji na njezin zahtjev odmah.

4. Bankovni račun vodit će se na načelu dvostrukog potpisa, a jedan od potpisnika mora biti DOOP ili osoba koju on ovlasti.

5. SJFU će obavještavati Komisiju o svim važnim činjenicama koje se tiču bankovnog računa: nazivu i adresi banke, broju računa, nazivu vlasnika računa, kamatnoj stopi i drugim podacima koje Komisija smatra potrebnima.

6. Revizija bankovnih računa obavljat će se periodično, u skladu sa zakonima Republike Hrvatske. Odvojene revizije mogu se obavljati povremeno na inicijativu Komisije i Revizorskog suda Europske zajednice.

Članak 9.

Zahtjev za povlaČenje sredstava od Komisije

1. Prvi predujam, postotak ukupnoga proračuna Sporazuma o financiranju kojim će se upravljati decentralizirano, Komisija će doznačiti SJFU-u nakon potpisivanja Sporazuma o financiranju. Prvi predujam ne može biti veći od 20% ukupnog proračuna decentraliziranog dijela programa, osim iznimno (vidi stavak 5. ovog članka). Prvi predujam isplatit će se nakon ispunjenja sljedećih uvjeta:

I. imenovanja DOOP-a, ravnatelja SJFU-a i nadležnog VP-a,

II. ekipiranja SJFU-a u skladu sa člankom 4.,

III. otvaranje bankovnog računa u skladu sa člankom 8.,

IV. potpisivanja ugovora između DOOP-a i VP-a koji se odnosi na decentralizaciju,  definiranje njihovih uloga, prava i obaveza u okviru decentraliziranog sustava provedbe, a koji ugovor mora prethodno odobriti Komisija.

2. Dvije nove doznake predujma izvršit će se do 30% visine sredstava kojima će se upravljati lokalno, a treća nova doznaka predujma najviše 20% punog iznosa proračuna, ovisno o tome koji je iznos manji. Prva nova doznaka predujma pokrenut će se kada SJFU potroši 5 % proračuna. Druga nova doznaka predujma može se zatražiti kada se potroši 35% ukupnog proračuna koji je isplaćen. Treća nova doznaka predujma bit će odobrena kada se isplati 70% ukupnog proračuna.

3. Zahtjevi za predujam i nove doznake predujma (vidi Dodatak 3: Standardni dokumenti), ovjereni i odobreni od dužnosnika ovlaštenog za odobravanje programa, dostavljaju se Komisiji na odobrenje i prijenos sredstava. Zahtjevima za nove doznake predujma treba priložiti:

I. izjavu o trošku koja iskazuje zbirni iznos ugovora koji je plaćen, podijeljen na potprograme, projekte i potprojekte (gdje je potrebno) – pokazujući tako vezu između indikativnog proračuna (tj. Sporazuma o financiranju) te troška i plaćanja koji su stvarno izvršeni na osnovi financijskog izvješćivanja, kao što je to prikazala SJFU;

II. odgovarajuće financijsko izvješće u skladu sa sustavom financijskog izvješćivanja Europske komisije, navodeći izvršene ugovore i plaćanja;

III. usklađenje bankovnog/bankovnih računa koje je otvorio SJFU. Kamate ostvarene na tim računima trebaju se također iskazati, kao što je navedeno u članku 8. stavak 3.,

IV. izvještaje o napredovanju projekta kao što je određeno u članku 13.;

V. pismenu izjavu DOOP-a da su informacije sadržane u zahtjevu za novu doznaku predujma točne te da provedba pomoći EZ-a napreduje zadovoljavajućim tempom u skladu s ciljevima navedenima u Sporazuma o financiranju.

4. DOOP će dostaviti konačnu pisanu izjavu sa popratnom dokumentacijom nakon završetka razdoblja isplate sredstava prema Sporazumu o financiranju, u kojoj će se iskazati ukupna svota koja je ugovorena i potrošena. Potrebno je priložiti i konačno bankovno usklađenje koje iskazuje postojeći saldo SJFU-a. Komisija pridržava pravo zahtijevati dodatne informacije o dozna­čenim sredstvima.

5. Iznimno, dužnosnik ovlašten za ovjeravanje programa može tražiti prvi predujam veći od 20% kada se to može objasniti projekcijom gotovinskog toka (cash flow) na osnovi liste obveza SJFU-a iz koje je vidljivo da će potrebe gotovinskih tokova u idućem razdoblju biti veće od 20%.

6. Kada je predujam jednom primljen na bankovni račun, sredstva će se koristiti isključivo za plaćanja ugovora koje financira EZ, a koje je zaključila SJFU.

7. SJFU će voditi računa o svim predujmovima i novoprimljenim predujmovima za provedbu individualnih decentraliziranih potprograma koje financira EZ, te projekata i potprojekata.

Članak 10.

Prenamjena sredstava

1. DOOP može tražiti prenamjenu sredstava s jednog potprograma na drugi unutar istog Sporazuma o financiranju (prilago­đavanje programa) slijedom preporuke Zajedničkog promatrač­kog odbora. Ovo se može izvršiti samo prema ovlasti Komisije i na osnovi potankog obrazloženja.

2. Ako je prenamjena manja od 15% vrijednosti Sporazuma o financiranju i ne uključuje promjenu ciljeva navedenih u Financijskom sporazumu, ovlast će dati Izaslanstvo Komisije. Sljedeća izjava o trošku (Članak 9.3 (i)) uključivat će takve prenamjene i mora se priložiti primjerak ovlasti koje je dalo Izaslanstvo.

3. Ako je prenamjena manja od 15% ali uključuje promjenu ciljeva u odnosu na navedene u odgovarajućem Sporazuma o financiranju, ako su predložene prenamjene veće od 15%, ako su postojeći projekti obustavljeni ili ako se stvaraju novi projekti, uključujući promjene ciljeva u odnosu na one koji su navedeni u Sporazumu o financiranju, zahtjev za prenamjenu podnosi se sjedištu Komisije za odobrenje te će biti predmetom nove odluke Komisije.

4. Po potrebi, DOOP može zatražiti prenamjenu sredstava jednog projekta na drugi projekt unutar istog potprograma nakon preporuke promatračkog pododbora. Sukladno ovlasti Komisije, prenamjena se može izvršiti samo na osnovi potankog obrazloženja. Ako prenamjena uključuje izmjenu ciljeva koji su drugačiji od onih navedenih u Sporazumu o financiranju, ako su postojeći projekti obustavljeni, ako se stvaraju novi projekti ili ako su stvoreni novi projekti izmijenjenim ciljevima u odnosu na navedene u Sporazumu o financiranju, zahtjev za prenamjenu treba uputiti sjedištu Komisije za odobrenje. Sljedeća izjava o trošku (Članak 9.3(i)) treba uključivati takve prenamjene i treba se priložiti primjerak ovlaštenja Izaslanstva.

Članak 11.

Postupci za dodjelu ugovora

1. Ugovori se dodjeljuju po standardnoj proceduri korište­njem standardnih dokumentata koje je odredila i objavila Europska komisija za provedbu vanjskih aktivnosti.

2. Europska komisija mora dati prethodnu suglasnost na svako odstupanje, od standardnih pravila EZ-a o nabavi koje mo­ra biti opravdano.

Članak 12.

PraĆenje i ocjenjivanje

1. Osniva se Zajednički odbor za praćenje (ZOP) koji čine nacionalni koordinator za pomoć (NAC), DOOP i Komisija. NAC će držati tajništvo ZOP-a i zajedno će sa Izaslanstvom EZ-a predsjedati sastancima. ZOP će se sastajati najmanje jednom godišnje i pregledavati sve programe koji su financirani iz decentraliziranih programa EZ-a. Na osnovi izvješća o nadzoru ZOP će procjenjivati napredak programa s obzirom na operativne ciljeve iskazane u Sporazumu o financiranju. ZOP će preporučavati promjenu prioriteta i/ili prenamjenu sredstava pomoći EZ-a, ako to bude potrebno, kako bi se osiguralo ispunjenje navedenih namjera i ciljeva.

2. Za nadzor programa ZOP će imenovati Pododbor za praćenje. Sastojat će se od predstavnika nacionalnog koordinatora za pomoć i dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje programa te pred­stavnika Komisije. Pododbor će detaljno ocjenjivati napredak svih decentraliziranih programa i njihovih komponenata te ugovora, u skladu s pravilima koja se primjenjuju na decentralizirani sustav provedbe, obraćajući pažnju na važnost, način izrade, učinkovitost i djelotvornost te na vjerojatne posljedice koje će iz toga proizaći, a na osnovi izvještaja DOOP-a i Komisije te na osnovi druge odgovarajuće procjene. Pododbor će, uz ostalo, razmatrati stvarno stanje s obzirom na plan, stopu provedbe i ugovaranje, financijski tok i strukturu upravljanja programima i projektima, davati preporuke za poboljšanje, a ako se ti koraci ne budu provodili, poduzimat će potrebne korektivne korake. Pododbor će odgovarati ZOP-u, a prije nego što održi godišnji sastanak podnijet će mu opći detaljan izvještaj o decentraliziranim programima.

3. Bez obzira na izvješća koja su pripremljena na zahtjev ZOP-a, Komisija i DOOP mogu zahtijevati, na svakom koraku programskog ciklusa, zajedno ili odvojeno, podnošenje neovisnog izvještaja-procjene. Procjenjivanjem će se također vrednovati posljedice i prikladnost ispunjenja ciljeva. Metodologija Komisije koja se odnosi na procjenjivanje pokrit će kompletan raspon ključnih pitanja procjene, kao što su važnost, način izrade, učinkovitost, djelotvornost, korisnost i održivost, koja će biti upotrijebljena u ovom programu.

Članak 13.

IzvjeŠĆivanje

1. Dužnosnik ovlašten za ovjeravanje programa osigurat će da SJFU održava djelotvoran tehnički i financijski sustav izvje­šći­­vanja (uključujući podatke o pretkvalifikaciji i podatke vezane uz natječajni postupak) za sva decentralizirana sredstva EZ-a.

2. Osim toga, SJFU u skladu s odredbama članka 9. 3 (iv) sastavlja izvješća o financijskom stanju programa, prema rokovima predstojećih natječaja, izvršenih procjena ponuda i dodijeljenih ugovora, načinu provedbe projekata, uočenim problemima (ako se pojave), perspektivama za budućnost te o drugim podacima koje traži Komisija. Osim toga, SJFU sastavlja tromjesečna izvješća o navedenim predmetima, ako to zatraži Komisija, radi upotpunjavanja izvještavanja u skladu sa člankom 9. Memoranduma.

Članak 14.

RaČunovodstvo

1. SJFU će postupno preuzimati sve financijske aktivnosti koje se odnose na sve decentralizirane programe što ih financira EZ u Republici Hrvatskoj.

2. Ovaj sustav treba biti u skladu sa zahtjevima decentraliziranog sustava primjene, s obzirom na financijsko upravljanje.

Članak 15.

Revizija

1. Vanjski revizor, kojega je ugovorila Europska komisija može u redovnim razmacima kontrolirati računovodstvo i poslovanje SJFU-a i JPP-a, bez ne dovodeći u pitanje odgovornosti Europske komisije ili Europskog revizorskog suda.

2. Pisani zapisi cjelokupnoga financijskog poslovanja, natječaja i ugovaranja čuvaju se pet godina nakon zatvaranja programa.

Članak 16.

RjeŠavanje sporova

1. Sva pitanja u vezi s izvršavanjem ili tumačenjem Memoranduma o suglasnosti predmet su dogovaranja između Primatelja i Komisije, a bude li potrebno Memorandum o suglasnosti će se izmijeniti i nadopuniti.

2. U slučaju propusta izvršenja obveza navedenih u Memorandumu o suglasnosti ili uputa koje se na njega odnose, a da nikakve zadovoljavajuće mjere nisu poduzete u potrebnom roku, Komisija može odgoditi financiranje programa provedbe koji se uvode Memorandumom o suglasnosti, nakon dogovora s Primateljem, i tražiti povrat sredstava pomoći EZ-a.

3. Ako dogovaranje ne pridonese prijateljskom rješavanju sporova, stranke mogu naći rješenje u arbitraži, kako je navedeno u Dodatku B Okvirnog sporazuma sklopljenog između Republike Hrvatske i Komisije, koji je stupio na snagu 11. srpnja 2002.

Članak 17.

ZavrŠne odredbe

1. Ovaj Memorandum o suglasnosti sastavljen je u dva primjerka na engleskom jeziku i stupa na snagu na dan potpisivanja obiju stranaka.

2. Memorandum o suglasnosti bit će na snazi sve dok se ne navede drugačije.

3. Memorandum o suglasnosti može biti predmet ocjene nakon svake godine svoga djelovanja i tada može biti izmijenjen i dopunjen razmjenom pisama, ne dovodeći u pitanje odgovornosti Komisije, koja pridržava pravo ocijeniti odredbe njegove primjene u skladu s decentraliziranim sustavom provedbe.

Potpisano u: Brusselsu     Potpisano u: Zagrebu
dana: 13. veljače 2003.         dana: 24. siječnja 2003.
Za Vladu Republike                  Za Europsku komisiju:
Hrvatske: glavni direktor
ministar financija Ureda za suradnju EuropeAid

 

Annex 1

Responsibilities of the Senior
Programme Officers

According to the provisions of Article 3, paragraph 2, of the Memorandum of Understanding (žMoUž) for the establishment of a Central Finance and Contracting Unit under the responsibility of the Ministry of Finance, this Annex, as an integral part of this Memorandum of Understanding, describes the responsibilities of the Senior Programme Officers

1.         A Senior Programme Officer (SPO) will be an official appointed by the line Ministry or Agency involved in the project, in order to ensure the good and timely implementation of projects at technical level.

2.         The SPO will be assisted by a Project Implementation Unit (PIU), adequately staffed and located within his/her organisation.

3.         The SPO may delegate part of his/her responsibility and actions, to a maximum of two officials within the same Ministry or Agency.

4.         The names and signatures of the SPOs and, if relevant, the delegated officials to whom the SPOs have delegated their responsibility will be communicated to the PAO, CFCU and the Commission.

5.         More specifically the responsibilities of the SPO will include:

I.     Under the guidance and responsibility of the NAC, provide technical contribution to the programming, identification, and formulation of programmes and projects, on the basis of agreed priorities, ensuring their conformity to the country strategy and the multi-annual indicative programme;

II. Technical implementation and follow-up of the above mentioned projects, including any related policy support, monitoring and execution;

III.   defining the content of projects, including preparation of Terms of Reference, Technical Specifications and/or Bill of Quantities; taking part in tender opening and evaluation;

IV. Submitting requests to the CFCU to launch tenders (it is however the responsibility of the CFCU to initiate tender launching),

V. Providing a technical expertise in the evaluation of the tenders

VI. Endorsing payments against invoices (»in conformity with the facts«)

VII. planning his/her own activities, reporting regularly to the responsible authority and maintaining contact on technical issues with the Commission.

VIII. managing the project and associated contract(s), establishing an information system for monitoring progress, ensuring that the contractor performs the tasks as stated in the Contract Dossier, providing monthly, quarterly and annual reports on project execution to the CFCU.

The Senior Programme Officer may also be assisted by EC-funded experts so as to provide policy advice and perform other functions for the Project Implementation Units as detailed in EC assistance programmes or Financing Agreements.

 

Dodatak 1

Odgovornosti voditelja
programa

Sukladno odredbama članka 3. stavak 2. Memoranduma o suglasnosti (MoS) o osnivanju Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje u nadležnosti Ministarstva financija, ovaj Dodatak, kao sastavni dio Memoranduma o suglasnosti, opisuje odgovornosti voditelja programa.

1.          Voditelja programa (VP-a) službeno će imenovati ministarstvo ili agencija koja je uključena u projekt, kako bi se osigurala uspješna i pravodobna provedba projekta na tehničkoj razini.

2.         VP-u će pomagati Jedinica za provedbu projekta (JPP), popunj­ena odgovarajućim brojem djelatnika smještenih unutar njezine organizacije.

3.         VP može dio svojih odgovornosti i aktivnosti prenijeti na najviše dvije službene osobe unutar istog ministarstva ili agencije.

4.         Imena i potpisi VP-a te, ako treba i, službenih osoba na koje su prenesene ovlasti VP-a bit će dostavljeni DOOP-u, SJFU i Komisiji.

5.          Odgovornosti VP-a koje pobliže uključuju:

I.     pod vodstvom i odgovornošću NAC-a pružanje tehničke podrške pri sastavljanju programa, identifikaciji i obliko­vanju programa i projekata na osnovi dogovorenih prioriteta, osiguravajući njihovu usklađenost sa strategijom zemlje i višegodišnjim indikativnim programom;

II.    tehničku provedbu i praćenje prethodno navedenih projekata, uključujući sve postupke podrške provedbene politike, nadzor i izvršenje;

III. definiranje sadržaja projekta, uključujući pripremu opisa poslova, tehničkih specifikacija i/ili troškovnika; sudjelovanje u otvaranju ponuda i njihovoj procjeni;

IV. podnošenje zahtjeva SJFU-u da započne s objavljiva­njem javnih natječaja (premda je pretežno u nadležnosti SJFU-a pokretanje postupka oglašavanja javnih natječaja);

V.    pružanje tehničke ekspertize pri procjeni ponuda;

VI. prethodno potvrđivanje faktura (»u skladu sa činjenicama«);

VII. planiranje vlastitih poslova, podnošenje redovitih iz­vješća odgovornom tijelu i održavanje kontakata s Komisijom u vezi s tehničkim pitanjima;

VIII. vođenje projekta i pridruženih ugovora, uspostava informativnog sustava za praćenje napredovanja, osiguravanje da dobavljač izvršava obveze kao što je navedeno u ugovoru, davanje SJFU-u mjesečnih, tromjesečnih i godišnjih izvješća o izvršenju projekta.

Voditelju programa pomoć o tome kako provoditi politiku i izvršavati druge funkcije za jedinice za provedbu projekata, što je potanko opisano u programima pomoći EZ-a ili u Sporazumima o financiranju, mogu pružati i stručnjaci koje plaća EZ.

 

Annex 2

Respective contributions of the Commission and of the Recipient to the support of the CFCU

This Annex, forming an integral part of the Memorandum of Understanding (žMoUž) for the establishment of a Central Finance and Contracting Unit (CFCU) within the Ministry of Finance of the Republic of Croatia, describes the respective contributions of the Commission and of the Government of Croatia to the support of the Central Finance and Contracting Unit staff, facilities and operational costs.

Article 1

Financing & payment of the CFCU Staff

1.         The EC will provide a technical assistance team of foreign and local experts, according to the following indicative modalities (the latter may be amended according to the needs):

–       The Team Leader, long-term foreign expert

–       A long-term foreign financial expert

–       A team of short-term foreign experts will be made available on a non-permanent basis, according to the needs

–       The team of local experts will have the following profiles:

   Q 1 Senior Procurement Specialist

   Q 1 Procurement Specialist

   Q 1 Senior Accountant

   Q 1 Financial / Administrative Assistant

   Q 1 Secretary

2.         The Government of Croatia will finance the following staff of the CFCU:

–       Beside the Programme Authorising Officer (PAO), the Minister of Finance will appoint the Director of the Central Finance and Contracting Unit (CFCU).

–       In addition, the Government of Croatia will make available, to the CFCU, a team of Government-funded staff, according to the following modalities:

Q   They will be recruited progressively, within a period of maximum 4 months as from the signature of the present MoU, so that a minimum of 5 persons are appointed at the end of the said period

Q   Their profiles will be agreed upon on the basis of the needs

– Finally, the Government of Croatia commits itself, either to take over the costs relating to the EC-funded local experts, or to take the steps to replace the said local experts by Government-funded staff. Thereafter, the whole staff of the CFCU will be fully funded by the Government of Croatia.

Article 2

CFCU location, facilities and operational costs

1.                     On the basis of Article 5, paragraphs 2 and 3, the Ministry of Finance will finance, for the whole CFCU staff, the following facilities and expenses:

Q Adequate staff offices, including a separate meeting and training office, and corresponding necessary office furniture and archive space, at the disposal of the whole CFCU staff.

Q Individual telephones and corresponding lines, including two fax lines and access to Internet.

2.                      On the basis of Article 5, paragraph 4, of the MoU, the other costs necessary for the functioning of the CFCU are the following:

Q                 Office running costs, including telecommunication expenses

   The above costs will be fully financed by the national EC allocation for the Republic of Croatia, for a maximum period of one year from the commencement of operations. After this initial period, the operational costs of the CFCU will be, according to Art 5, paragraph 5 of the MoU, taken over by the Authorities of the Republic of Croatia.

 

Dodatak 2

OdgovarajuĆi doprinosi
Komisije i Primatelja kao
potpora SJFU-u

Ovaj dodatak, koji je sastavni dio Memoranduma o suglasnosti (MoS) o osnivanju Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje (SJFU) u sklopu Ministarstva financija Republike Hrvat­ske, opisuje odgovarajuće doprinose Komisije i Vlade Republike Hrvatske kojima se podržava rad osoblja, oprema i operativni troškovi Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje.

Članak 1.

Financiranje i plaĆanje osoblja SJFU-a

1.                      EZ će kao tehničku pomoć osigurati određeni broj domaćih i stranih stručnjaka prema sljedećim indikativnim naznakama (potonje se može mijenjati po potrebi); i to:

–                  voditelja tima, dugoročno angažiranoga stranog stručnjaka,

–                  dugoročno angažiranoga stranog financijskog stručnjaka,

–                  tim sastavljen od kratkoročno angažiranih stranih stručnjaka bit će na raspolaganju povremeno, po potrebi,

–                  tim domaćih stručnjaka sljedećih profila:

   Q 1 viši stručnjak za nabavu,

   Q 1 stručnjak za nabavu,

   Q 1 viši računovođa,

   Q 1 financijski / administrativni suradnik,

   Q 1 tajnica.

2.                      Vlada Republike Hrvatske financirat će sljedeće osoblje SJFU-a:

–                  Uz dužnosnika ovlaštenog za odobravanje programa (DOOP), ministar financija imenovat će ravnatelja Središnje jedinice za financiranje i ugovaranje (SJFU-a);

–                  Vlada Republike Hrvatske stavit će na raspolaganje SJFU-u tim stručnjaka koje će financirati Vlada Republike Hrvatske, uz sljedeće uvjete:

Q               imenovat će ih postupno, tijekom najviše četiri mjeseca od dana potpisivanja Memoranduma o suglasnosti, tako da do kraja razdoblja bude imenovano najmanje pet osoba,

Q               profili stručnjaka dogovorit će se prema potrebi;

– Vlada Republike Hrvatske obvezuje se preuzeti troškove u vezi s domaćim stručnjacima koje financira EZ ili poduzeti korake da domaće stručnjake zamijeni osobljem koje će financirati Vlada. Nakon toga Vlada Republike Hrvatske u cijelosti će preuzeti financiranje osoblja SJFU-a.

Članak 2.

SJFU – smjeŠtaj, oprema i troŠkovi poslovanja

1.                      Na osnovi članka 5. stavci 2. i 3. Ministarstvo financija financirat će troškove smještaja i opreme te ostale troškove za cjelokupno osoblje SJFU-a, i to:

Q                  za odgovarajuće urede, uključujući odvojene dvorane za sastanke i obuku, za odgovarajući uredski namještaj i prostor za arhiviranje, a što će biti na raspolaganju cjelokupnom osoblju SJFU-a;

Q                  za individualne telefone i odgovarajuće linije, uključujući dvije telefaks linije i pristup Internetu.

2.                      Na osnovi članka 5. stavak 4. Memoranduma o suglasnosti, ostali troškovi nužni za funkcioniranje SJFU-a jesu:

Q                  troškovi održavanja ureda, uključujući troškove telekomunikacije.

   Navedeni troškovi u cijelosti će se financirati iz sredstava nacionalne alokacije EZ-a za Republiku Hrvatsku, i to najviše godinu dana od početka djelovanja. Nakon toga početnog razdoblja operativne će troškove SJFU-a, sukladno članku 5. stavak 5. Memoranduma o suglasnosti, preuzeti tijela Republike Hrvatske.

 

Annex 3

Standard documents: Request of Funds

 

PROGRAMME TITLE ----------------------------------------------------------------

COUNTRY ---------------------------

CODE  ---------------

 

REQUEST OF FUNDS

Instalment n. ---- 3 / Balance

 

Prepared by ------------------  ------------------------

                      (name)                          (signature)

             ------------------   -----/------/-------

                       (position)                    (date)

 

Programme Authorising Officer (PAO)

 ------------------ -------------------- ----/----/----

             (name)                  (signature)                  (date)

 Endorsed and approved by

EC Delegation

 ------------------ -------------------- ----/----/----

             (name)                  (signature)                  (date)

Comments attached 4          /-/ yes           /-/ no

 

Dodatak 3

Standardni dokumenti: Zahtjev za povlaČenje sredstava

NAZIV PROGRAMA ----------------------------------------------------------------

ZEMLJA ---------------------------

ŠIFRA ---------------

 

ZAHTJEV ZA POVLAČENJE SREDSTAVA

Rata br. ---- 3 / Saldo

 

Sastavio ------------------  ------------------------

                       (ime)                           (potpis)

------------------   -----/------/-------

       (funkcija)                        (datum)

 

Dužnosnik ovlašten za odobravanje programa (DOOP)

 ------------------ -------------------- ----/----/----

            (ime)                       (potpis)                   (datum)

 Potvrdilo i odobrilo

Izaslanstvo Europske komisije u Republici Hrvatskoj

 ------------------ -------------------- ----/----/----

            (ime)                       (potpis)                   (datum)

Primjedbe u prilogu 4 /-/  da  /-/ ne

 

BASIC DATA OF THE PROGRAMME

 

Programme title:

 

Programme code:

 

Expiry date for commitments:                                FA signed:  /  /

 

Expiry date for disbursements:                                Amendments to the FA

signed on:

                                                                -

Cost estimates:

 

FA – Initial cost estimates

FAž – Reallocated cost estimates

(EUR)

Sub-programmes/                 FA  FAž Budget managed Budget managed               CFCU

Projects/ Sub-projects                 by HQ              locally

   Code            Title

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 TOTAL

 

Management:

 

CFCU:

Address:

 

PAO: (name)

 

ŠDelegate 1: (name)š

ŠDelegate 2: (name)š

 

Contact person:

Address:

Telephone number:

Fax number:

Email address:

 

OSNOVNI PODACI O PROGRAMU

 

Naziv programa:

 

Šifra programa:

 

Krajnji rok za obveze:                                 Sporazum o financiranju potpisan:  /  /

 

Krajnji rok za isplatu:                                 Izmjene i dopune Sporazuma o financiranju

potpisanog:                                -

 

Procjena troškova:

 

Sporazum o financiranju – početna procjena troškova

Sporazum o financiranju – Realociranje procjene troškova

(EUR)

         Potprogrami/ Sporazum o Sporazum o            Proračun upravljan iz            Proračun upravljan SJFU

             projekti/ potprojekti           financiranju         financiranjuž Središnjeg ureda              lokalno

      Šifra        Naziv  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 UKUPNO

 

Uprava:

 

SJFU:

Adresa:

 

DOOP: (ime)

 

ŠOpunomoćenik 1: (ime)š

ŠOpunomoćenik 2: (ime)š

 

Kontakt osoba:

Adresa:

Telefon:

Telefaks:

E-mail:

 

Bank Account Information 5 :

        Sub-               EUR Account Local Currency

   programme     Account  /Sub-account                   Authorised Bank Name Bank Address

      /project holder      Number Interest rate     Number Interest rate  signatures6 

 

 

 

 

Informacije o bankovnom računu 5 :

                                        EUR Domaća valuta

   Potprojekt      Vlasnik račun/podračun        Ovjereni  Naziv banke Adresa banke

      /projekt računa         Broj Kamatna stopa Broj Kamatna stopa      potpisi6

 

 

 

 

TRANSFER OF FUNDS

(EUR)

          AMOUNT                  DATE

Funds RECEIVED       –

1st Instalment

2nd Instalment

3rd Instalment

Balance

Total received by the CFCU    –

 

Funds PAID    –                            –

CFCU 

Total paid by CFCU                                             –

 

BALANCE AT THE CFCU

 

DOZNAKA SREDSTAVA

(EUR)

                 IZNOS             DATUM

PRIMLJENA sredstva           –                           –

1. rata

2. rata

3. rata 

Saldo

SJFU primio ukupno             –

 

ISPLAĆENA sredstva           –                            –

SJFU 

SJFU isplatio ukupno                                          –

 

SALDO SJFU-a

 

 

INTEREST GENERATED

Programme/Sub- Bank account/ Net interest         Interest

programme/Project subaccount number       generated7        allocated

    Code      Title

 

 

 

 

             TOTAL 

 

 

OSTVARENE KAMATE

    Program/pot- Broj bankovnog       Ostvarene      Pripadajuće

  program/projekt  računa/podračuna       kamate7           kamate

     šifra     naziv

 

 

 

 

             ZBROJ 

 

DOCUMENTS ATTACHED (tick the appropriate box):

                         YES Not Appli-                 COMM-

                                                     cable8                        ENTS

1    Declaration of expenditure           

2    Bank reconciliation9  

3    Bank Statements  

4    Progress Report 

5    Financing agreement CFCU 

6    Nomination of the PAO 

7    Bank Mandates10  

8      Commissionžs endorsement
      of reallocations 

 

FINANCIAL REPORTING SYSTEM OF THE EUROPEAN COMMISSION:

 

Last reporting done (date):

 

• CFCU : ----/----/-----

 

DOKUMENTI U PRILOGU (označite odgovarajući stupac):

                          DA Ne primje-                    PRIM-

                                njuje se8                    JEDBE

1    Izjava o trošku                         

2    Bankovno usklađenje9  

3    Bankovni izvodi  

4    Izvješće o izvršenju 

5    Sporazum o financir. SJFU 

6    Imenovanje DOOP-a

7    Bankovni mandatari10  

8    Odobrenje Komisije za
      prenamjenu

 

FINANCIJSKI SUSTAV IZVJEŠĆIVANJA EUROPSKE
KOMISIJE:

 

Zadnje izvješćivanje obavljeno (datum):

 

• SJFU : ----/----/-----

 

DECLARATION OF EXPENDITURE

The undersigned -----–––-------------------------, PAO of the Programme ----------------------, hereby declares that the total eligible expenditure paid by the CFCU) in accordance with the progress of the programme amounts to EUR ----------------11 , which represents ----% 12  of the local budget in force of the programme with respect to which the statement of expenditure is as follows:

(Cumulative amounts in EUR)

Sub-programme/         CFCU FA13  – Local Local Local
   /Project/Sub              budget       amounts  amounts paid
        -project                allocation     contracted by the CFCU

 

 

TOTAL  

I also declare that the aggregate of the funds deposited in the CFCU does not exceed 5% of the local budget in force of the programme and that the data here certified is consistent with the financial reporting system of the European Commission.

                       Bank Account/sub-  Balance 14     Date of

  account Number     Bank Statement

  CFCU 

  TOTAL 

          The Balance represents ---- % of the local budget  

 

IZJAVA O TROŠKU

Niže potpisani ---------––––---------------------------, DOOP programa ----------------------, ovime izjavljuje da je ukupno priznati trošak plaćen od SJFU-a u skladu s napretkom programa, u iznosu EUR ----------------11, što čini ----%12 ukupnoga lokalnog proračuna programa koji je na snazi, s obzirom na izjavu o trošku kako slijedi:

(Kumulativni iznosi u EUR)

    Program/  SJFU   FA13  – Alo-    Ugovore- Lokalni izno-
potprogram/         kacija iz lo-      ni lokalni si koje je
      projekt              kal. prorač.        iznosi    platio SJFU

 

 

   UKUPNO  

Također izjavljujem da zbroj sredstava položenih kod SJFU-a ne premašuje 5% lokalnog proračuna koji je na snazi i da su podaci koji su ovdje ovjereni istovjetni sustavu financijskog izvješći­va­nja Europske komisije.

  Broj bankovnog  Saldo14       Datum bankov-

    računa/podračuna                              nog izvoda

  SJFU

  UKUPNO

          Saldo čini ---- % lokalnog proračuna   

 

In accordance with the financing plan in force, I hereby request payment of the amount corresponding to the ----- instalment / balance (less the interest generated) amounting to EUR -------------- and determined as follows:

              Amount

(+) x % of the Local Budget 15 

(-) EC funds received

(-) Interest generated

(=) Instalment Requested16 

I also declare that the programme is progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid down in the Financing Agreement and in the Project fiches.

 

PAO –––------–––––––––-----    date:-------------------

            (signature)

U skladu s financijskim planom koji je na snazi, ovime tražim plaćanje svote koja odgovara --––--- rati /saldu (umanjeno za realizirane kamate) koja iznosi EUR -------------- i odnosi se na sljedeće:

                   Iznos

(+) x% lokalnog proračuna15 

(-) primljena sredstva EZ

(-) realizirane kamate

(=) tražena rata16

Također izjavljujem da program napreduje zadovoljavajuće i u skladu s ciljevima koji su zacrtani u Sporazumu o financiranju i projektima.

 

DOOP –-------------------    datum:-------------------

             (potpis)

 

LIST OF ACRONYMS

CFCU                             Central Finance and Contracting Unit

EC                             European Community

JMC                             Joint Monitoring Committee

MoF                             Ministry of Finance

MoU                             Memorandum of Understanding

OJ                             Official Journal

PAO                             Programme Authorising Officer

PIU                             Project Implementation Unit

SPO                             Senior Programme Officer

 

KRATICE

SJFU                             Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje

EZ                             Europska zajednica

ZOP                             Zajednički odbor za praćenje

MF                             Ministarstvo financija

MoS                             Memorandum o suglasnosti

SL                             Službeni list

DOOP                             Dužnosnik ovlašten za ovjeravanje programa

JPP                             Jedinica za provedbu projekta

VP                             Voditelj programa

 

III.

Ova Odluka stupa na snagu danom objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 910-04/03-04/01
Urbroj: 5030115-03-3
Zagreb, 29. svibnja 2003.

Predsjednik
Ivica Račan, v. r.